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Rechnungsfreigabe: Wie du den Prozess schnell und einfach digitalisierst

Lea Friedel picture

Lea Friedel

-

17. August 2021

-

(Lesedauer: 4min)

Blog Header: Buchen vor der Rechnungsfreigabe: Warum das selten eine gute Idee ist

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Rechnungsfreigabe ist der letzte Schritt der Rechnungsprüfung, bevor eine Rechnung bezahlt werden kann.

  • Dabei bestätigen Mitarbeiter:innen der Buchhaltung eine Bestellung oder einen Kauf.

  • Mit einer Rechnungsfreigabe-Software wird dieser Prozess nicht nur digitalisiert, sondern auch beschleunigt und vereinfacht.

  • Per Klick können in der Software Mitarbeiter:innen zur Freigabe angefragt werden, die diese dann binnen Sekunde annehmen oder ablehnen können.

Rechnungsfreigaben gehören zum Alltag eines jeden Unternehmens. In vielen Unternehmen läuft dieser Prozess noch papierbasiert ab - ein großer Aufwand, wenn man Rechnungen hinterher rennen und physische Unterschriften einsammeln muss. Wie genau läuft die Rechnungsfreigabe ab und geht das nicht viel besser digital?

Definition: Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe bezeichnet einen internen Prozess, bei dem Manager:innen Rechnungen freigeben, für die sie selber, ihre Abteilungen oder ihre Teams verantwortlich sind. Sie ist der letzte Schritt der Rechnungsprüfung, bevor eine Rechnung verschickt, bzw. bezahlt werden kann. Der Zweck der Rechnungsfreigabe besteht darin, eine Art Kontrollmechanismus für Finanz-Teams zu sein. Sie stellt sicher, dass das bestellte Produkt oder die Dienstleistung mit dem tatsächlich gelieferten oder verbrauchten Produkt übereinstimmt.
Die Rechnungsfreigabe ist im Wesentlichen eine Ja/Nein-Antwort auf eine einfache Frage: Haben wir bekommen, wofür wir bezahlt haben?

Der Prozess der Rechnungsfreigabe gliedert sich in die generelle Rechnungsbearbeitung ein. Am Anfang steht die Eingangsrechnung, die freigegeben werden soll. Rechnungsdaten werden erhoben und Rechnungen werden formal und sachlich geprüft.

Ist die Rechnung erfolgreich geprüft worden, kann sie nun freigegeben werden. Die Freigabe erfolgt in der Regel durch die Person, die die Bestellung aufgegeben hat oder für den Kauf verantwortlich ist. Erst nach der Rechnungsfreigabe kann die Rechnung bezahlt werden.

Moderne Finanzteams nutzen CANDIS

Der Rechnungsfreigabe-Prozess und seine Problematik

Dieser Prozess läuft in vielen Unternehmen noch manuell und papierbasiert ab, d. h. die einzelnen Teilschritte werden von Hand abgearbeitet. Die Rechnungsdaten werden abgetippt, die Rechnung wird von einer Person geprüft und anschließend, nachdem sie in einem Ordner durch verschiedene Abteilungen gewandert ist, von einer anderen Person durch eine physische Unterschrift freigegeben.

Die vielen einzelnen manuellen Schritte sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Ist die für die Freigabe zuständige Person z. B. gerade nicht vor Ort oder verlegt den Ordner, kommt es zu Verzögerungen.

Bei der papierbasierten Rechnungsfreigabe sind in der Regel physische Unterschriften notwendig, die zuständige Person muss zwangsläufig vor Ort sein muss.

Wusstest Du Schon?

Laut einer Studie gaben deutsche Unternehmen an, dass sie für den Prozess vom Erhalt einer Rechnung bis zu ihrer Freigabe im Durchschnitt 12 Tage benötigen.

Je schneller eine Rechnung freigegeben wird, desto schneller kann sie bezahlt werden. Das ist vor allem insofern attraktiv, als, dass es das Unternehmen in die Lage versetzt, Skonti und Vergünstigungen in Anspruch zu nehmen.

Die Lieferantenbeziehungen profitieren ebenfalls. Ziel bei der Rechnungsfreigabe ist also, den Prozess so weit wie möglich zu beschleunigen.

Rechnungen digital zur Zahlung freigeben

Um die Rechnungsfreigabe langfristig zu beschleunigen, ist es notwendig, den Prozess zu digitalisieren und einen möglichst hohen Grad an Automatisierung zu erreichen. Unabdingbar ist hier der Einsatz von technischen Lösungen.

Der Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software wie Candis erlaubt eine smarte Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung. Sämtliche Prozesse können in der Software abgebildet werden. Das ist extrem zeitsparend und effizient.

Denn der Rechnungseingang ist in der Regel mit der Software verbunden oder integriert, sodass Eingangsrechnungen zentral an einem Ort gesammelt werden. Das verhindert von Anfang an, dass Rechnungen verloren gehen oder verlegt werden.

Auch das Ausdrucken von digitalen Rechnungen oder Einscannen von Papierrechnungen ist somit nicht mehr nötig. Softwares mit OCR-Technologie können Rechnungs- und Belegdaten zuverlässig auslesen, sodass auch dieser Schritt voll automatisiert im Hintergrund ablaufen kann. Auch erforderliche Pflichtangaben werden so digital überprüft.

Zusätzlich können intelligente Workflows angelegt werden, wodurch eine einmal geprüfte Rechnung automatisch an die zuständige Person weitergeleitet wird. Die tatsächliche Freigabe erfolgt dann ganz einfach durch einen Mausklick in der Software.

Bei der digitalen Rechnungsfreigabe können Rechnungen auch von unterwegs oder aus dem Home-Office heraus problemlos freigegeben werden.

Nie wieder Belege verlieren? Wir helfen Pflichten einzuhalten

Alle Vorteile auf einen Blick

Alles in allem wird die Rechnungsfreigabe durch den Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software gestrafft und automatisiert, dass:

  • enorm viel Zeit eingespart wird

  • durch die beschleunigte Freigabe können endlich regelmäßig Skonti gezogen werden können

  • präzisere Daten vorhanden sind, da der digitale Prozess weniger fehleranfällig ist

  • niedrigere Kosten anfallen, durch Material- und Platzersparnis

  • Rechnungen auch von unterwegs oder im Home-Office freigegeben werden können

Rechnungsfreigabe mit CANDIS

Was muss eine Software unbedingt können, um die digitale Rechnungsfreigabe optimal abzubilden?

In Candis können eingehende Rechnungen automatisch aus dem Postfach importiert werden. Sämtliche Rechnungen werden übersichtlich im zentralen Dashboard aufgelistet. Modernste OCR-Technologie liest die Rechnungs- und Belegdaten einer jeden Rechnung aus und prüft sie auf Vollständigkeit und Korrektheit.

Je nach Dokumentenart, Rechnungsbetrag, Abteilung oder Lieferant können verschiedene Freigeber:innen hinterlegt werden. Candis leitet aufgrund dieser eingestellten Workflows jede Rechnung automatisch an die für die Freigabe zuständige Person.

Kommen Rückfragen auf, kann durch die Kommentarfunktion direkt am Dokument mit Teammitgliedern ohne Medienbrüche kommuniziert werden. Die tatsächliche Freigabe erfolgt dann ganz einfach via Mausklick – egal ob im Büro, im Home Office oder von unterwegs.

Neben der digitalen Rechnungsfreigabe bildet Candis auch die Schritte der Bezahlung, der Buchung und der Export der Rechnungen in die Buchhaltung, z.B. zu DATEV Unternehmen online, ab. Auch die GoBD-konforme Archivierung übernimmt Candis.

Digitale Buchhaltung macht die Pflicht zur Chance

Rechnungsfreigabe: Wie du den Prozess schnell und einfach digitalisierst

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Lea Friedel

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17. August 2021

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Blog Header: Buchen vor der Rechnungsfreigabe: Warum das selten eine gute Idee ist

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Rechnungsfreigabe ist der letzte Schritt der Rechnungsprüfung, bevor eine Rechnung bezahlt werden kann.

  • Dabei bestätigen Mitarbeiter:innen der Buchhaltung eine Bestellung oder einen Kauf.

  • Mit einer Rechnungsfreigabe-Software wird dieser Prozess nicht nur digitalisiert, sondern auch beschleunigt und vereinfacht.

  • Per Klick können in der Software Mitarbeiter:innen zur Freigabe angefragt werden, die diese dann binnen Sekunde annehmen oder ablehnen können.

Rechnungsfreigaben gehören zum Alltag eines jeden Unternehmens. In vielen Unternehmen läuft dieser Prozess noch papierbasiert ab - ein großer Aufwand, wenn man Rechnungen hinterher rennen und physische Unterschriften einsammeln muss. Wie genau läuft die Rechnungsfreigabe ab und geht das nicht viel besser digital?

Definition: Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe bezeichnet einen internen Prozess, bei dem Manager:innen Rechnungen freigeben, für die sie selber, ihre Abteilungen oder ihre Teams verantwortlich sind. Sie ist der letzte Schritt der Rechnungsprüfung, bevor eine Rechnung verschickt, bzw. bezahlt werden kann. Der Zweck der Rechnungsfreigabe besteht darin, eine Art Kontrollmechanismus für Finanz-Teams zu sein. Sie stellt sicher, dass das bestellte Produkt oder die Dienstleistung mit dem tatsächlich gelieferten oder verbrauchten Produkt übereinstimmt.
Die Rechnungsfreigabe ist im Wesentlichen eine Ja/Nein-Antwort auf eine einfache Frage: Haben wir bekommen, wofür wir bezahlt haben?

Der Prozess der Rechnungsfreigabe gliedert sich in die generelle Rechnungsbearbeitung ein. Am Anfang steht die Eingangsrechnung, die freigegeben werden soll. Rechnungsdaten werden erhoben und Rechnungen werden formal und sachlich geprüft.

Ist die Rechnung erfolgreich geprüft worden, kann sie nun freigegeben werden. Die Freigabe erfolgt in der Regel durch die Person, die die Bestellung aufgegeben hat oder für den Kauf verantwortlich ist. Erst nach der Rechnungsfreigabe kann die Rechnung bezahlt werden.

Moderne Finanzteams nutzen CANDIS

Der Rechnungsfreigabe-Prozess und seine Problematik

Dieser Prozess läuft in vielen Unternehmen noch manuell und papierbasiert ab, d. h. die einzelnen Teilschritte werden von Hand abgearbeitet. Die Rechnungsdaten werden abgetippt, die Rechnung wird von einer Person geprüft und anschließend, nachdem sie in einem Ordner durch verschiedene Abteilungen gewandert ist, von einer anderen Person durch eine physische Unterschrift freigegeben.

Die vielen einzelnen manuellen Schritte sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Ist die für die Freigabe zuständige Person z. B. gerade nicht vor Ort oder verlegt den Ordner, kommt es zu Verzögerungen.

Bei der papierbasierten Rechnungsfreigabe sind in der Regel physische Unterschriften notwendig, die zuständige Person muss zwangsläufig vor Ort sein muss.

Wusstest Du Schon?

Laut einer Studie gaben deutsche Unternehmen an, dass sie für den Prozess vom Erhalt einer Rechnung bis zu ihrer Freigabe im Durchschnitt 12 Tage benötigen.

Je schneller eine Rechnung freigegeben wird, desto schneller kann sie bezahlt werden. Das ist vor allem insofern attraktiv, als, dass es das Unternehmen in die Lage versetzt, Skonti und Vergünstigungen in Anspruch zu nehmen.

Die Lieferantenbeziehungen profitieren ebenfalls. Ziel bei der Rechnungsfreigabe ist also, den Prozess so weit wie möglich zu beschleunigen.

Rechnungen digital zur Zahlung freigeben

Um die Rechnungsfreigabe langfristig zu beschleunigen, ist es notwendig, den Prozess zu digitalisieren und einen möglichst hohen Grad an Automatisierung zu erreichen. Unabdingbar ist hier der Einsatz von technischen Lösungen.

Der Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software wie Candis erlaubt eine smarte Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung. Sämtliche Prozesse können in der Software abgebildet werden. Das ist extrem zeitsparend und effizient.

Denn der Rechnungseingang ist in der Regel mit der Software verbunden oder integriert, sodass Eingangsrechnungen zentral an einem Ort gesammelt werden. Das verhindert von Anfang an, dass Rechnungen verloren gehen oder verlegt werden.

Auch das Ausdrucken von digitalen Rechnungen oder Einscannen von Papierrechnungen ist somit nicht mehr nötig. Softwares mit OCR-Technologie können Rechnungs- und Belegdaten zuverlässig auslesen, sodass auch dieser Schritt voll automatisiert im Hintergrund ablaufen kann. Auch erforderliche Pflichtangaben werden so digital überprüft.

Zusätzlich können intelligente Workflows angelegt werden, wodurch eine einmal geprüfte Rechnung automatisch an die zuständige Person weitergeleitet wird. Die tatsächliche Freigabe erfolgt dann ganz einfach durch einen Mausklick in der Software.

Bei der digitalen Rechnungsfreigabe können Rechnungen auch von unterwegs oder aus dem Home-Office heraus problemlos freigegeben werden.

Nie wieder Belege verlieren? Wir helfen Pflichten einzuhalten

Alle Vorteile auf einen Blick

Alles in allem wird die Rechnungsfreigabe durch den Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software gestrafft und automatisiert, dass:

  • enorm viel Zeit eingespart wird

  • durch die beschleunigte Freigabe können endlich regelmäßig Skonti gezogen werden können

  • präzisere Daten vorhanden sind, da der digitale Prozess weniger fehleranfällig ist

  • niedrigere Kosten anfallen, durch Material- und Platzersparnis

  • Rechnungen auch von unterwegs oder im Home-Office freigegeben werden können

Rechnungsfreigabe mit CANDIS

Was muss eine Software unbedingt können, um die digitale Rechnungsfreigabe optimal abzubilden?

In Candis können eingehende Rechnungen automatisch aus dem Postfach importiert werden. Sämtliche Rechnungen werden übersichtlich im zentralen Dashboard aufgelistet. Modernste OCR-Technologie liest die Rechnungs- und Belegdaten einer jeden Rechnung aus und prüft sie auf Vollständigkeit und Korrektheit.

Je nach Dokumentenart, Rechnungsbetrag, Abteilung oder Lieferant können verschiedene Freigeber:innen hinterlegt werden. Candis leitet aufgrund dieser eingestellten Workflows jede Rechnung automatisch an die für die Freigabe zuständige Person.

Kommen Rückfragen auf, kann durch die Kommentarfunktion direkt am Dokument mit Teammitgliedern ohne Medienbrüche kommuniziert werden. Die tatsächliche Freigabe erfolgt dann ganz einfach via Mausklick – egal ob im Büro, im Home Office oder von unterwegs.

Neben der digitalen Rechnungsfreigabe bildet Candis auch die Schritte der Bezahlung, der Buchung und der Export der Rechnungen in die Buchhaltung, z.B. zu DATEV Unternehmen online, ab. Auch die GoBD-konforme Archivierung übernimmt Candis.

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