Rechnungsfreigabe in Kürze
Die Rechnungsfreigabe ist der finale Schritt nach der Rechnungsprüfung, bevor eine Rechnung bezahlt wird.
Dabei bestätigen Mitarbeiter:innen der Buchhaltung eine Bestellung oder einen Kauf.
Mit der Software für Rechnungsfreigabe von Candis wird dieser Prozess digitalisiert und somiit nahtlos, transparent und intuitiv.
Mitarbeiter:innen können per klick zur Freigabe angefragt werden, inklusive individueler Workflows, automatischer Erinnerungen und Kommentaren direkt am Beleg.
Die Rechnungsfreigabe ist letzten Schritt im Rechnungsmanagement. Er erfolgt nach Rechnungsprüfung und stellt sicher, dass keine falsche oder Fake-Rechnung bezahlt wird. Erst nach der Freigabe kann eine ausstehende Zahlung angewiesen und der offene Betrag beglichen werden.
Die Rechnungsfreigabe ist in vielen Finanzabteilungen das Nadelöhr der Buchhaltung. Ein manueller, papierbasierter Prozess ist heute kein bloßer Zeitfresser mehr, sondern ein operatives Risiko. Wer Belege physisch in Ordnern bewegt, verliert die Kontrolle über Skontofristen, Compliance-Richtlinien und die Transparenz über offene Verbindlichkeiten.
In diesem Artikel verraten wir dir, wie du den Freigabeprozess digital und automatisiert gestaltest und somit schneller und effizienter arbeitest.
Digitale Rechnungsfreigabe
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Was ist die Rechnungsfreigabe?
Bei der Rechnungsfreigabe genehmigen Mitarbeiter:innen Rechnungen von Bestellungen oder Käufen, die sie, ihre Abteilungen oder ihre Teams getätigt haben. Der Prozess verschafft Kontrolle über die Ausgaben des Unternehmens und garantiert, dass das bestellte Produkt oder die Dienstleistung sowie der Betrag korrekt sind.
Zu Beginn der generellen Rechnungsverarbeitung steht die Eingangsrechnung, die freigegeben werden soll. Rechnungsdaten werden erhoben und Rechnungen werden formal und sachlich geprüft. Anschließend kann die Rechnung freigegeben werden.
In diesem kurzen Video zeigen wir dir, wie die Rechnungsfreigabe in Candis funktioniert. Mit wichtigen Funktionen wie Freigabeübersichten und Verantwortlichkeiten.
Warum ist die Rechnungsfreigabe wichtig?
Die Rechnungsfreigabe legitimiert finanzielle Transaktionen eines Unternehmens und gewährleistet, dass nur für korrekte und vertraglich vereinbarte Leistungen oder Waren bezahlt wird.
So wird...
Betrug vermieden,
die Einhaltung von Budgets überwacht,
die finanzielle Integrität des Unternehmens gewahrt,
die Beziehung zu Lieferanten durch pünktliche Zahlungen verbessert,
gesetzesmäßig gehandelt.
Wer darf Rechnungen freigeben?
In der Regel ist der Freigeber einer Rechnung die Person, die auch den Kauf einer Ware oder Leistung getätigt hat. Auch Personen, die für ein bestimmtes Budget oder einen Bereich verantwortlich sind, können berechtigt sein, Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag freizugeben.
Freigabe-Anforderer sind meistens Personen, die Einblick in die finanziellen Verpflichtungen des Unternehmens haben. Dazu gehören Mitarbeitende des Finance-Teams, Abteilungsleiter, Finanzleiter oder Geschäftsführer. Oftmals ist die Freigabeberechtigung auch an bestimmte Betragsgrenzen gebunden.
Wie läuft eine Rechnungsfreigabe ab?
Der Prozess der Rechnungsfreigabe umfasst typischerweise die folgenden Schritte:
Rechnungseingang: Die Rechnung wird empfangen, digital erfasst und im Buchhaltungssystem des Unternehmens vermerkt.
Rechnungsprüfung: Die Rechnung wird hinsichtlich ihrer Richtigkeit, Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den vertraglichen Vereinbarungen überprüft. Dies umfasst die Kontrolle von Beträgen, Leistungsbeschreibungen, Mehrwertsteuerangaben und anderen relevanten Details.
Freigabe: Bei festgestellter Konformität wird die Rechnung von einer oder mehreren befugten Personen freigegeben. Dies kann manuell oder durch ein elektronisches Freigabesystem erfolgen.
Zahlungen: Nach der Freigabe wird die Rechnung zur Zahlung angewiesen, was häufig durch die Finanzabteilung erfolgt.
Wie kann ich den Rechnungsfreigabe-Prozess beschleunigen?
In vielen Unternehmen läuft der Freigabeprozess noch teils manuell ab: und papierbasiert ab, d. h. die einzelnen Teilschritte werden von Hand abgearbeitet. Die Rechnungsdaten werden abgetippt, die Eingangsrechnung wird von einer Person geprüft und anschließend, nachdem sie in einem Ordner durch verschiedene Abteilungen gewandert ist, von einer anderen Person durch eine physische Unterschrift freigegeben.
Die vielen einzelnen manuellen Schritte sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Ist die für die Freigabe zuständige Person zum Beispiel gerade nicht vor Ort oder verlegt den Ordner, kommt es zu Verzögerungen. Bei der papierbasierten Rechnungsfreigabe sind in der Regel physische Unterschriften notwendig, die zuständige Person muss zwangsläufig vor Ort sein.
Eine beschleunigte Rechnungsfreigabe ist kein reiner Verwaltungsakt, sondern ein strategisches Instrument zur Liquiditätssteuerung. Denn systematisch digitalisierte Prozesse stellen sicher, dass Skontofristen verlässlich gebucht werden und somit direkte Kostenvorteile entstehen.
Ein moderner Standard im Rechnungsmanagement definiert sich heute darüber, dass der Zeitraum vom Rechnungseingang bis zur finalen Verbuchung nicht mehr in Wochen, sondern in Tagen gemessen wird.
Wie lange die Rechnungsfreigabe in der Praxis tatsächlich dauert, hängt massiv vom Grad der Digitalisierung und dem verwendeten Rechnungsformat ab. Daten aus unserem Benchmarkreport zeigen, dass Unternehmen, die bereits auf die strukturierten Formate der E-Rechnung setzen, den Freigabeprozess im Schnitt 3 bis 6 Tage schneller abschließen als Unternehmen, die Rechnungen als PDFs oder Scans erhalten.
Der Zeitvorteil entsteht dabei beim Eingang der Rechnungen ins System. Während eine Papierrechnung durch Postlauf, Sortierung und manuelles Scannen oft erst nach 11,3 Tagen digital erfasst ist, sind strukturierte E-Rechnungen im Schnitt bereits nach 5,7 Tagen startklar für die Freigabe.
Da die KI keine unleserlichen Scans interpretieren oder Daten mühsam extrahieren muss, landen die Belege ohne manuelle Vorarbeit sofort im System und so bei den zuständigen Personen. Das Ergebnis ist eine deutlich höhere Prozessstabilität: Während digitale Spitzenreiter den gesamten Zyklus in unter 6 Tagen bewältigen, verlieren Unternehmen mit analogen Prozessen oft bis zu 28 Tage, bis eine Rechnung final verbucht ist. Eine Beschleunigung der Rechnungsfreigabe beginnt also bereits bei der Art und Weise, wie die Daten in das System fließen.
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Vorteile der digitalen Rechnungsfreigabe auf einen Blick
Der Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software definiert klare Verantwortlichkeiten für eingehende Rechnungen und stellt sicher, dass Dokumente vor der Verbuchung nachvollziehbar geprüft werden. Das umfasst im operativen Alltag folgende Prozesse:
Strukturierte Freigabe-Workflows: Rechnungen werden basierend auf festgelegten Regeln direkt an die zuständigen Personen zugewiesen. So entfällt die manuelle Nachverfolgung durch die Finanzbuchhaltung und der gesamte Prüfprozess wird lückenlos direkt am digitalen Beleg dokumentiert. Das spart Finanztemas Zeit und Kosten.
Systemgestützte Fristenüberwachung: Die Software erfasst anfallende Zahlungs- sowie Skontofristen direkt und verschickt bei ausstehenden Aufgaben automatisch Erinnerungen per E-Mail an die Mitarbeitenden. So bleiben Rechnungen nicht unbemerkt liegen und Skonti können verlässlich gezogen werden.
KI-gestützte Datenerfassung: Rechnungsrelevante Daten werden vom System automatisch ausgelesen und medienbruchfreie bereitgestellt und das mit einer Genauigkeit von 91 %. Diese präzise Vorarbeit reduziert Flüchtigkeitsfehler beim Abtippen und sichert die Datenqualität für den späteren Export in die Buchhaltung.
Ortsunabhängiger Systemzugriff: Der Freigabeprozess lässt sich über den Web-Browser oder eine mobile App bedienen. So können Mitarbeiter:innen alle Dokumente Zuhause oder unterwegs flexibel einsehen und sofort freigeben.
4 Schritte zur digitalisierten Rechnungsfreigabe
Um die Rechnungsfreigabe langfristig zu beschleunigen, ist es notwendig, den Prozess zu digitalisieren und einen möglichst hohen Grad an Automatisierung zu erreichen.
1. Eine gute Ausgangssituation herstellen
Um die Rechnungsfreigabe zu digitalisieren, sollte man optimalerweise auch den Rechnungseingang digitalisieren.
Treffen deine Rechnungen auch noch in Papierform bei den jeweiligen Abteilungen ein? Es empfiehlt sich für Unternehmen ein zentrales Postfach für Rechnungen einzurichten. Den Mitarbeiter:innen und Lieferanten sollte dazu kommuniziert werden, dass alle Rechnungen in dieser zentralen Sammelstelle eintreffen müssen. Das schafft nicht nur einen besseren Überblick, sondern stellt eine verlässlichere, medienbruchfreie Datenübertragung her.
2. Reflexion und Analyse
Da die Bedürfnisse und Strukturen von Unternehmen unterschiedlich sind, ist es wichtig, vor dem Kauf eine Liste der erforderlichen Funktionen zu erstellen und zusätzliche Funktionen zu berücksichtigen, die Mehrwert bieten würden.
Es gibt je nach Unternehmensgröße unterschiedlich optimierte Arten von Software. Bei kleineren Unternehmen reichen manchmal All-in-one-Tools aus. Grundsätzlich geht man aber davon aus, da Unternehmen mit der Zeit wachsen und Prozesse komplexer werden, sodass in jedem Fall eine passgenaue Lösung empfehlenswert ist.
Es ist auch wichtig, die Medienkompetenz der Mitarbeiter:innen im Auge zu behalten und eine Software zu wählen, die sich intuitiv bedienen lässt. Ein häufiges Problem ist, dass es in Unternehmen zu viele Entscheidende mit unterschiedlichen Ansprüchen gibt, die beim Kauf vor allem auf das Budget achten und wenig auf die Bedienbarkeit der Software. Dadurch kann es passieren, dass die gewählte Software preislich im Rahmen ist, aber von der Buchhaltung nicht gut genutzt werden kann.
3. Implementierung
Um die volle Leistungsfähigkeit der ausgewählten Lösung zu nutzen, ist es wichtig, sie korrekt einzusetzen und sicherzustellen, dass sie korrekt konfiguriert und eingerichtet wird.
Tipp: Informiere dich vor dem Kauf, ob die jeweilige Software einen guten technischen Support bietet, der dich vielleicht auch mit einem Onboarding bei der Einrichtung unterstützt. So wird dir die Implementierung ganz leicht fallen.
4. Optimierung
Nach der Implementierung der ausgewählten Software ist es wichtig, sie regelmäßig zu überwachen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass sie die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt und an sich ändernde Anforderungen angepasst wird. Dies kann dazu beitragen, Prozesse zu verbessern, Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
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Rechnungsfreigabe mit Candis
Der Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software wie Candis erlaubt eine smarte Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung. Sämtliche Prozesse können in der Software abgebildet werden. Auch das Ausdrucken von digitalen Rechnungen oder Einscannen von Papierrechnungen ist somit nicht mehr nötig.
Softwares mit KI-Technologie können Rechnungs- und Belegdaten zuverlässig auslesen, sodass auch dieser Schritt voll automatisiert im Hintergrund ablaufen kann. Auch erforderliche Pflichtangaben werden so digital überprüft.
Zusätzlich können intelligente Rechnungsworkflows angelegt werden, wodurch eine einmal geprüfte Rechnung automatisch an die zuständige Person weitergeleitet wird. Die tatsächliche Freigabe erfolgt dann ganz einfach durch einen Mausklick in der Software. Mit der Candis-App können Rechnungen von überall aus freigegeben werden.
Neben der digitalen Rechnungsfreigabe bildet Candis auch die Schritte der Bezahlung, der Buchung und der Export der Rechnungen in die Buchhaltung, zum Beispiel zu DATEV Unternehmen online, ab. Auch die GoBD-konforme Archivierung übernimmt Candis.
