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Rechnungsfreigabe digital: So funktioniert's

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19. Januar 2023

-

(Lesedauer: 5min)

Rechnungsfreigabe: Eine Rechnung läuft zur Buchung

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Rechnungsfreigabe ist der letzte Schritt der Rechnungsprüfung, bevor eine Rechnung bezahlt werden kann.

  • Dabei bestätigen Mitarbeiter:innen der Buchhaltung eine Bestellung oder einen Kauf.

  • Mit einer Rechnungsfreigabe-Software wird dieser Prozess nicht nur digitalisiert, sondern auch beschleunigt und vereinfacht.

  • Per Klick können in der Software Mitarbeiter:innen zur Freigabe angefragt werden, die diese dann binnen Sekunde annehmen oder ablehnen können.

Rechnungsfreigaben gehören zum Alltag eines jeden Unternehmens. In vielen Unternehmen läuft dieser Prozess noch papierbasiert ab – ein großer Aufwand, wenn man Rechnungen hinterherrennen und physische Unterschriften einsammeln muss. Wie du den Freigabeprozess effizienter und automatisiert gestaltest, erfährst du hier.

Rechnungsfreigabe

Bei der Rechnungsfreigabe genehmigen Mitarbeiter:innen Rechnungen von Bestellungen oder Käufen, die sie, ihre Abteilungen oder ihre Teams getätigt haben. Der Prozess verschafft Finanz-Teams Kontrolle über die Ausgaben des Unternehmens und stellt sicher, dass das bestellte Produkt oder die Dienstleistung sowie der Betrag korrekt sind.

Zu Beginn der generellen Rechnungsbearbeitung steht die Eingangsrechnung, die freigegeben werden soll. Rechnungsdaten werden erhoben und Rechnungen werden formal und sachlich geprüft. Anschließend kann die Rechnung freigegeben werden.

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Der Rechnungsfreigabe-Prozess und seine Problematik

In vielen Unternehmen läuft der Freigabeprozess noch manuell und papierbasiert ab, d. h. die einzelnen Teilschritte werden von Hand abgearbeitet. Die Rechnungsdaten werden abgetippt, die Rechnung wird von einer Person geprüft und anschließend, nachdem sie in einem Ordner durch verschiedene Abteilungen gewandert ist, von einer anderen Person durch eine physische Unterschrift freigegeben.

Die vielen einzelnen manuellen Schritte sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Ist die für die Freigabe zuständige Person z. B. gerade nicht vor Ort oder verlegt den Ordner, kommt es zu Verzögerungen. Bei der papierbasierten Rechnungsfreigabe sind in der Regel physische Unterschriften notwendig, die zuständige Person muss zwangsläufig vor Ort sein.

[%did you know]

Laut einer Studie gaben deutsche Unternehmen an, dass sie für den Prozess vom Erhalt einer Rechnung bis zu ihrer Freigabe im Durchschnitt 12 Tage benötigen.

Je schneller eine Rechnung freigegeben wird, desto schneller kann sie bezahlt werden. Das ist vor allem insofern attraktiv, als, dass es das Unternehmen in die Lage versetzt, Vergünstigungen in Anspruch zu nehmen und Skonto zu buchen.

Die Lieferantenbeziehungen profitieren ebenfalls. Ziel bei der Rechnungsfreigabe ist also, den Prozess so weit wie möglich zu beschleunigen.

4 Schritte zur digitalisierten Rechnungsfreigabe

Um die Rechnungsfreigabe langfristig zu beschleunigen, ist es notwendig, den Prozess zu digitalisieren und einen möglichst hohen Grad an Automatisierung zu erreichen.

1. Eine gute Ausgangssituation herstellen

Um die Rechnungsfreigabe zu digitalisieren, sollte man optimalerweise auch den Rechnungseingang digitalisieren.

Treffen deine Rechnungen auch noch in Papierform bei den jeweiligen Abteilungen ein? Es empfiehlt sich für Unternehmen ein zentrales Postfach für Rechnungen einzurichten. Den Mitarbeiter:innen und Lieferanten sollte dazu kommuniziert werden, dass alle Rechnungen in dieser zentralen Sammelstelle eintreffen müssen. Das schafft nicht nur einen besseren Überblick, sondern stellt eine verlässlichere, medienbruchfreie Datenübertragung her.

2. Reflexion und Analyse

Da die Bedürfnisse und Strukturen von Unternehmen unterschiedlich sind, ist es wichtig, vor dem Kauf eine Liste der erforderlichen Funktionen zu erstellen und zusätzliche Funktionen zu berücksichtigen, die Mehrwert bieten würden.

Es gibt je nach Unternehmensgröße unterschiedlich optimierte Arten von Software. Bei kleineren Unternehmen reichen manchmal All-in-one-Tools aus. Grundsätzlich geht man aber davon aus, da Unternehmen mit der Zeit wachsen und Prozesse komplexer werden, sodass in jedem Fall eine passgenaue Lösung empfehlenswert ist.

Es ist auch wichtig, die Medienkompetenz der Mitarbeiter:innen im Auge zu behalten und eine Software zu wählen, die sich intuitiv bedienen lässt. Ein häufiges Problem ist, dass es in Unternehmen zu viele Entscheidende mit unterschiedlichen Ansprüchen gibt, die beim Kauf vor allem auf das Budget achten und wenig auf die Bedienbarkeit der Software. Dadurch kann es passieren, dass die gewählte Software preislich im Rahmen ist, aber von der Buchhaltung nicht gut genutzt werden kann.

3. Implementierung

Um die volle Leistungsfähigkeit der ausgewählten Lösung zu nutzen, ist es wichtig, sie korrekt einzusetzen und sicherzustellen, dass sie korrekt konfiguriert und eingerichtet wird.

Tipp: Informiere dich vor dem Kauf, ob die jeweilige Software einen guten technischen Support bietet, der dich vielleicht auch mit einem Onboarding bei der Einrichtung unterstützt. So wird dir die Implementierung ganz leicht fallen.

4. Optimierung

Nach der Implementierung der ausgewählten Software ist es wichtig, sie regelmäßig zu überwachen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass sie die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt und an sich ändernde Anforderungen angepasst wird. Dies kann dazu beitragen, Prozesse zu verbessern, Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.

Nie wieder Belege verlieren? Wir helfen Pflichten einzuhalten

Vorteile der digitalen Rechnungsfreigabe auf einen Blick

Alles in allem wird die Rechnungsfreigabe durch den Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software gestrafft und automatisiert. Dadurch entstehen die folgenden Vorteile:

1. Zeit und Kosten sparen: Deine Mitarbeiter:innen geben Rechnungen per Klick frei und die Finanzbuchhaltung muss niemanden mehr hinterherrennen. Zudem spart dir alles, was digital ist, physische Ressourcen wie Platz und Material.

2. Skonto ziehen: Ein gutes Tool erinnert dich an anfallende Freigaben und bald endende Skontofristen, sodass du immer rechtzeitig Skonto buchen kannst.

3. Fehlervermeidung: Durch die präzise, medienbruchfreie Datenübertragung und der Unterstützung durch künstliche Intelligenz, werden Flüchtigkeitsfehler unterbunden.

4. Flexibilität: Du kannst auch von unterwegs oder im Home-Office Rechnungen freigegeben.

Rechnungsfreigabe mit Candis

Der Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software wie Candis erlaubt eine smarte Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung. Sämtliche Prozesse können in der Software abgebildet werden. Auch das Ausdrucken von digitalen Rechnungen oder Einscannen von Papierrechnungen ist somit nicht mehr nötig.

Softwares mit OCR-Technologie können Rechnungs- und Belegdaten zuverlässig auslesen, sodass auch dieser Schritt voll automatisiert im Hintergrund ablaufen kann. Auch erforderliche Pflichtangaben werden so digital überprüft.

Zusätzlich können intelligente Rechnungsworkflows angelegt werden, wodurch eine einmal geprüfte Rechnung automatisch an die zuständige Person weitergeleitet wird. Die tatsächliche Freigabe erfolgt dann ganz einfach durch einen Mausklick in der Software. Mit der Candis-App können Rechnungen von überall aus freigegeben werden.

Neben der digitalen Rechnungsfreigabe bildet Candis auch die Schritte der Bezahlung, der Buchung und der Export der Rechnungen in die Buchhaltung, z.B. zu DATEV Unternehmen online, ab. Auch die GoBD-konforme Archivierung übernimmt Candis.

Digitale Buchhaltung macht die Pflicht zur Chance

Rechnungsfreigabe digital: So funktioniert's

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19. Januar 2023

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(Lesedauer: 5min)

Rechnungsfreigabe: Eine Rechnung läuft zur Buchung

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Rechnungsfreigabe ist der letzte Schritt der Rechnungsprüfung, bevor eine Rechnung bezahlt werden kann.

  • Dabei bestätigen Mitarbeiter:innen der Buchhaltung eine Bestellung oder einen Kauf.

  • Mit einer Rechnungsfreigabe-Software wird dieser Prozess nicht nur digitalisiert, sondern auch beschleunigt und vereinfacht.

  • Per Klick können in der Software Mitarbeiter:innen zur Freigabe angefragt werden, die diese dann binnen Sekunde annehmen oder ablehnen können.

Rechnungsfreigaben gehören zum Alltag eines jeden Unternehmens. In vielen Unternehmen läuft dieser Prozess noch papierbasiert ab – ein großer Aufwand, wenn man Rechnungen hinterherrennen und physische Unterschriften einsammeln muss. Wie du den Freigabeprozess effizienter und automatisiert gestaltest, erfährst du hier.

Rechnungsfreigabe

Bei der Rechnungsfreigabe genehmigen Mitarbeiter:innen Rechnungen von Bestellungen oder Käufen, die sie, ihre Abteilungen oder ihre Teams getätigt haben. Der Prozess verschafft Finanz-Teams Kontrolle über die Ausgaben des Unternehmens und stellt sicher, dass das bestellte Produkt oder die Dienstleistung sowie der Betrag korrekt sind.

Zu Beginn der generellen Rechnungsbearbeitung steht die Eingangsrechnung, die freigegeben werden soll. Rechnungsdaten werden erhoben und Rechnungen werden formal und sachlich geprüft. Anschließend kann die Rechnung freigegeben werden.

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Der Rechnungsfreigabe-Prozess und seine Problematik

In vielen Unternehmen läuft der Freigabeprozess noch manuell und papierbasiert ab, d. h. die einzelnen Teilschritte werden von Hand abgearbeitet. Die Rechnungsdaten werden abgetippt, die Rechnung wird von einer Person geprüft und anschließend, nachdem sie in einem Ordner durch verschiedene Abteilungen gewandert ist, von einer anderen Person durch eine physische Unterschrift freigegeben.

Die vielen einzelnen manuellen Schritte sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Ist die für die Freigabe zuständige Person z. B. gerade nicht vor Ort oder verlegt den Ordner, kommt es zu Verzögerungen. Bei der papierbasierten Rechnungsfreigabe sind in der Regel physische Unterschriften notwendig, die zuständige Person muss zwangsläufig vor Ort sein.

[%did you know]

Laut einer Studie gaben deutsche Unternehmen an, dass sie für den Prozess vom Erhalt einer Rechnung bis zu ihrer Freigabe im Durchschnitt 12 Tage benötigen.

Je schneller eine Rechnung freigegeben wird, desto schneller kann sie bezahlt werden. Das ist vor allem insofern attraktiv, als, dass es das Unternehmen in die Lage versetzt, Vergünstigungen in Anspruch zu nehmen und Skonto zu buchen.

Die Lieferantenbeziehungen profitieren ebenfalls. Ziel bei der Rechnungsfreigabe ist also, den Prozess so weit wie möglich zu beschleunigen.

4 Schritte zur digitalisierten Rechnungsfreigabe

Um die Rechnungsfreigabe langfristig zu beschleunigen, ist es notwendig, den Prozess zu digitalisieren und einen möglichst hohen Grad an Automatisierung zu erreichen.

1. Eine gute Ausgangssituation herstellen

Um die Rechnungsfreigabe zu digitalisieren, sollte man optimalerweise auch den Rechnungseingang digitalisieren.

Treffen deine Rechnungen auch noch in Papierform bei den jeweiligen Abteilungen ein? Es empfiehlt sich für Unternehmen ein zentrales Postfach für Rechnungen einzurichten. Den Mitarbeiter:innen und Lieferanten sollte dazu kommuniziert werden, dass alle Rechnungen in dieser zentralen Sammelstelle eintreffen müssen. Das schafft nicht nur einen besseren Überblick, sondern stellt eine verlässlichere, medienbruchfreie Datenübertragung her.

2. Reflexion und Analyse

Da die Bedürfnisse und Strukturen von Unternehmen unterschiedlich sind, ist es wichtig, vor dem Kauf eine Liste der erforderlichen Funktionen zu erstellen und zusätzliche Funktionen zu berücksichtigen, die Mehrwert bieten würden.

Es gibt je nach Unternehmensgröße unterschiedlich optimierte Arten von Software. Bei kleineren Unternehmen reichen manchmal All-in-one-Tools aus. Grundsätzlich geht man aber davon aus, da Unternehmen mit der Zeit wachsen und Prozesse komplexer werden, sodass in jedem Fall eine passgenaue Lösung empfehlenswert ist.

Es ist auch wichtig, die Medienkompetenz der Mitarbeiter:innen im Auge zu behalten und eine Software zu wählen, die sich intuitiv bedienen lässt. Ein häufiges Problem ist, dass es in Unternehmen zu viele Entscheidende mit unterschiedlichen Ansprüchen gibt, die beim Kauf vor allem auf das Budget achten und wenig auf die Bedienbarkeit der Software. Dadurch kann es passieren, dass die gewählte Software preislich im Rahmen ist, aber von der Buchhaltung nicht gut genutzt werden kann.

3. Implementierung

Um die volle Leistungsfähigkeit der ausgewählten Lösung zu nutzen, ist es wichtig, sie korrekt einzusetzen und sicherzustellen, dass sie korrekt konfiguriert und eingerichtet wird.

Tipp: Informiere dich vor dem Kauf, ob die jeweilige Software einen guten technischen Support bietet, der dich vielleicht auch mit einem Onboarding bei der Einrichtung unterstützt. So wird dir die Implementierung ganz leicht fallen.

4. Optimierung

Nach der Implementierung der ausgewählten Software ist es wichtig, sie regelmäßig zu überwachen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass sie die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt und an sich ändernde Anforderungen angepasst wird. Dies kann dazu beitragen, Prozesse zu verbessern, Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.

Nie wieder Belege verlieren? Wir helfen Pflichten einzuhalten

Vorteile der digitalen Rechnungsfreigabe auf einen Blick

Alles in allem wird die Rechnungsfreigabe durch den Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software gestrafft und automatisiert. Dadurch entstehen die folgenden Vorteile:

1. Zeit und Kosten sparen: Deine Mitarbeiter:innen geben Rechnungen per Klick frei und die Finanzbuchhaltung muss niemanden mehr hinterherrennen. Zudem spart dir alles, was digital ist, physische Ressourcen wie Platz und Material.

2. Skonto ziehen: Ein gutes Tool erinnert dich an anfallende Freigaben und bald endende Skontofristen, sodass du immer rechtzeitig Skonto buchen kannst.

3. Fehlervermeidung: Durch die präzise, medienbruchfreie Datenübertragung und der Unterstützung durch künstliche Intelligenz, werden Flüchtigkeitsfehler unterbunden.

4. Flexibilität: Du kannst auch von unterwegs oder im Home-Office Rechnungen freigegeben.

Rechnungsfreigabe mit Candis

Der Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software wie Candis erlaubt eine smarte Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung. Sämtliche Prozesse können in der Software abgebildet werden. Auch das Ausdrucken von digitalen Rechnungen oder Einscannen von Papierrechnungen ist somit nicht mehr nötig.

Softwares mit OCR-Technologie können Rechnungs- und Belegdaten zuverlässig auslesen, sodass auch dieser Schritt voll automatisiert im Hintergrund ablaufen kann. Auch erforderliche Pflichtangaben werden so digital überprüft.

Zusätzlich können intelligente Rechnungsworkflows angelegt werden, wodurch eine einmal geprüfte Rechnung automatisch an die zuständige Person weitergeleitet wird. Die tatsächliche Freigabe erfolgt dann ganz einfach durch einen Mausklick in der Software. Mit der Candis-App können Rechnungen von überall aus freigegeben werden.

Neben der digitalen Rechnungsfreigabe bildet Candis auch die Schritte der Bezahlung, der Buchung und der Export der Rechnungen in die Buchhaltung, z.B. zu DATEV Unternehmen online, ab. Auch die GoBD-konforme Archivierung übernimmt Candis.

Digitale Buchhaltung macht die Pflicht zur Chance

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