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So digitalisierst du die Rechnungsbearbeitung

Author Portrait- Ian Roderick

Ian Roderick

-

16. Juli 2021

-

(Lesedauer: 6min)

Blog Header: So digitalisierst du das Rechnungsmanagement

Das Wichtigste in Kürze

  • Rechnungsbearbeitung beschreibt den Prozess der Verarbeitung von Eingangsrechnungen: Rechnungseingang, Rechnungsprüfung, Freigabe, Zahlung und Archivierung.

  • Digitalisiert hat dieser Ablauf einige Vorteile, wie z. B. Zeit- und Kosteneinsparung.

Die Umstellung auf digitale Prozesse hat enorme Auswirkungen auf Unternehmen: Vom kleinen Start-up bis hin zu Großkonzernen. Viele Bereiche ​​sind in Unternehmen bereits digitalisiert.

Ein Bereich der noch nicht vollständig digitalisiert wurde, ist jedoch der Finanzbereich. Insbesondere der Rechnungsbearbeitungs-Prozess vieler klein- und mittelständischer Unternehmen ist oft noch papierbasiert.

Was ist Rechnungsbearbeitung?

Rechnungsbearbeitung wird als der Prozess definiert, in dem ein Unternehmen Rechnungen von Lieferunternehmen oder Dienstleistenden erhält, den Rechnungen wichtige Informationen einschließlich Kostenstellen hinzufügt, die Rechnungen genehmigt oder ablehnt, die Rechnungen zur Zahlung verarbeitet und die erforderlichen Informationen in ein digitales Buchungssystem importiert .

Der Rechnungseingang

Die meisten klein- und mittelständischen Unternehmen in Deutschland erhalten eine Mischung aus Papier- und digitalen Rechnungen. Papierrechnungen werden entweder per Post verschickt oder beim Verkauf/bei der Erbringung des Services verteilt. Digitale Rechnungen werden meist als PDF-Anhang per E-Mail versendet.

Beim Rechnungseingang werden Belege gesammelt, sortiert und an interne Buchhalter:innen oder externe Steuerberater:innen weitergeleitet. Bei Papierrechnungen wird die Rechnung oft gescannt und dann per E-Mail an eine interne E-Mail-Adresse oder an die Steuerkanzlei gesendet.

Am Ende des Rechnungseingangs sind die Rechnungen eingegangen, sortiert und können in die nächste Phase des Rechnungsbearbeitungs-Prozesses übergehen.

Digitale Buchhaltung macht die Pflicht zur Chance

Schritt 1 der Rechnungsbearbeitung: der Rechnungseingang

Während es in Deutschland noch nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, dass Lieferunternehmen elektronische Rechnungen versenden, ist es fast immer sinnvoll, diese aufzufordern, von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen umzustellen. In manchen Fällen (zum Beispiel in Restaurants oder bei kleinen Bargeldtransaktionen) ist es einfach nicht möglich, elektronische Rechnungen zu versenden.

In den meisten Fällen, und insbesondere bei Lieferunternehmen oder Dienstleistenden, mit denen du regelmäßig Geschäfte machst, ist ein Wechsel von Papier- auf elektronische Rechnungen möglich und wünschenswert.‍

Um Lieferunternehmen oder Dienstleistende aufzufordern, elektronische Rechnungen per E-Mail zu versenden, sende ihnen einfach eine E-Mail mit dieser Vorlage.

Die Vorteile digitaler Rechnungen im Rechnungseingang des Rechnungsbearbeitung-Prozesses liegen auf der Hand:

  • Rechnungen werden per E-Mail schneller empfangen

  • Digitale Rechnungen müssen nicht manuell gescannt werden, was Zeit und Kosten des Scanners spart

Schritt 2 der Rechnungsbearbeitung: die Rechnungsfreigabe

Sobald Rechnungen gesammelt wurden, gelangen sie in den Rechnungsfreigabeprozess. In dieser Phase werden Rechnungen überprüft und anschließend entweder genehmigt oder abgelehnt. Zunächst müssen Rechnungen der entsprechenden Abteilung, Kostenstelle, dem Hauptbuch und den Freigebenden zugeordnet werden.

Dies ist notwendig, damit Buchhalter:innen und Finanzmanager:innen die Rechnungen als kurzfristige Schulden im Hauptbuch erfassen können - damit die Finanzabteilung, versteht, wofür das Unternehmen bezahlt und warum sie dafür bezahlen.

Spätestens hier nimmt die Komplexität der Rechnungsbearbeitung zu. Eine einzelne Rechnung eines Lieferunternehms kann beispielsweise mehrere Artikel enthalten, die von verschiedenen Abteilungen bestellt wurden. Dies könnte darauf hindeuten, dass eine einzelne Rechnung mehrere verschiedene Kostenstellen und Freigeber:innen haben kann.

Sobald eine Rechnung ordnungsgemäß geprüft und zusätzliche Informationen hinzugefügt wurden, muss sie von der entsprechenden Abteilung genehmigt werden. Je nach Firma und Rechnungsbetrag kann die Freigabe durch eine einzelne Person erfolgen.

In anderen Fällen kann es mehrere Freigeber:innen geben, die in einer vordefinierten Reihenfolge genehmigen müssen. Zum Beispiel die Person, die die Dienstleistung bestellt hat, gefolgt von ihrem Vorgesetzten, gefolgt von Buchhalter:innen, gefolgt von dem Finanzmanager:innen - und sogar dem CFO, wenn der Betrag einen bestimmten Schwellenwert überschreitet.

Jeder Schritt im Freigabeprozess muss aufgezeichnet werden: Sowohl für interne Kontrollzwecke, als auch um eine ordnungsgemäße Dokumentation für zukünftige Prüfungen zu gewährleisten.

In vielen deutschen Unternehmen ist der Rechnungsfreigabeprozess noch immer in erster Linie ein analoges Verfahren. Rechnungen werden in einer Unterschriftenmappe abgelegt und manuell von einer Person zur nächsten getragen. Auch elektronisch eingegangene Rechnungen werden ausgedruckt, in die Mappe gelegt und zur manuellen, physischen Freigabe verteilt.

So digitalisierest du die Rechnungsbearbeitung

Papierbasierte Freigabeprozesse sind aus mehreren Gründen nachteilig. Erstens sind sie zeitaufwendig. Zweitens sind sie zunehmend unpraktisch, da sich die Wirtschaft auf verteilte und dezentrale Arbeitsstrukturen verlagert. Drittens ist es unmöglich, einen Überblick darüber zu haben, welche Rechnungen von welchen Freigeber:innen genehmigt werden müssen.

Die Digitalisierung des Rechnungsfreigabeprozesses gelingt am effizientesten durch den Umstieg auf eine Rechnungsfreigabe-Software.

Mit der Rechnungsfreigabe-Software haben sowohl Finanzmanager:innen als auch einzelne Freigeber:innen einen zentralen Ort, an dem sie Rechnungsfreigaben vornehmen und den Status ausstehender Freigaben verfolgen können.‍

Importieren in ein digitales Buchhaltungstool

Nachdem eine Rechnung zur Weiterverarbeitung freigegeben wurde, müssen die Informationen in ein digitales Buchhaltungssystem importiert werden.

Bei papierbasierten Rechnungsbearbeitungsprozessen nehmen Unternehmen typischerweise manuelle Dateneingaben in ihrer Buchhaltungssoftware vor. Dabei müssen alle Informationen aus der Papierrechnung manuell in die Software eingegeben werden. Zu den einzugebenden Informationen gehören unter anderem:

  • Name und Anschrift der Dienstleistenden

  • Menge und Preis der verkauften Waren

  • ggf. die Kostenstellen

  • ggf. das G/L

  • Das Datum jedes Genehmigungsschrittes

  • Der Name jeder Freigeber:in

  • Alle anderen firmen- oder lieferantenspezifischen Informationen

Nachdem alle diese Informationen in das Buchhaltungstool hochgeladen wurden, können sie zur Zahlung verarbeitet werden.

So digitalisierst du den Import in Rechnungsprogramme

Das manuelle Importieren von Informationen aus Rechnungen in das digitales Buchhaltungssystem kann effektiv sein. Aber es ist wahrscheinlich auch sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Buchhalter:innen wechseln oft zwischen Stapeln von Papierrechnungen, Unterschriftenmappen und der Buchhaltungssoftware. Enthält jede Rechnung mehrere Informationen, steigt die Anzahl potenzieller Fehler exponentiell an.

Die manuelle Rechnungsverarbeitung führt zu mindestens drei wesentlichen Arten von Problemen:

  • Finanzmanager:innen haben keine genauen Informationen über den Status von Rechnungszahlungen, Lieferunternehmen oder Dienstleistenden

  • Zahlungsinformationen können verloren gehen, falsch sein oder verspätet sein. Dies kann bei Lieferunternehmen oder Dienstleistenden zu Frustration führen

  • Im Falle einer Prüfung können die Informationen schwer zu finden sein und jeder Schritt des Entscheidungsprozesses muss genau beschrieben werden

Die Digitalisierung dieses Schrittes des Rechnungsbearbeitungsprozesses ist unkompliziert. Anstatt Rechnungsinformationen manuell in ein digitales Buchhaltungssystem einzugeben, kann der Rechnungsbearbeitungsprozess von Anfang an digitalisiert werden.‍

Der erste Schritt besteht darin, die Lieferunternehmen aufzufordern, alle ihre Rechnungen elektronisch zu senden, am einfachsten per E-Mail mit angehängtem PDF. Als Nächstes können E-Mail-Postfächer manuell gescannt und mithilfe von Diensten wie „GetMyInvoices“ gefiltert werden.

Rechnungen können dann automatisch in Rechnungsfreigabe-Tools importiert werden. Das Rechnungsfreigabe-Tool scannt die Rechnungen nach wichtigen Informationen wie Name, Adresse, Kostenstelle usw. Jeder dieser Datenpunkte wird an die Originalrechnung angehängt, sodass Rechnungen leicht durchsucht werden können - auch wenn sie in einem digitalen Archiv gespeichert sind.

In einer modernen Rechnungsmanagement-Software können Rechnungen an die richtigen Abteilungen weitergeleitet werden und Freigeber:innen erhalten Benachrichtigungen, dass eine Genehmigung erforderlich ist.

Sobald Rechnungen von allen erforderlichen Freigeber:innen freigegeben wurden, werden die Daten automatisch und sofort in das digitale Buchhaltungssystem übertragen. Es ist keine manuelle Dateneingabe erforderlich und die Daten werden sofort gesendet.

Moderne Finanzteams nutzen CANDIS

Rechnungsbearbeitung digital mit Candis

Der Rechnungsbearbeitungsprozess lässt sich grob in drei Hauptphasen unterteilen:

  • Rechnungseingang

  • Rechnungsfreigabe

  • Rechnungsexport

Um den Rechnungseingang des Rechnungsbearbeitungsprozesses zu digitalisieren, ist es wichtig, von Anfang an zu digitalisieren. Das heißt, wir bitten Lieferunternehmen und Dienstleistende, digitale Rechnungen bereitzustellen und diese elektronischen Rechnungen sofort und vorzugsweise automatisch in eine Rechnungsfreigabe-Software einzubinden.

Um die Rechnungsfreigabe zu digitalisieren, ist die beste Lösung der Einsatz einer Rechnungsfreigabe-Software. So können Rechnungsfreigaben digital erfolgen, Erinnerungen werden automatisch versendet und alle sensiblen Daten werden an einem zentralen Ort aufbewahrt.

Um den Exportprozess in ein digitales Buchhaltungstool zu digitalisieren, solltestdu sicherstellen, dass du eines von zwei Dingen tun kannst. Wähle zunächst eine Rechnungsfreigabe-Software, die über eine Integration oder API direkt mit dem digitalen Buchhaltungstool synchronisiert wird.

Zweitens kannst du auch eine Rechnungsmanagement-Software wählen, die Dateien über XML oder CSV exportiert und diese Daten erneut elektronisch in die Rechnungsmanagement-Software hochladen kann.

Rechnungen automatisch importieren

Automatischer Rechnungsimport

Aus einer Vielzahl von Online-Portalen oder direkt aus dem ausgewählten E-Mail Postfach: deine Rechnungen werden automatisch hochgeladen und sind jederzeit einsehbar. Papierstau gibt es bei uns nicht. Dank unserem automatisiertem Rechnungseingang behältst du 100% Durchblick - auch wenn 1.000 Dinge auf einmal anliegen.

So digitalisierst du die Rechnungsbearbeitung

Author Portrait- Ian Roderick

Ian Roderick

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16. Juli 2021

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(Lesedauer: 6min)

Blog Header: So digitalisierst du das Rechnungsmanagement

Das Wichtigste in Kürze

  • Rechnungsbearbeitung beschreibt den Prozess der Verarbeitung von Eingangsrechnungen: Rechnungseingang, Rechnungsprüfung, Freigabe, Zahlung und Archivierung.

  • Digitalisiert hat dieser Ablauf einige Vorteile, wie z. B. Zeit- und Kosteneinsparung.

Die Umstellung auf digitale Prozesse hat enorme Auswirkungen auf Unternehmen: Vom kleinen Start-up bis hin zu Großkonzernen. Viele Bereiche ​​sind in Unternehmen bereits digitalisiert.

Ein Bereich der noch nicht vollständig digitalisiert wurde, ist jedoch der Finanzbereich. Insbesondere der Rechnungsbearbeitungs-Prozess vieler klein- und mittelständischer Unternehmen ist oft noch papierbasiert.

Was ist Rechnungsbearbeitung?

Rechnungsbearbeitung wird als der Prozess definiert, in dem ein Unternehmen Rechnungen von Lieferunternehmen oder Dienstleistenden erhält, den Rechnungen wichtige Informationen einschließlich Kostenstellen hinzufügt, die Rechnungen genehmigt oder ablehnt, die Rechnungen zur Zahlung verarbeitet und die erforderlichen Informationen in ein digitales Buchungssystem importiert .

Der Rechnungseingang

Die meisten klein- und mittelständischen Unternehmen in Deutschland erhalten eine Mischung aus Papier- und digitalen Rechnungen. Papierrechnungen werden entweder per Post verschickt oder beim Verkauf/bei der Erbringung des Services verteilt. Digitale Rechnungen werden meist als PDF-Anhang per E-Mail versendet.

Beim Rechnungseingang werden Belege gesammelt, sortiert und an interne Buchhalter:innen oder externe Steuerberater:innen weitergeleitet. Bei Papierrechnungen wird die Rechnung oft gescannt und dann per E-Mail an eine interne E-Mail-Adresse oder an die Steuerkanzlei gesendet.

Am Ende des Rechnungseingangs sind die Rechnungen eingegangen, sortiert und können in die nächste Phase des Rechnungsbearbeitungs-Prozesses übergehen.

Digitale Buchhaltung macht die Pflicht zur Chance

Schritt 1 der Rechnungsbearbeitung: der Rechnungseingang

Während es in Deutschland noch nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, dass Lieferunternehmen elektronische Rechnungen versenden, ist es fast immer sinnvoll, diese aufzufordern, von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen umzustellen. In manchen Fällen (zum Beispiel in Restaurants oder bei kleinen Bargeldtransaktionen) ist es einfach nicht möglich, elektronische Rechnungen zu versenden.

In den meisten Fällen, und insbesondere bei Lieferunternehmen oder Dienstleistenden, mit denen du regelmäßig Geschäfte machst, ist ein Wechsel von Papier- auf elektronische Rechnungen möglich und wünschenswert.‍

Um Lieferunternehmen oder Dienstleistende aufzufordern, elektronische Rechnungen per E-Mail zu versenden, sende ihnen einfach eine E-Mail mit dieser Vorlage.

Die Vorteile digitaler Rechnungen im Rechnungseingang des Rechnungsbearbeitung-Prozesses liegen auf der Hand:

  • Rechnungen werden per E-Mail schneller empfangen

  • Digitale Rechnungen müssen nicht manuell gescannt werden, was Zeit und Kosten des Scanners spart

Schritt 2 der Rechnungsbearbeitung: die Rechnungsfreigabe

Sobald Rechnungen gesammelt wurden, gelangen sie in den Rechnungsfreigabeprozess. In dieser Phase werden Rechnungen überprüft und anschließend entweder genehmigt oder abgelehnt. Zunächst müssen Rechnungen der entsprechenden Abteilung, Kostenstelle, dem Hauptbuch und den Freigebenden zugeordnet werden.

Dies ist notwendig, damit Buchhalter:innen und Finanzmanager:innen die Rechnungen als kurzfristige Schulden im Hauptbuch erfassen können - damit die Finanzabteilung, versteht, wofür das Unternehmen bezahlt und warum sie dafür bezahlen.

Spätestens hier nimmt die Komplexität der Rechnungsbearbeitung zu. Eine einzelne Rechnung eines Lieferunternehms kann beispielsweise mehrere Artikel enthalten, die von verschiedenen Abteilungen bestellt wurden. Dies könnte darauf hindeuten, dass eine einzelne Rechnung mehrere verschiedene Kostenstellen und Freigeber:innen haben kann.

Sobald eine Rechnung ordnungsgemäß geprüft und zusätzliche Informationen hinzugefügt wurden, muss sie von der entsprechenden Abteilung genehmigt werden. Je nach Firma und Rechnungsbetrag kann die Freigabe durch eine einzelne Person erfolgen.

In anderen Fällen kann es mehrere Freigeber:innen geben, die in einer vordefinierten Reihenfolge genehmigen müssen. Zum Beispiel die Person, die die Dienstleistung bestellt hat, gefolgt von ihrem Vorgesetzten, gefolgt von Buchhalter:innen, gefolgt von dem Finanzmanager:innen - und sogar dem CFO, wenn der Betrag einen bestimmten Schwellenwert überschreitet.

Jeder Schritt im Freigabeprozess muss aufgezeichnet werden: Sowohl für interne Kontrollzwecke, als auch um eine ordnungsgemäße Dokumentation für zukünftige Prüfungen zu gewährleisten.

In vielen deutschen Unternehmen ist der Rechnungsfreigabeprozess noch immer in erster Linie ein analoges Verfahren. Rechnungen werden in einer Unterschriftenmappe abgelegt und manuell von einer Person zur nächsten getragen. Auch elektronisch eingegangene Rechnungen werden ausgedruckt, in die Mappe gelegt und zur manuellen, physischen Freigabe verteilt.

So digitalisierest du die Rechnungsbearbeitung

Papierbasierte Freigabeprozesse sind aus mehreren Gründen nachteilig. Erstens sind sie zeitaufwendig. Zweitens sind sie zunehmend unpraktisch, da sich die Wirtschaft auf verteilte und dezentrale Arbeitsstrukturen verlagert. Drittens ist es unmöglich, einen Überblick darüber zu haben, welche Rechnungen von welchen Freigeber:innen genehmigt werden müssen.

Die Digitalisierung des Rechnungsfreigabeprozesses gelingt am effizientesten durch den Umstieg auf eine Rechnungsfreigabe-Software.

Mit der Rechnungsfreigabe-Software haben sowohl Finanzmanager:innen als auch einzelne Freigeber:innen einen zentralen Ort, an dem sie Rechnungsfreigaben vornehmen und den Status ausstehender Freigaben verfolgen können.‍

Importieren in ein digitales Buchhaltungstool

Nachdem eine Rechnung zur Weiterverarbeitung freigegeben wurde, müssen die Informationen in ein digitales Buchhaltungssystem importiert werden.

Bei papierbasierten Rechnungsbearbeitungsprozessen nehmen Unternehmen typischerweise manuelle Dateneingaben in ihrer Buchhaltungssoftware vor. Dabei müssen alle Informationen aus der Papierrechnung manuell in die Software eingegeben werden. Zu den einzugebenden Informationen gehören unter anderem:

  • Name und Anschrift der Dienstleistenden

  • Menge und Preis der verkauften Waren

  • ggf. die Kostenstellen

  • ggf. das G/L

  • Das Datum jedes Genehmigungsschrittes

  • Der Name jeder Freigeber:in

  • Alle anderen firmen- oder lieferantenspezifischen Informationen

Nachdem alle diese Informationen in das Buchhaltungstool hochgeladen wurden, können sie zur Zahlung verarbeitet werden.

So digitalisierst du den Import in Rechnungsprogramme

Das manuelle Importieren von Informationen aus Rechnungen in das digitales Buchhaltungssystem kann effektiv sein. Aber es ist wahrscheinlich auch sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Buchhalter:innen wechseln oft zwischen Stapeln von Papierrechnungen, Unterschriftenmappen und der Buchhaltungssoftware. Enthält jede Rechnung mehrere Informationen, steigt die Anzahl potenzieller Fehler exponentiell an.

Die manuelle Rechnungsverarbeitung führt zu mindestens drei wesentlichen Arten von Problemen:

  • Finanzmanager:innen haben keine genauen Informationen über den Status von Rechnungszahlungen, Lieferunternehmen oder Dienstleistenden

  • Zahlungsinformationen können verloren gehen, falsch sein oder verspätet sein. Dies kann bei Lieferunternehmen oder Dienstleistenden zu Frustration führen

  • Im Falle einer Prüfung können die Informationen schwer zu finden sein und jeder Schritt des Entscheidungsprozesses muss genau beschrieben werden

Die Digitalisierung dieses Schrittes des Rechnungsbearbeitungsprozesses ist unkompliziert. Anstatt Rechnungsinformationen manuell in ein digitales Buchhaltungssystem einzugeben, kann der Rechnungsbearbeitungsprozess von Anfang an digitalisiert werden.‍

Der erste Schritt besteht darin, die Lieferunternehmen aufzufordern, alle ihre Rechnungen elektronisch zu senden, am einfachsten per E-Mail mit angehängtem PDF. Als Nächstes können E-Mail-Postfächer manuell gescannt und mithilfe von Diensten wie „GetMyInvoices“ gefiltert werden.

Rechnungen können dann automatisch in Rechnungsfreigabe-Tools importiert werden. Das Rechnungsfreigabe-Tool scannt die Rechnungen nach wichtigen Informationen wie Name, Adresse, Kostenstelle usw. Jeder dieser Datenpunkte wird an die Originalrechnung angehängt, sodass Rechnungen leicht durchsucht werden können - auch wenn sie in einem digitalen Archiv gespeichert sind.

In einer modernen Rechnungsmanagement-Software können Rechnungen an die richtigen Abteilungen weitergeleitet werden und Freigeber:innen erhalten Benachrichtigungen, dass eine Genehmigung erforderlich ist.

Sobald Rechnungen von allen erforderlichen Freigeber:innen freigegeben wurden, werden die Daten automatisch und sofort in das digitale Buchhaltungssystem übertragen. Es ist keine manuelle Dateneingabe erforderlich und die Daten werden sofort gesendet.

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Der Rechnungsbearbeitungsprozess lässt sich grob in drei Hauptphasen unterteilen:

  • Rechnungseingang

  • Rechnungsfreigabe

  • Rechnungsexport

Um den Rechnungseingang des Rechnungsbearbeitungsprozesses zu digitalisieren, ist es wichtig, von Anfang an zu digitalisieren. Das heißt, wir bitten Lieferunternehmen und Dienstleistende, digitale Rechnungen bereitzustellen und diese elektronischen Rechnungen sofort und vorzugsweise automatisch in eine Rechnungsfreigabe-Software einzubinden.

Um die Rechnungsfreigabe zu digitalisieren, ist die beste Lösung der Einsatz einer Rechnungsfreigabe-Software. So können Rechnungsfreigaben digital erfolgen, Erinnerungen werden automatisch versendet und alle sensiblen Daten werden an einem zentralen Ort aufbewahrt.

Um den Exportprozess in ein digitales Buchhaltungstool zu digitalisieren, solltestdu sicherstellen, dass du eines von zwei Dingen tun kannst. Wähle zunächst eine Rechnungsfreigabe-Software, die über eine Integration oder API direkt mit dem digitalen Buchhaltungstool synchronisiert wird.

Zweitens kannst du auch eine Rechnungsmanagement-Software wählen, die Dateien über XML oder CSV exportiert und diese Daten erneut elektronisch in die Rechnungsmanagement-Software hochladen kann.

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