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Warum Buchungstexte schreiben out ist

Unternehmen fragen uns immer wieder, warum sie keine Buchungstexte in CANDIS integrieren können. Wir erklären in diesem Artikel, warum das nicht mehr notwendig ist und geben Tipps, falls es doch noch mal gemacht werden sollte.

Was sind Buchungstexte?

Zuerst einmal die Frage: Was ist überhaupt ein Buchungstext? Ein Buchungstext ist eine Kurzbeschreibung, die zu einer Buchung hinzugefügt wird. Diese werden in der Buchhaltung verwendet, um einen Geschäftsvorfall genauer zu beschreiben. Viele Unternehmen glauben, dass sie einen Buchungstext verfassen müssen. Diese Annahme gibt es vor allem in Finanzabteilungen, die ihre Belege noch nicht digitalisiert haben. 

Warum in CANDIS keine Buchungstexte mehr benötigt werden

CANDIS agiert als ein Vorsystem, das  ausschließlich mit digitalen Belegen arbeitet. Alle relevanten Informationen zu dem Geschäftsvorfall werden in CANDIS automatisch aus dem Beleg ausgelesen. Buchungsinformationen wie Sachkonten und Buchungsschlüssel können ergänzt werden. Eine doppelte Erfassung der Informationen ist nach dem Hochladen der Rechnung in DATEV Unternehmen online nicht mehr nötig. 

Alle Informationen, die in CANDIS angegeben werden, werden direkt an DATEV Unternehmen online übertragen. Der Beleg wird in DATEV bereitgestellt und kann direkt in der Buchhaltung mit allen in CANDIS angegebenen Informationen abgerufen und verbucht werden. Da zu jeder Buchung ein digitaler Beleg vorhanden ist, müssen keine Informationen, die aus dem Beleg hervorgehen, in einem Buchungstext zusätzlich gespeichert werden.

Zudem ist ein Buchungstext laut Bundesfinanzhof-Urteil vom 01.10.1969 (BStBl II, 1970, S. 45) nicht zwingend erforderlich, solange der Sachverhalt aus dem Belegbild und Informationen wie Sachkonto (zum Beispiel „Porto”) ersichtlich ist. 

Mit digitalen Prozessen hat sich viel verändert: Früher bestand die Buchhaltung noch vollständig aus Papierrechnungen. Ein Buchungstext konnte dem Nutzer bei Papierrechnungen helfen, schnell herauszufinden, welchen Zweck die Rechnung hatte. Heute ist es das Ziel, wiederkehrende Prozessschritte immer mehr zu automatisieren und manuelle Arbeit zu reduzieren. Rechnungen müssen nicht mehr im Archiv gesucht werden, mithilfe von CANDIS werden diese zentral innerhalb einer Software abgelegt und können jederzeit aufgerufen werden. Zusätzlich wird mithilfe von digitaler Buchhaltung an jeden Buchungssatz ein Belegbild hinzugefügt. Somit entfällt auch eine individuelle Beschreibung der Rechnung.

Trotzdem einen Buchungstext vergeben?

Wir zeigen, wie der Buchungstext schnell und effizient im CANDIS-Buchungsvorschlag in DATEV ergänzt werden kann:

In dem Buchungstext-Feld werden die Informationen eingetragen

Probier' es aus!

  1. Mit der Taste „Ende" gelangst du sofort zum Buchungstext.
  2. Mit der Taste „F3" können aus der Buchungszeile, Buchungstexte erstellt und für andere Buchungen verwenden werden.
  3. Werden Buchungstexte im Menü „Buchungstexte auswählen” angelegt,  erhalten diese eine Nummer. Im Buchungsvorschlag kann die Nummer eingetragen werden und mit „STRG + b” direkt in den Vorschlag importiert werden.

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Mark

Content Writer

Mark ist der Content Writer bei CANDIS. Er hat jahrelange Erfahrung in der akademischen Forschung und im Schreiben. Er prüft Artikel auf Fakten, interviewt Finanzexperten und schreibt über die wichtigsten Trends in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen und Digitalisierung.

FAQ

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