CANDIS > Blog > Via Freigabematrix zu mehr Effizienz in der digitalen Buchhaltung

Via Freigabematrix zu mehr Effizienz in der digitalen Buchhaltung

Erika Klaas ist Finanzbuchhalterin bei CANDIS. Sie erklärt, wie klare Strukturen dazu beitragen, die Rechnungsfreigabe in Ihrem Unternehmen zu optimieren.

Unklarheit darüber, wer eine Rechnung freizugeben hat gehört zu den häufigsten Problemen bei der Rechnungsfreigabe. Wir zeigen Ihnen wie Sie das vermeiden können. 

Die Schlagwörter an dieser Stelle: Kostenstellen und Freigabematrix - zwei Wörter, die man im Kontext von Rechnungsfreigabe häufig hört. Und die eng mit der Digitalisierung des Rechnungsmanagements verknüpft sind. Wieso? Wir haben unsere CANDIS Finanzbuchhalterin Erika Klaas gefragt. 


CANDIS: Frau Klaas. Eines der größten Probleme im Prozess der Rechnungsfreigabe ist fehlende Struktur im Unternehmen. Können Sie das genauer erklären? 

Klaas: Wenn es keine klaren Verantwortlichen für anfallende Rechnungen gibt, dann werden Rechnungen oft hin- und hergeschoben. Ist keine Person festgelegt, die die Rechnung freigeben muss, dann fühlt sich häufig einfach niemand angesprochen. Fragen Buchhalter dann nach, kommt oft etwas zurück wie „Ich kann die Rechnung nicht freigeben” oder „Frag lieber eine andere Person, ich habe mit der Rechnung gar nichts zu tun”. 

Das kostet einerseits sehr viel Zeit und andererseits bietet das Potential für Fehler. Rechnungen müssen nach einer bestimmten Zeit freigegeben und bezahlt werden, sonst kommen Mahnungen ins Haus und man muss im schlimmsten Fall sogar mit Nachzahlungen rechnen.

Außerdem wird die Chance, den Rechnungssteller zu finden immer kleiner je mehr Zeit vergeht.

Außerdem wird die Chance, den Rechnungssteller zu finden immer kleiner je mehr Zeit vergeht. Irgendwann erinnert sich niemand mehr daran wann was gekauft wurde. Weiterhin können Rechnungen leicht verloren gehen, wenn sie durch verschiedene Abteilungen wandern und es keinen Überblick darüber gibt, welche Rechnung wohin gehört. 


CANDIS: So einen Überblick kann man durch Kostenstellen schaffen, richtig? 

Klaas: Bedingt schon, ja. Kostenstellen zeigen der Buchhaltung, welche Rechnungen wann in welcher Abteilung angefallen sind. Wenn Rechnungen eingehen, dann werden diese auf die verschiedenen Kostenstellen gebucht. Das sind je nach Unternehmen unter anderem Marketing, Sales oder Human Resources. Ist das passiert, dann sieht die Buchhaltung welche Kosten beispielsweise im April im Marketing angefallen sind und kann überprüfen, wie viel die Marketing Abteilung ausgegeben hat. 

Gleichzeitig kann die Buchhaltung so auch sehen, wie viel verschiedene Abteilungen im Vergleich miteinander ausgeben und welche Abteilung für welche Produkte am meisten ausgibt. So lässt sich feststellen, ob möglicherweise etwas optimiert werden kann. In diesem Kontext ist es für die Buchhaltung ebenfalls möglich zu sehen, ob sich alle Abteilungen an ihr Budget gehalten haben, welche Abteilungen es gar nicht ausgenutzt haben oder wer vielleicht zu viel ausgegeben hat. 


CANDIS: Und wie kommt da jetzt digitales Rechnungsmanagement ins Spiel? 

Klaas: Durch digitales Rechnungsmanagement wissen Unternehmen direkt, welche Rechnung auf welche Kostenstelle geht. In CANDIS zum Beispiel kann man beim Hochladen von Rechnungen direkt die Kostenstelle auswählen, der die Rechnung zugeordnet werden kann. In dem Moment wo man das macht, ist die Rechnung dann da eingetragen und kann vom Verantwortlichen der Kostenstelle direkt freigegeben werden. Ziemlich praktisch oder? 


CANDIS: Auf jeden Fall. Das Problem mit der Rechnungsfreigabe besteht trotz besserer Struktur mit Kostenstellen und digitalisiertem Rechnungsmanagement dann aber immer noch, richtig? 

Klaas: Das stimmt leider. Das Schlagwort hier ist Freigabematrix. In einer Freigabematrix wird genau festgelegt, wer für welche Kostenstelle und welche Rechnung verantwortlich ist. Natürlich kommt es auf das jeweilige Unternehmen an, ob so eine Freigabematrix auch sinnvoll ist. In kleinen Unternehmen funktionieren Freigabeprozesse häufig auch so, aber sobald ein Unternehmen größer ist und viele Abteilungen hat, lohnt es sich die Verantwortlichen für die Rechnungsfreigabe genau festzulegen. 

So wird effektiv verhindert, dass Rechnungen hin- und hergeschoben werden.

So wird effektiv verhindert, dass Rechnungen hin- und hergeschoben werden. Stattdessen kann man dann darauf verweisen, dass jemand für eine Kostenstelle verantwortlich ist und bestimmte Rechnungen dann freigeben oder ablehnen muss. 


CANDIS: Wenn ein Unternehmen jetzt so eine Freigabematrix erstellt hat, kann die auch in eine digitale Rechnungsmanagement Software übertragen werden? 

Klaas: Ja genau. Hat ein Unternehmen eine Freigabematrix erstellt, kann in CANDIS eingetragen werden wer wofür verantwortlich ist. Die Rechnungen, die hochgeladen werden, werden so dann direkt der richtigen Person zur Freigabe weitergeleitet - und der Rechnungsfreigabe Prozess läuft so wesentlich schneller und effektiver. 

Wenn man die Freigabeschritte in bestimmten Fällen jedoch lieber manuell auswählen möchte, ist das in CANDIS auch möglich. Der Buchhaltung ist es hier freigestellt, eingestellte Workflows auch mal zu überspringen und stattdessen per Hand Freigeber einzutragen. 


Wir halten also fest, Unternehmen können durch eine klare (finanzielle) Struktur im Unternehmen und die Umstellung auf eine digitale Rechnungsfreigabe Software Zeit und Geld sparen. 

Digitalisieren auch Sie jetzt Ihre Buchhaltung mit CANDIS, vereinbaren Sie hier eine Demo mit einem unserer Experten! 


Inhaltsverzeichnis

Artikel teilen

Katja Crusius

Marketing Intern

Katja ist Content Writerin bei CANDIS. Sie hat gerade erfolgreich ihr Studium in Wirtschaft und Politik abgeschlossen, in dem sie umfassendes Wissen in den Bereichen Finanzen und Künstliche Intelligenz gesammelt hat. Durch ihr vielseitiges Engagement auch außerhalb des Studiums hat sie zudem langjährige Erfahrung im Schreiben und in der Öffentlichkeitsarbeit.

Verwandte Artikel

Sie wollen immer auf dem Laufenden bleiben? Dann abonnieren Sie unseren Newsletter.

Danke! Ihre E-Mail-Adresse wurde in den Newsletter-Verteiler aufgenommen.
Etwas ist schief gelaufen. Bitte versuchen Sie es erneut.