Rechnungsworkflow in Kürze
Der Rechnungsworkflow beschreibt alle Schritte zur Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen.
Er umfasst den Rechnungseingang, die Datenerfassung, die Rechnungsprüfung, die Rechnungsfreigabe sowie das Kontieren, Buchen, Zahlen und Archivieren von Rechnungen.
Durch die Automatisierung digitaler Rechnungsworkflows mithilfe einer Rechnungsmanagement-Software können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und dadurch viel Zeit und Geld einsparen.
Rechnungsworkflow
Der Rechnungsworkflow umfasst alle Tätigkeiten und Schritte, die zur Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen in einem Unternehmen erforderlich sind, sowie deren Reihenfolge. Durch digitale Rechnungsverarbeitung und ein effizientes Rechnungsmanagement lassen sich diese Abläufe automatisieren und optimieren, wodurch Fehler reduziert und Prozesse beschleunigt werden.
Ein typischer Rechnungsworkflow beinhaltet folgende Schritte:
1. Rechnungseingang: Die Daten aller Eingangsrechnungen werden erfasst
2. Rechnungsprüfung: Die Rechnungsinformationen werden auf formale und sachliche Richtigkeit sowie auf Dubletten überprüft.
3. Rechnungsfreigabe: Nach erfolgreicher Prüfung kann die Rechnung von der zuständigen Person oder Abteilung freigegeben werden.
4. Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung: Die Rechnung wird kontiert, in der Buchhaltung erfasst und zur Zahlung angewiesen.
5. Archivierung: Die GoBD-konforme Archivierung aller Rechnungen mindestens 10 Jahre ist gesetzlich vorgeschrieben.
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Vorteile eines effizienten Rechnungsworkflows
Moderne Unternehmen müssen ihre Finanzprozesse digitalisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. 2025 ist das manuelle Bearbeiten von Rechnungen nicht nur ineffizient, sondern auch teuer. Smarte Automatisierung sorgt für Struktur, minimiert Fehlerquellen und spart Zeit. Besonders mit der Einführung von E-Rechnungen, wie XRechnung oder ZUGFeRD, wird ein digitaler Rechnungsworkflow immer wichtiger.
Warum lohnt sich die Automatisierung?
Zeitersparnis: Digitale Rechnungsverarbeitung bedeutet, dass wiederkehrende Detailaufgaben automatisiert und manuelle Aufgaben reduziert werden. Rechnungsimporte aus verschiedenen Quellen bringen alle Rechnungen an einen Ort – unabhängig vom Format. Das spart Zeit und sorgt für eine einheitliche Ablage ohne komplizierte Ordnerstrukturen.
Fehlerreduzierung: OCR-Technologie und Künstliche Intelligenz erkennen Rechnungsdaten zuverlässig. Dubletten, fehlende Angaben oder unbekannte IBANs werden direkt markiert. So lassen sich typische Fehler vermeiden, die im stressigen Alltag schnell passieren.
Transparenz und Kontrolle: Ein klar elektronischer Rechnungsworkflow gibt dir jederzeit einen Überblick über den Status einer Rechnung. Mehrstufige Freigabeprozesse lassen sich individuell anpassen, sodass die richtige Person zur richtigen Zeit eingebunden wird. Automatische Erinnerungen verhindern Verzögerungen und verbessern die Zusammenarbeit mit deinen Kolleg:innen.
Bessere Zahlungsfristen: Durch einen effizienten Rechnungsprozess kannst du Skonti optimal ausnutzen und Mahngebühren vermeiden. Freigaben lassen sich digital steuern, auch per App. So bleibt keine Rechnung liegen, egal wo du gerade arbeitest.
E-Rechnung und digitale Rechnungsworkflows
Mit der Einführung der E-Rechnung verändert sich die Rechnungsverarbeitung grundlegend. Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine gesetzliche E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich, die Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Manuelle Prozesse sind damit nicht mehr zeitgemäß – ein digitaler Rechnungsworkflow wird zur Notwendigkeit.
Was bedeutet das für die Rechnungsbearbeitung?
E-Rechnungen enthalten maschinenlesbare Daten, die automatisch in Finanzsysteme eingespielt werden können. Das reduziert den manuellen Aufwand, vermeidet Fehler und sorgt für eine schnellere Rechnungsfreigabe. Durch eine nahtlose Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme werden Rechnungen effizienter verarbeitet und Zahlungsläufe optimiert.
Gesetzliche Vorgaben zur Archivierung von E-Rechnungen
Neben der Verarbeitung müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) schreiben vor, dass Rechnungen:
Unveränderbar gespeichert werden müssen, sodass keine nachträglichen Manipulationen möglich sind.
Vollständig und maschinell lesbar archiviert werden, um eine reibungslose Prüfung durch Finanzbehörden zu ermöglichen.
Für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, beginnend mit dem Jahresende, in dem die Rechnung empfangen wurde.
Nachvollziehbar dokumentiert werden müssen, damit alle Bearbeitungsschritte im Rechnungsprozess jederzeit überprüfbar sind.
Warum ein digitaler Rechnungsworkflow unverzichtbar ist
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert einen strukturierten und automatisierten Rechnungsprozess. Ein digitales Rechnungsmanagement ermöglicht eine rechtskonforme Speicherung, sorgt für schnellere Freigabeprozesse und bietet einen zentralen Zugriff auf alle Rechnungen, unabhängig vom Format. Cloud-Lösungen erleichtern die Archivierung und ermöglichen es, Dokumente jederzeit und ortsunabhängig abzurufen.
Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Rechnungsworkflows setzen, profitieren von mehr Effizienz, weniger Verwaltungsaufwand und einer zukunftssicheren Finanzorganisation.
Rechnungseingang
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5 Schritte, mit denen du deinen Rechnungsworkflow automatisierst
Jede Minute, die du in die Automatisierung deines Rechnungsworkflows investierst, spart dir später Zeit, reduziert Fehler und sorgt für effizientere Prozesse. Mit diesen fünf Schritten gelingt dir die Umstellung reibungslos:
Analyse: Schau dir deine aktuellen Rechnungsfreigabeprozesse genau an. Wo gibt es Engpässe? Welche Aufgaben sind zeitaufwendig oder fehleranfällig? Identifiziere die Schritte, die sich durch digitale Lösungen optimieren lassen.
Recherche: Informiere dich über geeignete Rechnungsmanagement-Tools und prüfe, welche Funktionen du wirklich brauchst – von der automatischen Rechnungserfassung über mehrstufige Freigabeprozesse bis zur revisionssicheren Archivierung.
Planung: Definiere, wie die neue Lösung in deine bestehenden Systeme integriert werden kann. Wer soll welche Aufgaben übernehmen? Welche Prozesse müssen angepasst werden? Eine klare Planung hilft, Umstellungsprobleme zu vermeiden.
Implementierung: Setze die Automatisierung schrittweise um. Teste die Lösung in einem kleineren Bereich, bevor du sie unternehmensweit einführst. Schulen dein Team frühzeitig, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten.
Optimierung: Überwache den neuen Rechnungsworkflow und passe ihn an, wenn sich Prozesse ändern. Digitale Lösungen bieten oft Analysefunktionen, mit denen du Engpässe erkennen und kontinuierlich verbessern kannst.
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