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Scannen war Gestern - Wir zeigen Ihnen die Alternative!

Scannen war Gestern - Bekämpfen Sie keine Symptome, lösen Sie Probleme!

Unternehmen sollten bei der Rechnungsverarbeitung neue Wege gehen. Immer mehr Firmen digitalisieren Ihre Rechnungsverarbeitung und orientieren sich dabei an einem Zukunftsmodell, mit dem sie einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil erlangen. Sie müssen Ihre Rechnungen nicht mehr einscannen können gleichzeitig vom Vorsprung profitieren, den Sie durch ein digitales Rechnungsmanagement erhalten.

Neue Strategien für die Umstellung auf ein digitales Rechnungsmanagement

Die meisten Rechnungen bekommt eine Privatperson per E-Mail. Amazon legt  der Sendung in der Regel noch einen Lieferschein in Papierform bei, aber die Rechnung erhält der Kunde im PDF-Format. Über die letzten Jahre war ein stetiges Wachstum von solchen nativen - also nicht eingescannten, sondern tatsächlich digitalen - PDF-Rechnungen zu erkennen. Diese fundamentale Veränderung im Versand und Empfang von Rechnungen erfordert neue Strategien in der Rechnungsverarbeitung, die in vielen Unternehmen noch nicht existieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren - und sich so in der Zukunft viel Arbeit sparen können.

Verschiedene Prozessabläufe koexistieren oft im Unternehmen

Die Art und Weise wie Rechnungen versendet und empfangen werden, hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Die meisten Unternehmen verarbeiten ihre Eingangsrechnungen aber noch genauso wie vor zehn Jahren. Hier kommen zwei Arbeitsweisen zusammen, die neue und die alte Welt kollidieren. Moderner Rechnungsempfang verträgt sich nicht mit alten Strategien, es entstehen Probleme. Diese machen sich manchmal direkt bemerkbar, manchmal werden sie jedoch auch erst Jahre später im Rahmen einer Betriebsprüfung evident.

Die drei größten Probleme und Fehlerquellen an dieser Stelle sind die Folgenden:

1. Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden
2. Mit Papierbelegen kann man nicht einfach von überall aus arbeiten
3. Die digitale Rechnungsverarbeitung von Papierrechnungen ist aufwendig

Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden

Das BMF-Schreiben vom 14. November 2014, mit welchem die Finanzverwaltung die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht hat, schreibt vor, dass Belege im Originalformat aufzubewahren sind.


Die Papierrechnung muss im Papierformat aufbewahrt werden. Die PDF-Rechnung muss im PDF Format aufbewahrt werden. Briefe, die für die Finanzbuchführung relevant sind, müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden. Entsprechende E-Mails auch. Lediglich E-Mails, die ähnlich einem Briefumschlag eine reine Transportfunktion haben, brauchen nicht archiviert werden.


Die Eingangsrechnung, die per E-Mail kam und ausgedruckt wurde, damit sie per Freigabemappe in den Umlauf gebracht werden kann? Ist eine Kopie. Die Originalrechnung muss im PDF aufbewahrt werden. Die E-Mail, die Sonderkonditionen zur Zahlung enthielt? Muss aufbewahrt werden.


Das kann schnell unübersichtlich werden. Trotzdem versuchen viele Unternehmen, digitale Rechnungen mit alten Strategien zu verarbeiten, wobei Fehler passieren.

Mit Papierbelegen kann man nicht einfach von überall aus arbeiten

Covid-19 hat die Digitalisierung massiv beschleunigt. Dinge, die einige Unternehmen für schwierig umsetzbar bis gar unmöglich hielten, wurden plötzlich möglich. Mit dem anhaltenden Lockdown ist wahrscheinlich die drastischste Änderung die Möglichkeit von Zuhause aus zu arbeiten. Aber auch schon davor standen Unternehmen mit mehreren Standorten vor dem Problem, Eingangsrechnungen zwischen den Standorten auszutauschen. Häufig per Post. Mitarbeiter die trotz Lockdown regelmäßig ins Büro fahren mussten um Aktenordner zu holen oder die Post zu bearbeiten? Nichts Ungewöhnliches.

Vor zehn Jahren war das kein Problem. Aber die Zeiten haben sich geändert. Heute möchten Mitarbeiter die Freiheit haben, von überall aus zu arbeiten. Hier liegt es am Unternehmen, die Finanzbuchhaltung so zu gestalten, dass das ohne Probleme möglich ist.

Die digitale Rechnungsverarbeitung von Papierrechnungen ist aufwendig

Rechnungen müssen nicht nur gebucht werden. Sie müssen auch freigegeben werden und es müssen Rückfragen beantwortet werden. Sie müssen bezahlt und geprüft werden.

Macht man das mit Papierrechnungen manuell, ist der Prozess relativ einfach. Die Rechnung kommt per Post an, wird per Freigabemappe in den Umlauf geschickt und dann per Online Banking bezahlt. Die Zahlung muss manuell eingegeben und ausgelöst werden. Der Beleg muss händisch erfasst und gebucht werden.

Wenn man Papierrechnungen jedoch scannt, funktioniert das nicht reibungslos. Bei gescannten Rechnungen müssen die Belegdaten aus einer Bilddatei mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) zunächst in Text umgewandelt werden. Häufig kommt es hier zu Fehlern oder Teile der Belegdaten werden gar nicht erkannt.

Mit digitalen Eingangsrechnungen gibt es bessere Wege.

Mit digitalen Eingangsrechnungen gibt es bessere Wege. Text aus nativen PDFs, die nicht gescannt sind, muss nicht per OCR ausgelesen werden. Er kann direkt aus dem PDF ausgelesen werden. Der Zahlungsverkehr sollte ein Nebenprodukt der Erfassung sein, kein extra Schritt.

Stattdessen wird oft versucht, digitale Eingangsrechnungen mit dem alten Prozess zu verarbeiten. Der Prozess war sehr erfolgreich für Papierrechnungen, bei digitalen Rechnungen sorgt er jedoch für überflüssige Arbeit . Etwas, das in Minuten erledigt sein sollte, dauert Stunden.

Neue Strategien müssen her

Einige Unternehmen haben ihre Strategien jedoch angepasst und profitieren von einem überwiegend digitalen Rechnungsempfang.

  1. Lieferanten konsequent auf digitalen Rechnungsempfang umstellen
  2. Kommunikation und Rechnungsempfang trennen
  3. E-Mail Postfächer vermeiden
  4. Mitarbeiter aus der Gleichung nehmen
  5. Rechnungen aus Portalen digital abrufen

Wie sehen diese neuen Strategien aus?

Lieferanten konsequent auf digitalen Rechnungsempfang umstellen

Viele Unternehmen bekommen die meisten Rechnungen noch in Papierform. Das kann schnell und einfach geändert werden, jedoch stellen Unternehmen beim Versuch die Situation zu verbessern häufig die falschen Fragen.

Anstelle von:

„Wie scannen wir denn am besten unsere Rechnungen?”

muss die folgende Frage gestellt werden:

„Wie können wir unseren Rechnungsempfang konsequent digitalisieren?”

Mit digitalisieren ist nicht der Versuch gemeint, Papierrechnungen zu digitalisieren. Es ist die konsequente Digitalisierung von Rechnungen an der Quelle gemeint. Das ist in dem Fall der Lieferant. Wenn Sie also das nächste Mal eine Papierrechnung bekommen, kontaktieren Sie direkt den Lieferanten. Mit dieser E-Mail Vorlage geht das ganz einfach:

Die meisten Lieferanten können den Versand problemlos umstellen. Natürlich nicht alle, aber es gibt eine ganz klare Entwicklung. Schon jetzt kommen die meisten Eingangsrechnungen per E-Mail und mit der Zeit werden alle Lieferanten ihre Systeme modernisiert haben. Der Punkt ist: Scannen löst das falsche Problem. Das richtige Problem ist etwas anderes und kann relativ leicht gelöst werden.

Kommunikation und Rechnungsempfang trennen

Die Lieferanten werden konsequent angeschrieben und schicken ihre Eingangsrechnungen direkt per E-Mail. Wir müssen Kommunikation über Rechnungen und den Empfang der Rechnung als zwei getrennte Prozesse verstehen. Die einfachste Lösung ist, zwei verschiedene E-Mail Adressen dafür einzurichten.

Lieferanten sollten konsequent darauf hingewiesen werden, dass E-Mails, die an rechnung@mein-unternehmen.de geschickt werden, bis auf die Rechnung selbst, nicht gelesen werden. Kunden haben oft Einwände dagegen. „Das geht bei uns nicht” oder „Das können wir nicht machen” sind typische Sätze, die ich in Gesprächen höre. Ich bin jedoch anderer Meinung. Ich denke, dass so etwas möglich ist. Wenn man noch überwiegend Papierrechnungen bekommt, kann man seine Lieferanten auch einmal gesammelt per E-Mail anschreiben. Das setzt natürlich einigermaßen gepflegte Stammdaten voraus. Ansonsten müssen Lieferanten jedes Mal einzeln angeschrieben werden, sobald eine Papierrechnungen von einem Lieferanten kommt. Hier sollte es eine entsprechende Vorlage geben, die der Kunde nutzen kann.

Spezifikationen für den elektronischen Rechnungsempfang des Unternehmens

Man kann das Anschreiben auch noch um weitere Dinge ergänzen. Beispielsweise hat es sich bei CANDIS bewährt, wenn in jeder Rechnung mindestens der Vor- und Nachname des Bestellers steht und die Kostenstelle, falls so etwas wichtig ist. Übrigens ist es immer von Vorteil, wenn man pro Kostenstelle nur eine Eingangsrechnung bekommt. Also wenn man schon mal dabei ist, kann man Lieferanten, die immer eine Rechnung für mehrere Kostenstellen schicken, gleich fragen, ob sie das ändern können. Mit jedem Schritt hin zu einem standardisierten Prozess steigt die Automation und sinkt die Fehleranfälligkeit. Und man gewinnt mehr Kontrolle über seinen Rechnungsverarbeitungsprozess.

Es wird ein bisschen dauern und vielleicht wird Kommunikation verloren gehen, wenn ein Lieferant es nicht schafft, die Änderung umzusetzen. Aber langfristig sind die Vorteile enorm:

  • Kein Abarbeiten des E-Mail Postfachs mehr um zu entscheiden, was relevant ist und was nicht
  • Eingangsrechnungen kommen vollautomatisch an
  • Alle wichtigen Angaben zur Buchung stehen in der Rechnung selbst

E-Mail Postfächer vermeiden

Kommunikation und Rechnungen kommen nun getrennt an. Idealerweise stehen sogar alle wichtigen Angaben direkt auf der Eingangsrechnung und nichts in der E-Mail. Im nächsten Schritt schaffen wir nun das Postfach zum Rechnungsempfang idealerweise komplett ab. Wie schon erwähnt, müssen Belege immer im Originalformat archiviert werden. Das ist ein Problem, denn wenn Rechnungen in einem Postfach ankommen, dann muss das Postfach archiviert werden, und zwar unveränderbar. Die meisten normalen E-Mail Postfächer können das nicht leisten.

Ich würde darauf achten ein Programm zu nutzen, dass neben dem reinen Import auch gleich die Archivierung mit übernimmt.

Geschweige denn E-Mail Postfächer von Mitarbeitern, die nicht zentral verwaltet werden. Also am besten die Thematik lieber gleich ganz vermeiden. Die meisten modernen Programme zur vorbereitenden Buchhaltung haben einen E-Mail Import. Ich würde darauf achten ein Programm zu nutzen, dass neben dem reinen Import auch gleich die Archivierung mit übernimmt. So löst man gleich mehrere Probleme: Der Prozess ist GoBD konform und macht gleichzeitig weniger Arbeit.

Mitarbeiter aus der Gleichung nehmen

Mitarbeiter sind nicht das Problem, sondern Teil der Lösung in jedem Unternehmen. Aber Mitarbeiter aus der Finanzbuchführung und alle anderen Mitarbeiter haben sehr unterschiedliche Ziele. Das Ziel der Finanzbuchführung ist es, alle Anforderungen an die Gesetzgebung zu erfüllen und ein gutes Reporting zu erstellen. Der Mitarbeiter aus dem Marketing hat das nicht. Das Problem ist, dass der Mitarbeiter aus dem Marketing Leistungen einkaufen kann und so seinen Job erledigt hat. Dass am Ende die Rechnung fehlt ist egal, da die Leistung ja schon erbracht wurde. Wen kümmert es also, dass die Finanzbuchführung noch die Eingangsrechnung braucht? Das Problem sind also nicht unwillige Mitarbeiter, sondern schlicht und einfach Ziele, die nicht immer deckungsgleich sind.

Besser ist es, wenn der Lieferant die Rechnung direkt an die zentrale E-Mail zum Rechnungsempfang schickt.

Es gibt eine einfache Lösung für das Problem: Sie sollten den Mitarbeiter aus der Gleichung nehmen. Mal angenommen Eingangsrechnungen kommen alle per E-Mail in ihr Postfach. Nun sieht man beim Erfassen der Eingangsrechnung, dass sie von einem Mitarbeiter weitergeleitet wurde. Das ist eine potentielle Fehlerquelle. Der Mitarbeiter kann vergessen die E-Mail weiterzuleiten. Dann muss man hinterher laufen. Besser ist es, wenn der Lieferant die Rechnung direkt an die zentrale E-Mail zum Rechnungsempfang schickt. Jedes Mal wenn man so etwas bemerkt, ist das wieder ein Signal den Lieferanten bzw. den Mitarbeiter zu kontaktieren und das zu ändern. Schritt für Schritt wird der Prozess so immer robuster. Und wenn Mitarbeiter einkaufen, sagt man ihnen am besten, dass sie einfach die zentrale E-Mail zum Rechnungsempfang verwenden wollen. Dann werden sie auch weniger von der Finanzbuchführung genervt.

Rechnungen aus Portalen digital abrufen

Der letzte Baustein zu einem weitgehend vollautomatischen Rechnungsempfang sind Rechnungen aus Portalen. Auch wenn das über die vergangenen Jahre immer mehr abgenommen hat (auch Telekom versendet Rechnungen mittlerweile per E-Mail), gibt es immer noch einige Anbieter, bei denen man sich ins Portal einloggen muss, um die Rechnung herunterzuladen. Vor allem US-amerikanische Anbieter gehören dazu.

Das kann man mit Anbietern wie Get my invoices oder Invoice Fetcher lösen. Die so heruntergeladenen Rechnungen kann man dann auch per E-Mail weiterleiten und importieren.

Vor ein paar Jahren lief der Rechnungsempfang noch überwiegend über Post und Brief. Die Zukunft aber wird von E-Mail und digitalen Eingangsrechnungen dominiert werden. Es gibt bessere Wege, Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es wird Zeit, die alten Strategien über Bord zu werfen und seine Prozesse zu modernisieren.

Denn die nächste Welle steht schon vor der Tür: Bei XRechnungen und ZUGFeRD Rechnungen sind die Rechnungsdaten per XML Daten in die PDF Datei eingebettet. Kein Auslesen mehr erforderlich. Aber wer nicht auf neue Wege zur Rechnungsverarbeitung setzt, wird davon nicht profitieren können. Und die Unternehmen, die davon profitieren, werden einen Vorsprung erlangen, den man vermutlich nicht so leicht wird aufholen können.

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Lars Böhnke

Lead Product Manager

Vom Steuerassistenten zum Produktmanager. Interessiert an allem, was mit Buchhaltung, Produkt und Wachstum zu tun hat.

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