CANDIS > Blog > So digitalisieren Sie das Rechnungsmanagement

So digitalisieren Sie das Rechnungsmanagement

Rechnungsmanagement in Deutschland ist überwiegend papierbasiert

Die Umstellung auf digitale Prozesse hat enorme Auswirkungen auf Unternehmen: Vom kleinen Start-up bis hin zu Großkonzernen. Viele Bereiche ​​sind in Unternehmen bereits digitalisiert.

Ein Bereich der noch nicht vollständig digitalisiert wurde, ist jedoch der Finanzbereich. Insbesondere der Rechnungsmanagement-Prozess vieler klein- und mittelständischer Unternehmen ist oft noch papierbasiert.

Definition: Was ist Rechnungsmanagement?

Rechnungsmanagement wird als der Prozess definiert, in dem ein Unternehmen Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern erhält, den Rechnungen wichtige Informationen einschließlich Kostenstellen hinzufügt, die Rechnungen genehmigt oder ablehnt, die Rechnungen zur Zahlung verarbeitet und die erforderlichen Informationen in ein digitales Buchungssystem importiert .

Der Rechnungseingang

Die meisten klein- und mittelständischen Unternehmen in Deutschland erhalten eine Mischung aus Papier- und digitalen Rechnungen. Papierrechnungen werden entweder per Post verschickt oder beim Verkauf/bei der Erbringung des Services verteilt. Digitale Rechnungen werden meist als PDF-Anhang per E-Mail versendet.

Beim Rechnungseingang werden Belege gesammelt, sortiert und an interne Buchhalter oder einen externen Steuerberater weitergeleitet. Bei Papierrechnungen wird die Rechnung oft gescannt und dann per E-Mail an eine interne E-Mail-Adresse oder an den Steuerberater der Kanzlei gesendet.

Am Ende des Rechnungseingangs sind die Rechnungen eingegangen, sortiert und können in die nächste Phase des Rechnungsmanagement-Prozesses übergehen.

So digitalisieren Sie das Rechnungsmanagement in der Phase Rechnungseingang

Während es in Deutschland noch nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, dass Lieferanten elektronische Rechnungen versenden, ist es fast immer sinnvoll, Lieferanten oder Dienstleister aufzufordern, von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen umzustellen. In manchen Fällen (zum Beispiel in Restaurants oder bei kleinen Bargeldtransaktionen) ist es einfach nicht möglich, elektronische Rechnungen zu versenden.

In den meisten Fällen, und insbesondere bei Lieferanten oder Dienstleistern, mit denen Sie regelmäßig Geschäfte machen, ist ein Wechsel von Papier- auf elektronische Rechnungen möglich und wünschenswert.


Um Lieferanten oder Dienstleister aufzufordern, elektronische Rechnungen per E-Mail zu versenden, senden Sie ihnen einfach eine E-Mail mit dieser Vorlage.

Die Vorteile digitaler Rechnungen im Rechnungseingang des Rechnungsmanagement-Prozesses liegen auf der Hand:

  • Rechnungen werden per E-Mail schneller empfangen
  • Digitale Rechnungen müssen nicht manuell gescannt werden, was Zeit und Kosten des Scanners spart

Die Rechnungsfreigabe

Sobald Rechnungen gesammelt wurden, gelangen sie in den Rechnungsfreigabeprozess. In dieser Phase werden Rechnungen überprüft und anschließend entweder genehmigt oder abgelehnt. Zunächst müssen Rechnungen der entsprechenden Abteilung, Kostenstelle, dem Hauptbuch und dem oder den Freigebern zugeordnet werden.

Dies ist notwendig, damit Buchhalter und Finanzmanager die Rechnungen als kurzfristige Schulden im Hauptbuch erfassen können - damit die Finanzabteilung, kurz gesagt, versteht, wofür das Unternehmen bezahlt und warum sie dafür bezahlen.

Spätestens hier nimmt die Komplexität des Rechnungsmanagements zu. Eine einzelne Rechnung eines Lieferanten kann beispielsweise mehrere Artikel enthalten, die von verschiedenen Abteilungen bestellt wurden. Dies könnte darauf hindeuten, dass eine einzelne Rechnung mehrere verschiedene Kostenstellen und Freigeber haben kann.

Sobald eine Rechnung ordnungsgemäß geprüft und zusätzliche Informationen hinzugefügt wurden, muss sie von der entsprechenden Abteilung genehmigt werden. Je nach Firma und Rechnungsbetrag kann die Freigabe durch eine einzelne Person erfolgen.

In anderen Fällen kann es mehrere Freigeber geben, die in einer vordefinierten Reihenfolge genehmigen müssen. Zum Beispiel die Person, die die Dienstleistung bestellt hat, gefolgt von ihrem Vorgesetzten, gefolgt von einem Buchhalter, gefolgt von dem Finanzmanager - und sogar dem CFO, wenn der Betrag einen bestimmten Schwellenwert überschreitet.

Jeder Schritt im Freigabeprozess muss aufgezeichnet werden: Sowohl für interne Kontrollzwecke, als auch um eine ordnungsgemäße Dokumentation für zukünftige Prüfungen zu gewährleisten.

In vielen deutschen Unternehmen ist der Rechnungsfreigabeprozess noch immer in erster Linie ein analoges Verfahren. Rechnungen werden in einer Unterschriftenmappe abgelegt und manuell von einer Person zur nächsten getragen. Auch elektronisch eingegangene Rechnungen werden ausgedruckt, in die Mappe gelegt und zur manuellen, physischen Freigabe verteilt.

So digitalisieren Sie die Rechnungsfreigabe

Papierbasierte Freigabeprozesse sind aus mehreren Gründen nachteilig. Erstens sind sie zeitaufwendig. Zweitens sind sie zunehmend unpraktisch, da sich die Wirtschaft auf verteilte und dezentrale Arbeitsstrukturen verlagert. Drittens ist es unmöglich, einen Überblick darüber zu haben, welche Rechnungen von welchen Freigebern genehmigt werden müssen.

Die Digitalisierung des Rechnungsfreigabeprozesses gelingt am effizientesten durch den Umstieg auf eine Rechnungsmanagement-Software.

Mit der Rechnungsmanagement-Software haben sowohl Finanzmanager als auch einzelne Freigeber einen zentralen Ort, an dem sie Rechnungsfreigaben vornehmen und den Status ausstehender Freigaben verfolgen können.


Importieren in ein digitales Buchhaltungstool

Nachdem eine Rechnung zur Weiterverarbeitung freigegeben wurde, müssen die Informationen in ein digitales Buchhaltungssystem importiert werden.

Bei papierbasierten Rechnungsmanagementprozessen nehmen Unternehmen typischerweise manuelle Dateneingaben in ihrer Buchhaltungssoftware vor. Dabei müssen alle Informationen aus der Papierrechnung manuell in die Software eingegeben werden. Zu den einzugebenden Informationen gehören unter anderem:

  • Name und Anschrift des Dienstleisters
  • Menge und Preis der verkauften Waren
  • ggf. die Kostenstellen
  • ggf. das G/L
  • Das Datum jedes Genehmigungsschrittes
  • Der Name jedes Freigebers
  • Alle anderen firmen- oder lieferantenspezifischen Informationen

Nachdem alle diese Informationen in das Buchhaltungstool hochgeladen wurden, können sie zur Zahlung verarbeitet werden.

So digitalisieren Sie den Import in digitale Buchhaltungssoftware

Das manuelle Importieren von Informationen aus Rechnungen in Ihr digitales Buchhaltungssystem kann effektiv sein. Aber es ist wahrscheinlich auch sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Buchhalter wechseln oft zwischen Stapeln von Papierrechnungen, Unterschriftenmappen und der Buchhaltungssoftware. Enthält jede Rechnung mehrere Informationen, steigt die Anzahl potenzieller Fehler exponentiell an.

Die manuelle Rechnungsverarbeitung führt zu mindestens drei wesentlichen Arten von Problemen:

  • Finanzmanager haben keine genauen Informationen über den Status von Rechnungszahlungen, Lieferanten oder Dienstleistern
  • Zahlungsinformationen können verloren gehen, falsch sein oder verspätet sein. Dies kann bei Lieferanten oder Dienstleistern zu Frustration führen
  • Im Falle einer Prüfung können die Informationen schwer zu finden sein und jeder Schritt des Entscheidungsprozesses muss genau beschrieben werden

Die Digitalisierung dieses Schrittes des Rechnungsmanagementprozesses ist unkompliziert. Anstatt Rechnungsinformationen manuell in ein digitales Buchhaltungssystem einzugeben, kann der Rechnungsmanagementprozess von Anfang an digitalisiert werden.


Der erste Schritt besteht darin, die Lieferanten aufzufordern, alle ihre Rechnungen elektronisch zu senden, am einfachsten per E-Mail mit angehängtem PDF.

Als Nächstes können E-Mail-Postfächer manuell gescannt und mithilfe von Diensten wie „GetMyInvoices“ gefiltert werden.

Rechnungen können dann automatisch in Rechnungsmanagement-Tools importiert werden. Das Rechnungsmanagement-Tool scannt die Rechnungen nach wichtigen Informationen wie Lieferantenname, Adresse, Kostenstelle usw. Jeder dieser Datenpunkte wird an die Originalrechnung angehängt, sodass Rechnungen leicht durchsucht werden können - auch wenn sie in einem digitalen Archiv gespeichert sind.


In einer modernen Rechnungsmanagement-Software können Rechnungen an die richtigen Abteilungen weitergeleitet werden und Freigeber erhalten Benachrichtigungen, dass eine Genehmigung erforderlich ist. Sobald Rechnungen von allen erforderlichen Freigebern freigegeben wurden, werden die Daten automatisch und sofort in das digitale Buchhaltungssystem übertragen. Es ist keine manuelle Dateneingabe erforderlich und die Daten werden sofort gesendet.

Fazit: So digitalisieren Sie das Rechnungsmanagement

Der Rechnungsmanagementprozess lässt sich grob in drei Hauptphasen unterteilen:

  • Rechnungseingang 
  • Rechnungsfreigabe 
  • Rechnungsexport

Um den Rechnungseingang des Rechnungsmanagementprozesses zu digitalisieren, ist es wichtig, von Anfang an zu digitalisieren. Das heißt, wir bitten Lieferanten und Dienstleister, digitale Rechnungen bereitzustellen und diese elektronischen Rechnungen sofort und vorzugsweise automatisch in eine Rechnungsmanagement-Software einzubinden.

Um die Rechnungsfreigabe zu digitalisieren, ist die beste Lösung der Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software. Mit einem Rechnungsmanagement-Tool können Rechnungsfreigaben digital erfolgen, Erinnerungen werden automatisch versendet und alle Ihre sensiblen Daten werden an einem zentralen Ort aufbewahrt.

Das CANDIS Rechnungsmanagement-Tool


Um den Exportprozess in Ihr digitales Buchhaltungstool zu digitalisieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie eines von zwei Dingen tun können. Wählen Sie zunächst eine Rechnungsmanagement-Software, die über eine Integration oder API direkt mit dem digitalen Buchhaltungstool synchronisiert wird. Zweitens können Sie auch eine Rechnungsmanagement-Software wählen, die Ihre Dateien über XML oder CSV exportiert und diese Daten erneut elektronisch in Ihre Rechnungsmanagement-Software hochladen kann.

Sind Sie neugierig mehr zu erfahren oder zu sehen, wie CANDIS Ihrem Unternehmen helfen kann, die Kontrolle über Ihren Rechnungsprozess zurückzugewinnen? Nehmen Sie Kontakt auf.




Inhaltsverzeichnis

Artikel teilen

Ian Roderick

Marketing Lead

Verwandte Artikel

Sie wollen immer auf dem Laufenden bleiben? Dann abonnieren Sie unseren Newsletter.

Danke! Ihre E-Mail-Adresse wurde in den Newsletter-Verteiler aufgenommen.
Etwas ist schief gelaufen. Bitte versuchen Sie es erneut.