Das Wichtigste in Kürze
Virtuelle Kreditkarten mit Verfügungsrahmen beinhalten ein monatliches Limit und eignen sich daher besonders für die Nutzung durch Unternehmen für ihre Mitarbeiter:innen.
Hierfür braucht es eine Bonitätsprüfung – wer keine Bonität vorweisen kann oder möchte, kann auf Prepaid-Kreditkarten zurückgreifen.
Virtuelle Kreditkarten digitalisieren und vereinfachen das Ausgabenmanagement von Unternehmen, besonders in Verbindung mit einer Rechnungsmanagement-Software.
Candis Visa Firmenkreditkarten lassen sich ganz einfach in die Buchhaltung integrieren und Kreditkartenbelege können einfach per App hochgeladen und mit der Transaktion verknüpft werden.
Was sind virtuelle Kreditkarten?
Virtuelle Kreditkarten sind digitale Kreditkarten, die nicht in physischer Form existieren, sondern nur digital verfügbar sind. Sie können als virtuelles Zahlungsverfahren auf Smartphones oder Smartwatches gespeichert werden und eignen sich sowohl für Online-Transaktionen als auch für den Einsatz vor Ort in Geschäften, die kontaktloses Bezahlen akzeptieren.
Dieses moderne Prinzip der bargeldlosen Zahlung wird auch in Deutschland immer verbreiteter und besonders für Unternehmen sind virtuelle Kreditkarten eine beliebte Möglichkeit, Firmenkreditkarten für Mitarbeiter auszustellen. Sie eignen sich besonders für Online-Einkäufe und wiederkehrende Zahlungen und werden zudem gern auf Geschäftsreisen eingesetzt.
Virtuelle Kreditkarten können entweder auf Guthabenbasis oder mit monatlichem Verfügungsrahmen bzw. Kreditrahmen ausgestellt werden. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, die Ausgaben ihrer Mitarbeiter:innen besser zu kontrollieren und so das Budgetmanagement zu optimieren.
Bei der Nutzung von virtuellen Kreditkarten kann sich zwischen Karten auf Prepaid-Basis oder mit Karten mit Kreditrahmen entscheiden werden. Der Vorteil der Prepaid-Basis ist, dass die Karte vor einer Bezahlung mit Guthaben aufgeladen werden muss und somit mehr Transparenz und Planbarkeit der Ausgaben besteht.
Was ist ein monatlicher Verfügungsrahmen?
Bei einem monatlichen Verfügungsrahmen handelt es sich um den maximalen Betrag, den die Inhaber:innen einer Kreditkarte innerhalb eines Monats ausgeben können. Dieses Kartenlimit kann bei virtuellen Kreditkarten vom Unternehmen festgelegt und jederzeit flexibel angepasst werden.
Umgangssprachlich wird der Verfügungsrahmen auch als Kreditrahmen bezeichnet. Das ist jedoch nicht dasselbe.
Der Kreditrahmen wird vom Finanzinstitut vergeben und bezeichnet das Kreditlimit, mit dem eine Kreditkarte belastet werden kann. Der verfügbare Kreditrahmen ermöglicht es den Karteninhaber:innen, Einkäufe zu tätigen und Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen, ohne sofort auf ihre eigenen finanziellen Mittel zurückgreifen zu müssen.
Der ausgegebene Betrag muss üblicherweise innerhalb von 30 bis 60 Tagen mit der Kreditkartenabrechnung zurückgezahlt werden. Diese Rückzahlungsfrist bietet eine gewisse Flexibilität, da die Inhaber:innen ihre Ausgaben planen und ihr Budget effizient verwalten können.
Unternehmen profitieren besonders von dieser Funktion, da sie größere Ausgaben tätigen und ihre Liquidität besser steuern können.
Wie funktionieren virtuelle Kreditkarten mit Verfügungsrahmen?
Bei Onlinezahlungen funktionieren virtuelle Kreditkarten genau wie herkömmliche Kreditkarten. Hier ist die Angabe folgender Kreditkarteninformationen erforderlich:
Name des Karteninhabers
Kreditkartennummer
Gültigkeitsdatum
Prüfnummer (CVV bzw. CVC-Nummer)
Während die klassische Kreditkarte im Portemonnaie mitgenommen werden kann, besteht die virtuelle Kreditkarte nur aus den Kreditkarteninformationen. Wie bereits erwähnt, können diese jedoch mithilfe von Mobile-Payment-Anwendungen auf Smartphones, Tablets oder Smartwatches digital verfügbar gemacht werden.
Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen sind ein guter Weg, das Ausgabenmanagement von Unternehmen zu erleichtern. So ist die aufwendige Auslagenerstattung endlich passé.
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Auch bei virtuellen Kreditkarten kann ein klassischer Kreditrahmen, also ein Kreditlimit des Finanzinstituts an Privatkunden oder Unternehmen vergeben werden. Die Konditionen und Zahlungsziele unterscheiden sich je nach Anbieter und werden am Ende der Abrechnungsperiode per Lastschrift eingezogen.
Mit Candis Visa Firmenkreditkarten können Unternehmen sowohl physische als auch virtuelle Kreditkarten mit Verfügungsrahmen für Mitarbeiter:innen ausstellen. Jeder Mitarbeitende kann mehrere, zum Beispiel projektbasierte Karten erhalten, für die individuelle Limits festgelegt und flexibel angepasst werden können. Außerdem erhalten Unternehmen unsere Kreditkarten ohne Fremdwährungsgebühr, sodass sie problemlos im In- und Ausland benutzt werden können.
Alles Weitere zu den Candis Visa Firmenkreditkarten erfährst du am besten auf unserer Homepage.
Vor- und Nachteile von virtuellen Kreditkarten für Unternehmen
Virtuelle Kreditkarten sind schnell beantragt, sofort einsetzbar und praktisch für den Einkauf im Internet. Sie bringen jedoch nicht nur Vorteile mit sich. Hier sehen Sie alle Vor- und Nachteile auf einen Blick.
Vorteile von virtuellen Kreditkarten
Einfache Beantragung & sofortige Nutzung
Virtuelle Kreditkarten können schnell und einfach beantragt werden und sind anschließend sofort einsatzbereit. Der Postversand entfällt und die Kreditkarteninformationen werden direkt digital bereitgestellt. Sobald die Bonität des Unternehmens einmal bestätigt ist, kannst du in nur wenigen Klicks neue virtuelle Kreditkarten für Mitarbeiter:innen beantragen.
Keine Gefahr des Kartenverlustes
Was du nicht in der Tasche trägst, kannst du auch nicht verlieren. Sollten die Kreditkartendaten doch einmal verloren gehen, kann jede Karte in Echtzeit per Mausklick deaktiviert werden.
Flexibilität
Für Unternehmen bieten virtuelle Kreditkarten mit Kreditrahmen den großen Vorteil, dass sie oftmals in ihrer Anzahl nicht limitiert sind. So können nicht nur für jede:n Mitarbeiter:in eine, sondern gleich mehrere Kreditkarten, zum Beispiel für bestimmte Projekte und Kostenstellen sowie für Reisekosten erstellt werden. Das hat den großen Vorteil, dass Ausgaben in Unternehmen übersichtlicher geregelt werden, indem sie direkt den richtigen Abteilungen zugeordnet werden können.
Planungssicherheit
Bei der Erstellung von virtuellen Kreditkarten können im Vorfeld Budgets festgelegt werden, sodass Mitarbeiter:innen nicht mehr ausgeben können als vorgesehen. Außerdem bietet das aktuelle Reporting eine konkrete Einsicht in alle Ausgabeprozesse und Kartenlimits lassen sich kurzfristig anpassen.
Hohe Sicherheit
Selbst bei Kreditkartenmissbrauch bleibt der mögliche Schaden auf das festgelegte Budget begrenzt. Die Gefahr eines Diebstahls ist bei der virtuellen Kreditkarte deutlich reduziert und die Karten können im Notfall auch direkt per Mausklick in Echtzeit gesperrt werden.
Alle Candis Visa Kreditkarten sind außerdem automatisch mit 3D-Secure ausgestattet. Während des Online-Bezahlvorgangs erhältst du ein Einmalpasswort per SMS, via Smartphone-App oder per E-Mail für die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Weitere Informationen zu den Vorteilen und Funktionen moderner Geschäftskonten findest du in unserem Artikel Business Banking: So geht moderne Kontoführung.
Nachteile von virtuellen Kreditkarten
Eingeschränkte Nutzung
Ausgelegt ist die virtuelle Kreditkarte in erster Linie auf den Online-Handel. Vor allem in Deutschland akzeptieren viele Kleinhändler keine virtuellen Kreditkarten. Doch keine Sorge: Die Anerkennung von virtuellen Kreditkarten verbreitet sich mit steigender Digitalisierung immer mehr.
Bonität vorausgesetzt
Zumindest lassen sich virtuelle Kreditkarten mit Verfügungsrahmen nicht ohne Bonitätsprüfung beantragen. Wenn dein Unternehmen virtuelle Kreditkarten für deine Mitarbeiter:innen einsetzen will, wird jedoch lediglich die Bonität des Unternehmens und nicht der einzelnen Angestellten geprüft.
Falls du dir unsicher bist, ob eine Debitkarte oder eine Kreditkarte besser zu deinen Bedürfnissen passt, empfehlen wir dir unseren Artikel Debitkarte oder Kreditkarte: Wo liegt der Unterschied?
Was gibt es bei der Beantragung von virtuellen Kreditkarten zu beachten?
Neben den klassischen Bedingungen für die Beantragung von Kreditkarten, wie Volljährigkeit und Hauptwohnsitz in Deutschland, ist bei virtuellen Kreditkarten mit Kreditrahmen die Bonitätsprüfung besonders wichtig. In der Regel benötigen Sie hierfür eine SCHUFA-Auskunft sowie Einkommensnachweise, damit der Anbieter Ihnen einen entsprechenden Verfügungsrahmen einräumen kann.
Die Beantragung untergliedert sich meist in folgende Schritte:
Ausfüllen des Antrags:
Du gibst die gewünschte Höhe des Verfügungsrahmens an und übermittelst alle erforderlichen persönlichen und finanziellen Informationen.
Prüfung der Bonität:
Der Anbieter führt eine Bonitätsprüfung durch, um sicherzustellen, dass du bzw. kreditwürdig bist. Hierbei wird oft eine SCHUFA-Auskunft eingeholt.
Prüfung der Identität:
Die Identitätsprüfung erfolgt üblicherweise entweder durch das PostIdent-Verfahren in einer Filiale der Deutschen Post oder durch das VideoIdent-Verfahren von zu Hause aus. Für letzteres benötigst du eine gute Internetverbindung, eine Videokamera und ein gültiges Ausweisdokument.
Bereitstellung der virtuellen Kreditkarte:
Nach erfolgreicher Prüfung wird die virtuelle Kreditkarte digital bereitgestellt und ist sofort einsatzbereit.
Bereitstellung des Kreditrahmens:
Der Kreditrahmen wird festgelegt und dir als Guthaben auf der virtuellen Kreditkarte zur Verfügung gestellt.
Identitätsprüfung:
PostIdent-Verfahren: Du besuchst eine Filiale der Deutschen Post und lässt deinIdentität dort bestätigen.
VideoIdent-Verfahren: Du führst ein Videotelefonat mit Mitarbeiter:innen des Anbieters, der deine Identität anhand deines Ausweisdokuments prüft. Die Beantragung wird durch eine Online-Signatur abgeschlossen.
Anforderungen für Unternehmen:
Unternehmen, die virtuelle Kreditkarten für ihre Mitarbeiter:innen beantragen, müssen ebenfalls eine Bonitätsprüfung durchlaufen. Hierbei können verschiedene Faktoren wie Bankguthaben, Investments oder Cashflow berücksichtigt werden, um den Verfügungsrahmen festzulegen.
Diese Schritte und Anforderungen sind weitgehend standardisiert, können aber je nach Anbieter und spezifischen Bedingungen leicht variieren. Es ist daher immer ratsam, die genauen Anforderungen des jeweiligen Anbieters zu prüfen.
Virtuelle Kreditkarte ohne Bonitätsprüfung?
Eine virtuelle Kreditkarte mit Verfügungsrahmen lässt sich für Privatpersonen und Unternehmen nicht ohne Bonitätsprüfung beantragen. Bei einer negativen SCHUFA-Auskunft sind virtuelle Prepaid-Kreditkarten die gängigste Option für Personen, die eine Kreditkarte ohne Bonitätsprüfung benötigen. Sie gewährleisten allerdings keinen Kreditrahmen, sondern müssen vor der Nutzung aufgeladen werden.
Dasselbe gilt auch für Unternehmen, auch sie müssen sich einer Bonitätsprüfung unterziehen. Ist die Bonität des Unternehmens bestätigt, können virtuelle Kreditkarten für Mitarbeiter:innen beantragt werden, ohne dass eine individuelle SCHUFA-Auskunft vorgelegt werden muss.
Wie viel kosten virtuelle Kreditkarten mit Verfügungsrahmen?
Die genauen Kosten für virtuelle Kreditkarten mit Verfügungsrahmen unterscheiden sich je nach Anbieter. Es gibt aber bestimmte Posten, aus denen sich der jeweilige Gesamtpreis am Ende zusammensetzt.
Jahresgebühr, die für die Bereitstellung und Nutzung der virtuellen Kreditkarte jährlich anfällt; in manchen Fällen berechnen Anbieter statt einer Jahresgebühr eine monatliche Pauschale.
Fremdwährungsgebühr, wenn Nutzer:innen mit einer fremden Währung zahlt.
Freischaltungsgebühr für den Fall, dass Nutzer:innen die Kreditkarte lange nicht benutzt hat, sie durch den Anbieter deshalb deaktiviert wurde und schließlich wieder freigeschaltet werden muss.
Aufladegebühr, bei guthabenbasierten Kreditkarten.
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Die Fremdwährungsgebühr kann einfach umgangen werden, indem du dich im Vornherein für einen Anbieter von Kreditkarten ohne Fremdwährungsgebühren entscheidest. Es gilt also: Erst informieren!
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Checkliste: 10 Kriterien für die richtige virtuelle Kreditkarte
Es gibt viele verschiedene Anbieter und Angebote für virtuelle Kreditkarten. Um das für dich richtige Angebot zu finden, überlege dir vorab, worauf du Wert legst und was für dein Unternehmen bei einer virtuellen Kreditkarte wichtig ist.
Schließlich muss sie zu den Zielen, zu den bereits vorhandenen Prozessen und zu den Ansprüchen der Buchhaltung passen, damit sie erfolgreich ins Unternehmen integriert werden kann.
Wir haben für dich zehn Kriterien für die Wahl einer virtuellen Kreditkarte zusammengestellt.
Abrechnungsart: Brauchst du eine Prepaid-Karte oder einen Verfügungsrahmen?
Höhe des Verfügungsrahmens: Reicht der Verfügungsrahmen aus?
Budgets für Mitarbeiter:innen festlegen: Sind die Kreditkartenbudgets variabel?
Vorteile der virtuellen Kreditkarte: Gibt es zusätzliche Anreize, wie z. B. Cashback?
Kosten und Gebühren: Was fällt an?
Schnelle Verfügbarkeit: Wie lange dauert es, bis du die Karte einsetzen kannst?
Akzeptanz: Wo kannst du mit der virtuellen Kreditkarte bezahlen?
Sicherheit: Wie kannst du dich vor Missbrauch oder Diebstahl schützen?
Handhabung: Wie leicht ist die Handhabung der virtuellen Kreditkarten?
Prozesse: Wie gut lässt sich die Karte in bestehende Prozesse einbinden?
Wenn du die Bedürfnisse deines Unternehmens an eine virtuelle Kreditkarte bestimmt hast, dürfte es dir leicht fallen, aus den unterschiedlichen Anbietern zu wählen und deine erste virtuelle Kreditkarte zu beantragen.
Kreditkarten von Candis
Mit Candis können Unternehmen für ihre Mitarbeiter:innen sowohl physische als auch virtuelle Kreditkarten oder einmalige Firmenkarten ausstellen und so Geschäftsausgaben noch effektiver managen. Dies ermöglicht es, Ausgaben wie Reisekosten, Wareneinkäufe, Marketingausgaben und IT-Bedarf direkt vorzufinanzieren, sodass Mitarbeiter:innen nicht in Vorkasse gehen müssen.
Für jede Karte können individuelle Limits festgelegt werden, was eine präzise Budgetverwaltung ermöglicht. Der Verfügungsrahmen kann jederzeit angepasst werden, sodass das Finanzteam die volle Kontrolle behält. Die Freigabeprozesse lassen sich individuell konfigurieren, wodurch Mitarbeitende die Flexibilität erhalten, notwendige Geschäftsausgaben eigenständig zu erledigen.
Wenn Mitarbeiter:innen mit ihren virtuellen Karten bezahlen, können sie ihre Belege und Rechnungen direkt in Candis hochladen. Dank sofortiger Benachrichtigungen per E-Mail oder Push Notification bleiben die Finanzteams stets auf dem Laufenden und können Ausgaben und Belege in Echtzeit in Candis verfolgen und verwalten.
Zusätzlich entfallen bei internationalen Transaktionen Fremdwährungsgebühren, und attraktive Cashback-Optionen von 0,5 % sind für berechtigte Unternehmen verfügbar.
Mit Candis behalten Unternehmen stets die Kontrolle über ihre Ausgaben und können flexibel auf sich ändernde Anforderungen reagieren.
Neugierig geworden? Alles Weitere zum Thema Candis Visa Firmenkreditkarten findest du auf unserer Homepage.
