Revisionssichere Archivierung erklärt: Warum es für alle Unternehmen relevant ist
Das Wichtigste in Kürze
Ein Archiv ist revisionssicher, wenn die darin gespeicherten Daten und Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg unverändert, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sind.
Die GoBD-Kriterien bilden die rechtliche Basis für ein revisionssicheres Archiv.
Es gibt unterschiedliche Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren, was bei der Archivierung unbedingt beachtet werden muss.
Am besten ist eine Cloud-Lösung zur ortsunabhängigen Archivierung, damit du immer Zugriff auf deine Dokumente hast.
In einer Welt, in der die Digitalisierung in vielen Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt, finden sich oftmals noch große Aktenschränke voller Papierdokumente. Dabei stößt man auf Begriffe wie "revisionssichere Archivierung", deren Bedeutung jedoch nicht allen klar ist.
Was bedeutet Revisionssicherheit?
Revisionssicherheit bedeutet, dass deine elektronischen Dokumente und Daten so gespeichert und verwaltet werden, dass sie jederzeit vollständig, originalgetreu, unveränderbar und nachvollziehbar sind.
Das heißt, sie werden so aufbewahrt, dass nachträglich nicht unbemerkt manipuliert werden kann. Dies ist besonders wichtig in Bereichen, wo die Integrität der Daten aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen nachgewiesen werden muss, wie zum Beispiel in der Buchhaltung, bei Vertragsdokumenten oder Personalakten.
Wann ist ein Archiv revisionssicher?
Ein Archiv gilt als revisionssicher, wenn die darin gespeicherten Daten und Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg unverändert, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sind.
Ein wichtiger Aspekt ist die GoBD-Konformität, die die Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv festlegt. Es ist ein verbreiteter Irrglaube, dass die GoBD-Konformität einer Software automatisch bedeutet, dass Daten auch revisionssicher archiviert werden.
Hier gehen wir nochmal auf die einzelnen GoBD-Kriterien zur revisionssicheren Aufbewahrung ein:
Ordnungsmäßigkeit: Jedes Dokument muss gemäß rechtlichen und internen Anforderungen korrekt archiviert werden.
Vollständigkeit: Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder innerhalb des Archivs verloren gehen.
Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung muss im elektronischen Archiv lückenlos protokolliert werden.
Prüfbarkeit: Der Archivierungsprozess muss jederzeit von Dritten nachvollzogen werden können.
Sicherheit des Gesamtverfahrens: Dokumente müssen zum frühestmöglichen Zeitpunkt sicher archiviert werden.
Schutz vor Verfälschung: Elektronisch archivierte Dokumente müssen mit dem Original übereinstimmen.
Sicherung vor Verlust: Jedes Dokument muss auffindbar und reproduzierbar sein.
Berechtigung: Nur autorisierte Benutzer dürfen Einsicht in die archivierten Dokumente haben.
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Dokumente müssen innerhalb der gesetzlichen Fristen archiviert und dürfen erst danach vernichtet werden.
Dokumentationspflicht: Alle Kriterien und Änderungen im Archivsystem müssen dokumentiert werden.
Welche Dokumente müssen wie lange revisionssicher archiviert werden?
Alle Dokumente und Belege, die für steuerliche, rechtliche und geschäftliche Zwecke von Bedeutung sind, müssen entweder 6 oder 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden.
Hier sind einige Beispiele für solche Belege:
Finanzdokumente - 10 Jahre: Dazu gehören Buchhaltungsunterlagen wie Rechnungen, Quittungen, Gutschriften, Bankauszüge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Jahresabschlüsse. Diese Belege sind für die Steuererklärung und für den Nachweis der finanziellen Transaktionen eines Unternehmens entscheidend.
Vertragsdokumente - 10 Jahre: Verträge, Vereinbarungen und zugehörige Korrespondenz müssen archiviert werden, um die Bedingungen und Vereinbarungen zwischen Parteien nachzuweisen.
Geschäftskorrespondenz - 10: Offizielle Schreiben, E-Mails und andere Kommunikationsformen, die relevante geschäftliche Entscheidungen, Vereinbarungen oder Richtlinien enthalten, sollten revisionssicher gespeichert werden.
Personalunterlagen - 10: Dazu zählen Arbeitsverträge, Leistungsbeurteilungen, Fortbildungsunterlagen und andere relevante Dokumente, die die Beschäftigungsverhältnisse und -bedingungen von Mitarbeitern betreffen.
Dokumentation zur Einhaltung von Vorschriften: Unterlagen, die die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen belegen, wie z.B. Datenschutzerklärungen, Sicherheitsprotokolle und Compliance-Berichte.
Log-Daten: Protokolle und Aufzeichnungen von IT-Systemen, die für Sicherheitsprüfungen, Transaktionsnachweise oder zur Nachvollziehbarkeit von Prozessen wichtig sein können.
Wie du sehen kannst, müssen die meisten Dokumente 10 Jahre aufbewahrt werden. Zu den Dokumenten, die nur 6 Jahre aufbewahrt werden müssen, zählen unter anderem: Betriebsprüfungsberichte, Devisenunterlagen, Gehaltskonten, Handelsregisterauszüge, Schriftwechsel, Stundenzettel und Zollbelege.
Eine vollständige Liste von allen Aufbewahrungsfristen findest du nochmal unter diesem Abschnitt.
Revisionssicher archivieren – Schritt für Schritt
Hier ist eine schrittweise Anleitung, wie man eine revisionsichere Archivierung durchführen kann:
1. Absprache mit dem Team: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Wer in deinem Team weiß vielleicht besser Bescheid darüber, ob ihr schon revisionssicher archiviert?
2. Alles GoBD-konform? Prüfe ob dein Dokumentenmanagementsystem GoBD-konform ist und auch demnach archivieren kann.
Und aufgepasst: Falls du noch mit Ordnern archivierst, dann ist Revisionssicherheit wahrscheinlich gar nicht der Fall. Hier wäre vielleicht der beste, erste Schritt, Stück für Stück deine Buchhaltung zu digitalisieren.
3. Kategorisierung von Dokumenten: Aufräumen ist angesagt! Welche Art von Dokumenten hast du am häufigsten? Wenn es Rechnungen sind (10 Jahre Aufbewahrungspflicht), eignet sich eine Rechnungsmanagement-Software zum Archivieren. Wenn es auch Verträge und weitere Unterlagen betrifft, könnte eine Vertragsmanagement-Software oder ein DMS dir weiterhelfen.
Beachte folgendes, wenn du Dokumente digitalisierst:
GoBD-konform zu archivieren bedeutet immer auch im Original, d. h. wenn du digital archivierst, müssen die Dokumente auch digital empfangen worden sein.
Der Prozess des ersetzenden Scannens mit Verfahrensdokumentation kann ein Weg der Digitalisierung sein, weil du mit Verfahrensdokumentation das Original entsorgen darfst. Das ist aber ganz schön aufwendig!
Wir sagen: Am besten schaffst du digitale Kommunikationswege, indem du deine Lieferanten bittest, dir Rechnungen in Zukunft digital zu schicken. Mit der eRechnungs-Pflicht ab 2025 muss das sich bald eh in deinen Alltag einfügen.
Die Vorteile eines revisionssicheren Archivs liegen nicht nur in der Erfüllung rechtlicher Anforderungen, sondern auch in der Effizienzsteigerung der Arbeitsabläufe.
Dokumente sind sauber archiviert und schnell auffindbar, was zeitaufwendige Suchen in physischen Ordnern überflüssig macht. Unser Fazit: Bei der Suche nach einer neuen Lösung ist es wichtig, dass diese nicht nur GoBD-konform ist, sondern auch eine revisionssichere Archivierung gewährleistet, um so den Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig effizienter zu arbeiten.