Die digitale Transformation betrifft alle Bereiche. Digitalisierung von Geschäftsprozessen - vor allem für lang bestehende Unternehmen eine große Herausforderung. Einfacher haben es da Freiberufler:innen, die diese Veränderungen selbstbestimmt Schritt für Schritt vornehmen können. Wir von Candis stehen für digitale Finanzbuchhaltung und geben Aufschluss darüber, was es bedeutet, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und wie man beim digitalen Wandel Schritt hält.
Warum überhaupt digitalisieren?
Die Digitalisierungswelle betrifft so ziemlich alle Bereiche unseres Lebens. Auch die Wirtschaft sieht sich gezwungen, mit dem technologischen Fortschritt mitzuhalten - oder im Wettbewerb zurückzufallen. Viele analoge Prozesse, wie z. B. der klassische Monatsabschluss, sind veraltet, extrem zeitfressend und erlauben wenig Flexibilität. Darunter leiden nicht nur das Tagesgeschäft, sondern oft auch die Mitarbeiter:innen.
Für Unternehmen bedeutet die Digitalisierung neue Möglichkeiten und Potentiale, aber auch neue Herausforderungen und Hürden. Bei korrekter Umsetzung winken Effizienzsteigerung, verbesserte Wettbewerbsfähigkeit und höhere Umsätze. Grundsätzlich bedeutet die Digitalisierung von Prozessen, dass zunehmend auf analoge Arbeitsweisen verzichtet wird. Je nach Unternehmensbereich lassen sich betriebliche Prozesse nur teilweise oder aber auch komplett digitalisieren, bis hin zum papierlosen Büro. Manche analogen Elemente lassen sich nur hartnäckig von digitalen Alternativen vertreiben.
Digitalisierung - was heißt das dann konkret?
Im Zuge einer Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird die technische Infrastruktur modernisiert und ausgebaut. Hier ein paar Beispiele:
Unternehmenskommunikation
Die analoge Telefonie hat längst ausgedient. Stattdessen können Unternehmen digitale Kommunikationsdienste auf ihren Rechnern installieren. Außerdem bietet es sich an, digitale Signaturen einzuführen - goldwert beim Vertragsprozedere. Diese kann man mit zwei Klicks auf ein Dokument setzen und sie sind ebenso gültig wie eine Unterschrift mit Kugelschreiber. Brainstorming und Präsentation können mittlerweile komplett virtuell gehalten werden. In einem Meetingraum treffen und am Whiteboard rumkrizzeln? Das war gestern.
Finanzbuchhaltung
Softwares wie Candis erleichtern die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung. Freigaben per Mausklick, Chatfunktion bei aufkommenden Rückfragen und eine umfassende Übersicht über noch ausstehende Rechnungen sorgen für schlankere Prozesse und weniger Stress bei den Mitarbeiter:innen. Auch beim Thema Compliance ist die digitale Finanzbuchhaltung ein Segen. Denn: Digitale Prozesse und Dokumente haben den Vorteil der besseren Nachvollziehbarkeit und einer höheren Transparenz. Und wenn es um die Aufbewahrung geht, muss man bei digitalen Dokumenten keine Angst haben, dass die Schrift mit der Zeit verblasst (GoBD lässt grüßen).
Akten vs. digitaler Speicherplatz
In alten Filmen ist es immer wieder zu sehen: Aktenschränke nehmen ganz schön viel Platz ein. Für manche Unternehmen ist dies nach wie vor die Realität. Um Platz und Bürofläche zu sparen und nicht mehr stundenlang in Ordnern zu kramen, kann man sichere Clouds einrichten und Serverspeicherplatz kaufen. Mit einer guten Speicherstruktur findet man jedes Dokument schnell wieder - ohne Papierchaos. Ein schöner Nebeneffekt: Durch den Verzicht auf Papierdokumente leistet man außerdem einen wertvollen Beitrag zur Nachhaltigkeit.
Kontaktaufnahme und Onboarding
Im Rahmen einer Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann auch die Webseite des Unternehmens angepasst und die Kontaktaufnahme zu potenziellen Kund:innen verbessert werden. Per Mausklick einen Termin für einen Videocall im Kalender buchen und Kund:innen auch remote onboarden können – mehr Flexibilität, zeitsparend und so viel einfacher.
Welche Vorteile bringen digitale Prozesse?
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse bringt einige Vorteile mit sich:
Kurze Kommunikationswege:
Dokumente können einfacher weitergereicht und von mehreren Mitarbeiter:innen bearbeitet werden. Zudem kann Kommunikation einfach per Chat stattfinden. Der digitale Geschäftsverkehr ist gegenüber dem herkömmlichen Postverkehr vor allem zeitsparend.
Platz- und Materialersparnis:
Da nicht mehr jedes Dokument in Papierform vorliegen muss, entsteht mehr Platz und damit neue Möglichkeiten für die Bürogestaltung.
Effizientere Prozesse:
Mithilfe von Softwares und spezifischen Tools werden Prozesse weitgehend automatisiert - und werden so sehr viel effizienter.
Gesenkte Kosten:
durch die Verkürzung von Prozessen können Ressourcen gespart und Kosten gesenkt werden.
Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit:
Mit dem Grad der Digitalisierung geht oft auch eine gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit einher.
Attraktiver für Arbeitnehmer:
Auch für Arbeitnehmer haben digitale Prozesse am Arbeitsplatz Vorteile. Oftmal begünstigen sie flexible Arbeitsmodelle.
Digitalisierung von Geschäftsprozessen - wo fängt man an?
Natürlich ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen auch ein Prozess in sich selbst. Die Erwartung, dass sich dieser von heute auf morgen realisieren lässt, ist überhöht. Für viele Unternehmen ist die Digitalisierung ein Mammutsprojekt, verbunden mit viel Arbeit, Zeit und hohen Kosten. Welche Prozesse haben Vorrang, wann ist ein guter Zeitpunkt für die Implementierung und welche Art von Software soll es überhaupt sein?
So kompliziert muss es aber gar nicht sein. Beim Digitalisieren gilt vor allem: ein Schritt nach dem anderen. Um agil zu bleiben, sollten Unternehmen im Kleinen anfangen und papierbasierte Prozesse stufenweise abschaffen. Wo möglich, sollte direkt an der Quelle digitalisiert werden. So kann man sich schrittweise vorarbeiten, bis man einen zufriedenstellenden Digitalisierungsgrad erreicht hat. Übrigens: Ein 100% papierloses Büro ist eher utopisch und auch nicht notwendig - eine Digitalisierungsrate von 80-85% reicht in den meisten Unternehmen völlig aus, um den gewünschten Effekt zu erzielen.
Ein erster Schritt in der Finanzabteilung wäre z. B., Scannen zu eliminieren und ein zentrales E-Mail Postfach für Eingangsrechnungen zu schaffen. Die Anzahl an eingehenden Papierrechnungen sollte, wenn auch Lieferanten in der Lage sind, Rechnungen digital auszustellen, so schon bald merkbar abnehmen. Auch die Archivierung und Aufbewahrung von Rechnungen kann anschließend in Angriff genommen werden. Bei Candis werden digitale Dokumente z. B. GoBD-konform in einem prüfungssicheren Archiv aufbewahrt. Mit wenigen Klicks können Dokumente jederzeit aufgerufen werden. Vorbei ist stundenlanges Im-Ordner-Suchen nach einer bestimmten Rechnung.
Auch die Einbindung von Mitarbeiter:innen ist bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten ein wichtiger Faktor. Transparenz und Offenheit schaffen eine wichtige Basis für die Beteiligung von Arbeitnehmer:innen und vor allem das Bereitstellen von Weiterbildungsangeboten sollte gewährleistet sein.
Fazit
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist nicht nur zeitgemäß, sondern wirkt sich auf viele Unternehmensbereiche positiv aus. Für Unternehmen, die im Wettbewerb an der Spitze liegen wollen, ist eine digitale Transformation Pflicht. Mit ein bisschen Geduld, Ausdauer und Vertrauen in Mitarbeiter:innen kann die Digitalisierung verschiedener Prozesse ein spannendes Projekt sein – mit vielversprechendem Potenzial.