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Die 3 Schritte der Rechnungsprüfung mit Checkliste

Lea Friedel picture
Lea Friedel|

15.12.22

|

(Lesedauer: 7 min)

Schritte der Rechnungsprüfung mit Checkliste blogheader

Das Wichtigste in Kürze

  • Eingangsrechnungen müssen vor der Zahlung auf formelle und sachliche Kriterien geprüft werden.

  • Die formellen Punkte richten sich nach § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes.

  • Der Vorteil eines digitalen Prüfungsvorgangs ist die Fehlerminimierung, Zeiteinsparung und transparentere Abläufe.

  • Eine Rechnungsmanagement-Software ermöglicht Automatisierung und bessere Kontrolle der Rechnungsprüfung.

Rechnungsprüfungen sind ein wichtiger Teil der Buchhaltung und liegen vor allem in größeren Unternehmen an der Tagesordnung. Sobald eine Rechnung zu einer Bestellung vorliegt, muss diese auf formelle und sachliche Kriterien geprüft werden.

Aber warum ist die Rechnungsprüfung überhaupt so wichtig? Und wie kann man den Prozess effizienter gestalten? Wir haben einen Überblick und eine Checkliste für deine Rechnungsprüfung zusammengestellt.

Definition und Arten der Rechnungsprüfung

Die formelle Rechnungsprüfung

Zuerst werden Rechnungen auf Vollständigkeit nach § 14 Abs. 4 UStG überprüft. Rechnungen, die nicht alle Pflichtangaben enthalten, können zu Problemen mit dem Finanzamt führen.

Die formelle Rechnungsprüfung sollte man also am besten direkt nach dem Rechnungseingang durchführen. So kann verhindert werden, dass eine fehlerhafte Rechnung weiter bearbeitet wird und bei Korrekturen alles im System geändert werden muss. Am besten schickt man eine fehlerhafte Rechnung gleich zurück, mit der Bitte, die entsprechenden Korrekturen vorzunehmen.

Nur, wenn eine Rechnung alle geforderten Angaben enthält, sind auch die Bedingungen für den Vorsteuerabzug erfüllt.

Die sachliche Rechnungsprüfung

Ein Unternehmen prüft bei der sachlichen Rechnungsprüfung nach, ob erbrachte Dienstleistungen oder Lieferungen richtig abgerechnet wurden. Im Idealfall nimmt die Person, die die Bestellung aufgegeben hat, selbst die sachliche Rechnungsprüfung vor.

Vor allem dieser Schritt führt zu vielen Verzögerungen und Fehlern. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung wird dieser Schritt extrem vereinfacht und dabei viel Zeit gespart.

Die 3 Schritte der Rechnungsprüfung

In der Regel läuft eine Rechnungsprüfung so ab:

1. Formelle Rechnungsprüfung:

Sind nach § 14 UStG alle Anforderungen erfüllt? Wenn alle erforderlichen Pflichtangaben vorhanden sind, ist die formelle Prüfung bestanden.

2. Sachliche Rechnungsprüfung:

Die Person, die die Bestellung getätigt hat, sollte nun Lieferschein und Bestellung vergleichen. Auch wichtig ist, ob die Ware einwandfrei geliefert wurde. Bei der sachlichen Rechnungsprüfung werden die folgenden Punkte kontrolliert:

  • Ist die Rechnung gerechtfertigt?

  • Stimmt die Menge oder der Umfang der Produkte bzw. Dienstleistungen?

  • Wurden die Leistungen zufriedenstellend erbracht oder geliefert?

  • Welche Kostenstellen sind für die interne Leistungsverrechnung relevant?

  • Sind auf der Rechnung alle verpflichtenden Angaben nach §§ 14 und 14a im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgehalten?

Falls andere Personen in die Absprache und Klärung zu einer Rechnung mit einbezogen werden sollen, kann das in diesem Schritt erfolgen.

3. Zahlungsfreigabe:

Falls eine andere Person im Unternehmen die Rechnung freigeben muss, wird sie in diesem Schritt benachrichtigt.

Achtung: Grundsätzlich gibt es eine Rechnungsprüfungspflicht. Ungültige Rechnungen oder eine chaotische Buchhaltung bringen Ärger mit dem Finanzamt.

Moderne Finanzteams nutzen CANDIS

Wer macht die Rechnungsprüfung?

Die Rechnungsprüfung wird immer von der Abteilung durchgeführt, die durch interne Regelungen die Verantwortung dafür hat. Wenn diese bei der Buchhaltung liegt, gibt es immer wieder Überschneidungen mit Logistik und Einkauf, sodass die Buchhaltung die Daten der beiden anderen Abteilungen einholen muss.

Als allein agierende:r Unternehmer:in ist man für diese Vorgänge selbst verantwortlich. Da eine fehlerhafte Rechnung die Berechtigung auf Vorsteuerabzug kosten kann, ist in manchen Fällen eine gute Rechnungsprüfung sogar Gold wert.

Kostenlose Checkliste als PDF zum Download

Checkliste rechnungsprüfung

Die Gesetzgebung macht in § 14 Abs. 4 UStG klare formelle Vorgaben, welche Daten auf einer Rechnung stehen müssen. Allerdings müssen nicht alle Pflichtangaben auf jeder Rechnung vorhanden sein.

Die Einzelheiten einer Rechnung unterscheiden sich je nach Wert der erbrachten Waren oder Dienstleistungen. Wenn der Wert weniger als 250 Euro beträgt, reicht eine einfache Rechnung.

Folgende Pflichtangaben müssen bei der formellen Rechnungsprüfung immer enthalten sein:

  • Vollständiger Name des Lieferunternehmens

  • Vollständige Adresse des Lieferunternehmens

  • Kontaktdaten der Kundschaft

  • Ausstellungsdatum der Rechnung

  • Datum des Vertragsabschlusses

  • Menge und Art der gelieferten Ware

  • Gebühr für die einzelnen Artikel

  • Gesamt Netto- und Bruttobetrag

  • Gesamtbetrag aufgeschlüsselt nach erhobenen Steuern

  • Sofern verfügbar, Rabatte, Skonti oder Zusatzleistungen

  • Zahlungsinformationen

Bei einem Warenwert über 250 Euro muss die Rechnung um diese zusätzlichen Angaben erweitert werden:

  • Rechtsform des Unternehmens

  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

  • Eindeutige Rechnungsnummer

  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

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Diese Pflichtangaben sind für den Vorsteuerabzug erforderlich. Fehlen diese Angaben, bist du nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Für dein Unternehmen kann dies bedeuten, dass hohe Vorsteuerbeträge zurückbleiben.

4 Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Rechnungsprüfung 4 Vorteile

Auch wenn viele Unternehmen noch vor der Digitalisierung der eigenen Buchhaltung zurückschrecken, sind die Schwachstellen und Hürden der analogen Freigabeprozesse ein alltägliches, wiederkehrendes Problem. Digitales Arbeiten ist für die Effizienz eines Unternehmens unumgänglich, da es einige große Vorteile mit sich bringt:

Fehlerfreie Prozesse

Wo Menschen manuell arbeiten, können Fehler entstehen. Häufige Fehlerarten sind Formfehler, inhaltliche Fehler und Rechenfehler.

Enorme Zeiteinsparung

Der Prozess der analogen Rechnungsprüfung zieht sich oft in die Länge. Durchschnittlich braucht es 12 Tage vom Eingang der Rechnung bis zur Verbuchung.

Das hat verschiedene Gründe. Wenn ein:e Mitarbeiter:in falsche Rechnungen an den Lieferanten geschickt hat, müssen die Fehler kommuniziert und ausgebessert werden.

Fehler fallen häufig auch erst am Monatsende auf und müssen dann nochmal gefunden und behoben werden. So verzögert sich im analogen Prozess also auch noch der Monatsabschluss.

Rechnungen werden zudem intern an verschiedene Stellen und durch verschiedene Abteilungen weitergeleitet. Besonders bei schnell wachsenden Unternehmen ist häufig unklar, wer Dienstleistungen in Anspruch genommen oder Produkte gekauft hat.

Zum Teil entstehen Rückstaus, weil z. B. Fragen nicht direkt geklärt werden, die Checkliste am Schreibtisch unter einem Berg von Ordnern vergessen wird oder die Person für die Freigabe gerade nicht vor Ort ist.

Kosten sparen

Die Rechnungsverarbeitung kostet viel Arbeitszeit und verursacht Kosten, auch wenn diese nicht sofort ins Auge fallen. Laut dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik kostet die klassische Bearbeitung einer Rechnung im Durchschnitt 9,75 € pro Beleg.

Transparenz ermöglichen

Papierrechnungen gibt es nur einmal. Das heißt, sobald sie auf dem Schreibtisch eines Mitarbeitenden zur Freigabe liegt, hat die Buchhaltung keine Übersicht mehr. Mit einer Rechnungsfreigabe-Software haben alle befugten Mitarbeiter:innen gleichzeitig Zugriff auf Rechnungen, die es zu bearbeiten gibt.

Digitale Buchhaltung macht die Pflicht zur Chance

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Skonto verpasst?

Gerade in größeren Unternehmen können die Wege schon mal länger sein. Prozesse sind oft etwas schwerfälliger, verschiedene Personen sind involviert und bis die Rechnungsprüfung einmal abgeschlossen und die Rechnung gebucht ist, vergeht einiges an Zeit.

Um aber zum Beispiel Skonto in Anspruch nehmen zu können, ist in der Regel eine zügige Zahlung notwendig – ist die Frist verpasst, ärgert man sich über verschenkten Skonto. Es lohnt sich daher, die Rechnungsprüfung möglichst zeitnah und effizient durchzuführen.

Der Weg zur effizienten Rechnungsprüfung

Um Probleme der analogen Rechnungsprüfung zu vermeiden, bietet sich ein digitalisierter Prozess an. Ziel ist, als Unternehmen möglichst automatisiert überprüfen zu können, ob eine Rechnung formal und sachlich korrekt ist.

Zu diesem Zweck sollten eingehende Rechnungen zentral empfangen und möglichst komplett digital abgebildet werden. Dies erfordert zum einen digitalisierten Rechnungseingang, zum anderen eine elektronische Erfassung (in der Regel mittels OCR-Technologie) der Rechnungsdaten.

Durch Prüf- und Freigabe-Workflows können Rechnungen der verantwortlichen Person zugeteilt und nach erfolgreicher Prüfung per Klick freigegeben werden.

Rückfragen zu einzelnen Rechnungen können über eine Kommentarfunktion zeitnah und direkt in der Software geklärt werden. Smarte Erinnerungsfunktionen sorgen außerdem dafür, dass keine Rechnungsprüfung versäumt wird.

Diese Art der digitalen Prüfung und Freigabe ist gegenüber der klassischen Unterschriftenmappe wesentlich zeiteffizienter und für Mitarbeiter:innen sehr viel flexibler. Papierbasierte Checklisten zur Rechnungsprüfung gehören somit der Vergangenheit an.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung zusammengefasst:

  • Der gesamte Prozess ist effizienter, die Durchlaufzeiten sind kürzer und die Kosten niedriger

  • Durch automatische Auslesung der Rechnungsdaten werden Fehlerquellen minimiert

  • In einer Rechnungsmanagement-Software wird jeder Prozessschritt nachvollziehbar dokumentiert

  • Bessere Kontrollmöglichkeiten

  • Bessere Übersicht über alle Belegdaten

  • Digitale Prüf- und Freigabe-Workflows sind in der Regel mehr GoBD-konform als analoge Prozesse

  • Weniger Papierchaos

  • Mehr Transparenz

  • kostensparend

Mit Candis schneller Rechnungen prüfen

Bis die Rechnung vollständig geprüft und freigegeben wird, vergeht viel Zeit. Viele Unternehmen setzen daher zunehmend auf digitale Prüf- und Freigabe-Workflows. Eine digitalisierte Rechnungsprüfung erlaubt Unternehmen, Rechnungen möglichst zeitnah und vor allem automatisiert zu prüfen.

Die intelligente Rechnungsfreigabe-Software von Candis prüft jede Eingangsrechnung in wenigen Schritten. Anschließend wird der Freigabeprozess digital eingeleitet, sodass Mitarbeiter:innen die Rechnungen ganz bequem autorisieren können.

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