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Sachliche Rechnungsprüfung - analog oder digital?

Sachliche Rechnungsprüfung - analog oder digital?

Inhaltsverzeichnis

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Eine sachliche Rechnungsprüfung sollte eigentlich immer durchgeführt werden, sobald der Lieferschein zu einer Bestellung vorliegt. Aber warum ist die sachliche Rechnungsprüfung überhaupt so wichtig? Und gibt es eine Verpflichtung dazu, eine solche Prüfung durchzuführen? Wir haben einen Überblick und eine Checkliste zusammengestellt.

Was bedeutet sachliche Rechnungsprüfung?

Sachliche Rechnungsprüfung, oder auch inhaltliche Rechnungsprüfung, bedeutet, dass ein Unternehmen nachprüft, ob erbrachte Dienstleistungen oder Lieferungen richtig abgerechnet wurden. Zu jeder Lieferung gibt es einen Lieferschein, der im Rahmen dieser Prüfung mit der Rechnung verglichen wird. Im Idealfall nimmt die Person, die die Bestellung aufgegeben hat, auch die sachliche Rechnungsprüfung vor.

Das Problem hierbei ist aber, dass gerade in größeren Unternehmen die Wege schon mal länger sein können. Prozesse sind oft etwas schwerfälliger, verschiedene Personen sind involviert und bis die sachliche Rechnungsprüfung einmal abgeschlossen ist und die Rechnung gebucht werden kann, vergeht einiges an Zeit. Um aber zum Beispiel Skonto in Anspruch nehmen zu können, ist in der Regel eine zügige Zahlung notwendig - ist die Frist verpasst, ärgert man sich über verschenkten Skonto. Es lohnt sich daher, die sachliche Rechnungsprüfung möglichst zeitnah und effizient durchzuführen.

Die Rechnungsprüfung führt immer das Department durch, das durch interne Regelungen die Verantwortung dafür hat. In der Regel ist das die Buchhaltung. Immer wieder gibt es aber auch Überschneidungen mit Logistik und Einkauf, so dass die Buchhaltung die Daten der beiden anderen Abteilungen einholen muss. Als allein agierende:r Unternehmer:in ist man für diese Vorgänge selbst verantwortlich. Da eine fehlerhafte Rechnung die Berechtigung auf Vorsteuerabzug kosten kann, ist in manchen Fällen eine gute Rechnungsprüfung sogar Gold wert. 

Was bedeutet formale Rechnungsprüfung?

Anders als bei der sachlichen Rechnungsprüfung werden bei der formalen Rechnungsprüfung die formellen Vorschriften und deren Einhaltung überprüft. Schließlich können formell fehlerhafte Rechnungen, wenn z. B. Pflichtangaben fehlen, zu Problemen mit dem Finanzamt führen.Die formale Rechnungsprüfung sollte man übrigens direkt nach dem Rechnungseingang durchführen. So kann verhindert werden, dass eine fehlerhafte Rechnung weiter bearbeitet wird und bei Korrekturen alles im System geändert werden muss. Stattdessen schickt man eine fehlerhafte Rechnung am Besten zurück an den:die Rechnungssender:in mit der Bitte, die entsprechenden Korrekturen vorzunehmen. 

Muss ich eine Rechnungsprüfung vornehmen?

Grundsätzlich gibt es eine Rechnungsprüfungspflicht. Allerdings ist die nicht in Paragraphen festgelegt. Es kann aber bei Betriebsprüfungen Probleme mit ungültigen Rechnungen oder chaotischer Buchhaltung - und dadurch Ärger mit dem Finanzamt - geben. Allein, um solche Vorfälle zu vermeiden, lohnt sich eine sachliche Rechnungsprüfung. 

In der Regel läuft eine Rechnungsprüfung so ab:

  1. Formale Prüfung: Sind nach § 14 UStG alle Anforderungen erfüllt? Wenn alle erforderlichen Pflichtangaben vorhanden sind, ist die formale Prüfung bestanden.
  2. Sachliche Prüfung: Die Person, die die Bestellung getätigt hat, sollte nun Lieferschein und Bestellung vergleichen. Auch wichtig ist, ob die Ware einwandfrei geliefert wurde.
  3. Subprüfung: Falls andere Personen in die Absprache und Klärung zu einer Rechnung mit einbezogen werden sollen, dann kann das im dritten Schritt der Rechnungsprüfung erfolgen. Eventuelle Probleme können dann gelöst werden.
  4. Rechnungsfreigabe: Falls eine andere Person im Unternehmen die Rechnung freigeben muss, kann diese nun benachrichtigt werden. 

Die Schritte der sachlichen Rechnungsprüfung

Bei der sachlichen Rechnungsprüfung werden die folgenden Punkte kontrolliert:

  • Ist die Rechnung gerechtfertigt?
  • Stimmt die Menge oder der Umfang der Produkte bzw. Dienstleistungen?
  • Wurden die Leistungen zufriedenstellend erbracht oder geliefert?
  • Welche Kostenstellen sind für die interne Leistungsverrechnung relevant?
  • Sind auf der Rechnung alle verpflichtenden Angaben nach §§ 14 und 14a im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgehalten?

In den meisten Unternehmen laufen diese Schritte noch analog ab, d.h. die prüfende Person hat eine papierbasierte Checkliste.

Probleme bei der analogen Rechnungsprüfung

Die gängigsten Probleme, die bei der sachlichen Rechnungsprüfung auftauchen sind  zum einen Abweichungen Preis- oder Mengenangaben, die eine Korrigierung der Rechnung erfordern.

Zum anderen zieht sich der Prozess der Rechnungsprüfung, wie oben schon erwähnt, oft extrem in die Länge. Rechnungen werden intern an verschiedene Stellen und durch verschiedene Abteilungen weitergeleitet. Zum Teil entstehen Rückstaus, weil z. B. Rückfragen nicht direkt geklärt werden, die Checkliste am Schreibtisch unter einem Berg von Ordnern vergessen wird oder die Person für die Freigabe gerade nicht vor Ort ist.  Bis die Rechnung vollständig geprüft und freigegeben wurde vergeht viel Zeit. Viele Unternehmen setzen daher zunehmend auf digitale Prüf- und Freigabe-Workflows.

Die Vorteile einer digitalen Rechnungsprüfung

Um Probleme der analogen Rechnungsprüfung zu vermeiden, bietet sich ein digitalisierter Prozess an. Ziel ist, als Unternehmen möglichst automatisiert überprüfen zu können, ob eine Rechnung formal und sachlich korrekt ist. Zu diesem Zweck sollten eingehende Rechnungen möglichst komplett digital abgebildet werden. Dies erfordert zum einen einen digitalisierten Rechnungseingang, zum anderen eine elektronische Erfassung (in der Regel mittels OCR-Technologie) der Rechnungsdaten. Intelligente Rechnungsmanagement-Softwares wie CANDIS sind in der Lage, Rechnungsdaten auf formale Richtigkeit zu überprüfen.

Durch Prüf- und Freigabe-Workflows können Rechnungen der verantwortlichen Person zugeteilt und nach erfolgreicher Prüfung per Klick freigegeben werden. Rückfragen zu einzelnen Rechnungen können über eine Kommentarfunktion zeitnah und direkt in der Software geklärt werden. Smarte Erinnerungsfunktionen sorgen außerdem dafür, dass keine Rechnungsprüfung versäumt wird.

Diese Art der digitalen Prüfung und Freigabe ist gegenüber der klassischen Unterschriftenmappe wesentlich zeiteffizienter und für Mitarbeiter:innen sehr viel flexibler. Papierbasierte Checklisten zur Rechnungsprüfung gehören somit der Vergangenheit an.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung auf einen Blick: 

  • Der gesamte Prozess ist effizienter, die Durchlaufzeiten sind kürzer und die Kosten niedriger
  • Durch automatische Auslesung der Rechnungsdaten werden Fehlerquellen minimiert
  • In einer Rechnungsmanagement-Software wie CANDIS wird jeder Prozessschritt nachvollziehbar dokumentiert
  • Bessere Kontrollmöglichkeiten
  • Bessere Übersicht über alle Belegdaten
  • Digitale Prüf- und Freigabe-Workflows sind in der Regel mehr GobD-konform als analoge Prozesse
  • Weniger Papierchaos 

Fazit

Bei der sachlichen Rechnungsprüfung wird der Lieferschein mit der Bestellung verglichen, um Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung zu vermeiden. Die Rechnungsprüfung ist grundsätzlich verpflichtend, aber vom Gesetzgeber nicht in Paragraphen festgehalten. Dennoch können fehlerhafte Rechnungen und sachlich falsche Angaben nicht nur zu Chaos, sondern auch zu Ärger mit dem Finanzamt und dem Verlust des Vorsteuerabzugs führen. Eine digitalisierte Rechnungsprüfung erlaubt Unternehmen, Rechnungen möglichst zeitnah und automatisiert zu prüfen. Dank digitaler Prüf- und Freigabe-Workflows können Rechnungen in wenigen Schritten überprüft und freigegeben werden. 

Hannah Bachmann
Hannah Bachmann

Content Writer

Hannah schreibt seit vielen Jahren Artikel und hat sich auf alle Themen rund um Rechnungsmanagement und vorbereitende Buchhaltung spezialisiert.

FAQ

Was bedeutet sachliche Rechnungsprüfung?
Was sind die Schritte der sachlichen Rechnungsprüfung?
Welche Vorteile bringt eine digitale Rechnungsprüfung?

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