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„Unsere Kunden müssen nie auf das nächste Update warten”

Cloud-basierte Software vs. On-Premise-Software: Unser Produktmanager Lars Böhnke erklärt Ihnen, warum cloud-basierte Software die Zukunft ist und was die größten Hürden bei der Umstellung für Finanzabteilungen sind. 

CANDIS: Herr Böhnke, immer mehr Finanzabteilungen stellen von On-Premise-Software auf cloud-basierte Lösungen um. Wie denken Sie als Produktmanager darüber nach?

Lars Böhnke: Dafür muss ich thematisch etwas ausholen. Die Entwicklung reicht einige Jahrzehnte zurück, als die erste On-Premise-Software auf den Markt kam. Das wichtigste Unternehmen, das so eine Software entwickelte, hieß Atlassian. Atlassian entwickelte Software für Produktentwicklungs-Teams. Bei CANDIS beispielsweise nutzen wir auch so eine Software, sie heißt Jira und ist ein sogenannter Issue-Tracker. Ein Issue Tracker ist eine Software, um Empfang, Bestätigung, Klassifizierung von Kundenanfragen zu handhaben. Mit diesem Tool können Teams ihre Arbeit managen und neue Software entwickeln.

CANDIS: Wie lange gibt es diese Software schon? 

Lars Böhnke: Atlassian hat schon vor 20 Jahren eine On-Premise-Software entwickelt. Nutzer haben die Software gekauft, die Datei heruntergeladen und hatten in der Regel einen Administrator im Unternehmen, der Atlassian installiert hat.

CANDIS: Welche Vorteile hatte so ein Vorgang?

Böhnke: Unternehmen konnten die On-Premise-Software auf ihren eigenen Servern installieren. Das ist bei Datenschutzbedenken ein klarer Vorteil.

Die Wende zur Cloud-Software kam mit Salesforce

CANDIS: Jedoch irgendwann kam die Wende. 

Lars Böhnke: Ja, genau. Diese Wende wurde von einem Programm namens Salesforce eingeleitet.

CANDIS: Was genau ist Salesforce? Können Sie genauer darauf eingehen? 

Lars Böhnke: Salesforce war die erste App, die cloud-basiert war. Die Idee von Salesforce war zu sagen: Der Nutzer braucht sich um die Installation und um Updates nicht mehr zu kümmern.

CANDIS: Warum ist das eigentlich so ein wichtiges Kriterium? 

Lars Böhnke: Das möchte ich Beispiel von DATEV erklären: DATEV ist eine On-Premise-Software für digitale Buchhaltung, die auf einem Server installiert werden muss. Es gibt zwei Updates pro Jahr, ein Update im Sommer und ein Update zum Ende des Jahres. Bis vor einem Jahr haben Kunden noch eine CD per Post zugeschickt bekommen. Das sind veraltete Prozesse, die Unternehmen sehr viel Zeit kosten. Zudem ist es auch wichtig zu erwähnen, dass sich viele Provisioning-Modelle komplett verändert haben.

CANDIS: Was sind genau Provisioning-Modelle?

Lars Böhnke: Ein Provisioning Modell beschreibt, wie die Software provisioniert wird und wie sie zum Nutzer kommt. Früher war das so: Ein Nutzer ist in den Laden gegangen und hat die Software in einer Packung gekauft, also zum Beispiel als CD. Für den Softwarehersteller bedeutete das aber auch, dass Fehler und Feedback nie schnell behoben werden können. Und wenn die Software auf einer CD ist, kann man nicht sofort die nächste Software hinterherschicken, wenn ein Fehler gefunden wurde. Dann müssen Kunden ein halbes Jahr warten bis ein Fehler behoben werden kann.

CANDIS: Das ist bei cloud-basierter Software nun anders.  

Lars Böhnke: Ja, als Softwareunternehmen ist es von großem Vorteil, wenn man mit einer cloud-basierten Software arbeitet. Die Software kann viel einfacher und schneller aktualisiert werden. Bei CANDIS gibt es beispielsweise täglich um die dreißig Releases. Das heißt, sobald wir merken, dass etwas nicht funktioniert, können wir es sofort verbessern.

Mit der Zeit hat sich auch die Zielsetzung verändert: Das Ziel ist heute nicht mehr, einfach eine Software zu entwickeln, sondern einen Mehrwert für Nutzer zu erbringen und gleichzeitig die ganze Zeit zu lernen, wie unser Produkt besser gemacht werden könnte.

CANDIS: Welche Kunden nutzen On-Premise noch?

Lars Böhnke: Das sind überwiegend Kunden, für die Datenschutz ein wichtiges Thema ist. Als ich bei CANDIS angefangen habe, haben viele Kunden in der Demo gefragt: Wo steht der Server? Ist das in Deutschland? Das ist heute überhaupt nicht mehr so. Die Kunden, die wir heute akquirieren, haben sich weiterentwickelt und wissen, dass das sich solche Fragen erübrigen. Das bedeutet nicht, dass sie auf weniger Datenschutz achten; vielmehr hat der Serverstandort nichts mehr mit Datensicherheit zu tun. Der Schwerpunkt beim Kundengespräch liegt jetzt auf anderen Themen. Beispielsweise möchten viele potentielle Kunden wissen, ob unsere Software mit dem Finanzamt konform ist.

CANDIS: Sprechen wir über Legal Compliance. Was bedeutet das genau? Und wie steht das in Beziehung zu der Entscheidung zwischen cloud-basierter Software und On-Premise Software?

Lars Böhnke: Es gibt gewisse Gesetze, an die sich Nutzer halten müssen. Compliance in diesem Sinne heißt, dass man darauf achtet, dass das Unternehmen die geltenden Gesetze einhält. Allerdings bewegt man sich bei diesem Thema in einer Grauzone. Bei vielen Dingen gibt es keine hundertprozentige Rechtssicherheit.

Die Zukunft der Finanzabteilung

CANDIS: Was würden Sie Unternehmen empfehlen? Und was sind die Trends der Zukunft?

Lars Böhnke: Ich würde Unternehmen empfehlen, alles auszulagern, das nicht zu ihrem Kerngeschäft gehört. Unternehmen sollten sich immer fragen: Ist das wirklich unsere Kernkompetenz, dass wir beispielsweise unsere eigenen Server warten? Dann gibt es noch den Trend zum ortsunabhängigen Arbeiten.

Nutzer möchten immer auf alle Daten Zugriff haben und das soll von überall geschehen.

Nutzer möchten immer auf alle Daten Zugriff haben und das soll von überall geschehen. Arbeit und Privatleben verschwimmen immer mehr. Nutzer sind immer mehr unterwegs und möchten auch am Wochenende arbeiten. Nutzer gehen jetzt auch nicht immer ins Büro. On-Premise-Software ist hier eher im Nachteil.

CANDIS: Wie weit ist die Finanzbuchhaltung-Branche beim Thema On-Premise-Software vs. cloud-basierter Software?

Lars Böhnke: Die Finanzbuchhaltungs-Branche ist in Deutschland noch nicht so weit, wie ich es mir wünsche. Beispielsweise sind On-Premise-Applikationen nach Lizenzen bepreist. Das bedeutet, Unternehmen müssen jedem Mitarbeiter eine Lizenz kaufen. Diese Lizenzen müssen installiert werden. Hinzu kommt, dass On-Premise-Applikationen auch nicht so gut benutzbar sind. Sie sind nicht so gut designt wie eine cloud-basierten Software.

CANDIS: Woran liegt das genau? Mein erster Gedanke wäre, dass sich Produktmanager beim Design von cloud-basierter Softwares mehr Gedanken zur Benutzerfreundlichkeit machen?

Lars Böhnke: Ja, das ist aber nur ein Teil der Antwort. Ein wichtiger Faktor ist das Preismodell. Wenn man eine SaaS-Lösung, eine sogenannte Software-as-a-Service Lösung verkauft, dann ist das Abonnement, das die Nutzer abschließen auf eine bestimmte Zeit begrenzt. Vielen Kunden nutzen die CANDIS digitale Rechnungsmanagement Software Monat für Monat, jeden Monat können sie kündigen. Für uns als Produktmanager bedeutet das aber auch, dass wir den Kunden  jeden Monat erneut überzeugen müssen, unsere Software zu nutzen. Wenn ein Nutzer die Software ausprobiert und Schwierigkeiten mit der Benutzung, dann überlegt er sich natürlich nach kurzer Zeit, ob er nach einer besseren Lösung suchen sollte. Das gibt uns den Ansporn, unsere digitale Rechnungsmanagement-Software stetig besser zu machen und die Kundenwünsche zu integrieren. Bei On-Premise-Software verläuft die Implementierung anders: Unternehmen haben direkt hohe Kosten bei der Einrichtung und schließen in der Regel Jahresverträge ab. Aus diesem Grund investieren diese Unternehmen viel Zeit in die Recherche und Evaluierung bevor sie sich für eine On-Premise-Lösung entscheiden. Die Angst, seine Entscheidung für eine lange Zeit nicht ändern zu können, ist hier wirklich groß.

CANDIS: Wie wird die Zukunft aussehen?

Lars Böhnke: Aus Produktsicht wird es eine große Veränderung geben: Je moderner eine Software wird, desto mehr wird es darum gehen, die Arbeit zu organisieren und miteinander zu kommunizieren. Bei CANDIS haben wir zum Beispiel eine integrierte Chatfunktion. Die Finanzbuchhaltung wird bei dieser Transformation keine Ausnahme bilden. Integrierbarkeit und Flexibilität werden in Zukunft noch wichtiger. Deswegen plädiere ich dafür, dass Kollaboration von einer Software unterstützt und nicht verhindert werden sollte. Jeder Nutzer im Unternehmen muss die Software ganz einfach, ohne große Einarbeitung in Zukunft nutzen können. 

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Mark

Content Writer

Mark ist der Content Writer bei CANDIS. Er hat jahrelange Erfahrung in der akademischen Forschung und im Schreiben. Er prüft Artikel auf Fakten, interviewt Finanzexperten und schreibt über die wichtigsten Trends in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen und Digitalisierung.

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