Finanzbuchhaltung

Vorbereitende Buchhaltung: Wie du den Prozess automatisierst

Hannah Bachmann
Hannah Bachmann

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21.03.23

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(Lesedauer: 4 min)

Ein Taschenrechner sitzt auf einem Stapel Belege, die zum Prozess der vorbereitenden Buchhaltung gehören.

Das Wichtigste in Kürze

  • Vorbereitende Buchhaltung meint alle Maßnahmen, um alle Unterlagen in der Buchhaltung für die Steuerberatung aufzubereiten.

  • Hierzu zählen u. A. das Sammeln von Belegen, Rechnungsprüfung und die Vorkontierung.

  • Die vorbereitende Buchhaltung ist wichtig, damit beim Monatsabschluss nicht auf einmal Belege fehlen.

  • Mit einer Rechnungsmanagement-Software wird vorbereitende Buchhaltung überflüssig, weil man so tagesaktuell buchen kann und keine Belege mehr sammeln muss.

Warum vorbereitende Buchhaltung so wichtig ist

Alle Aufgaben, die die relevanten Dokumente und Unterlagen für die Buchhaltung so aufbereiten, dass die Steuerberatung sich schnell einen Überblick verschaffen kann, fallen unter den Begriff der vorbereitenden Buchhaltung. Das umfasst u. A. das Sortieren von Belegen, das Erstellen von Reisekostenabrechnungen oder das Sammeln von Kontoauszügen.

Nachgelagerten Prozessen nach dem Motto „Das erledige ich später“ werden häufig zum Problem beim Monatsabschluss, wo plötzlich Belege fehlen. Der Rattenschwanz von Prokrastination kann Unternehmen häufig auf die Füße fallen.

Durch vorbereitende Buchhaltung kann die Steuererklärung in kürzerer Zeit angefertigt und beim Finanzamt abgeben werden. Auch für Betriebsprüfungen ist eine präzise vorbereitende Buchhaltung vorteilhaft, weil dann alle Belege geordnet vorliegen.

Welche Schritte beinhaltet die vorbereitende Buchhaltung?

Diese Infografik zeigt, welche Punkte zu vorbereitender Buchhaltung gehört: Belege sammeln, Rechnungsprüfung, Vorkontierung und Übergabe an die Steuerberatung.

Die Hauptaufgaben der vorbereitenden Buchhaltung sind die Sammlung, Sortierung und Kontrolle aller steuerlich relevanten Unterlagen. Dazu zählen unter anderem Belege, Ein- und Ausgangsrechnungen und Reisekostenabrechnungen. Die genauen Schritte der vorbereitenden Buchhaltung sind wie folgt:

Belege sammeln und vorsortieren: Gerade Eingangsrechnungen sollten in einem zentralen Postfach gesammelt werden. Das spart im Nachhinein viel Arbeit, wenn man nicht einzelne Personen daran erinnern muss, Belege noch einzureichen. Die Sortierung der Belege sollte idealerweise ebenfalls digital ablaufen. Smarte Rechnungsmanagement Softwares sortieren die Dokumente in der Regel automatisch. Wer papierbasiert arbeitet, muss in diesem Schritt auf klassisches Abheften im Ordner zurückgreifen.

Rechnungsprüfung: Für die Rechnungsprüfung kann man auch eine Rechnungsmanagement-Software benutzt werden. In Candis z. B. werden die Belegdaten mittels OCR-Technologie erfasst und ausgelesen. So wird automatisch sichergestellt, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind.

Vorkontierung (optional): Bei der Vorkontierung werden Belege mit einer vierstelligen Kontonummer versehen. Eine Buchhaltungssoftware kann diese Aufgabe ebenfalls übernehmen und so das Personal entlasten. In Candis werden Belege automatisch vorkontiert.

Übergabe an die Steuerberatung: In regelmäßigen Abständen können die vorbereiteten Daten weitergereicht werden, sodass die Steuerberatung dann die Buchhaltung, die Umsatzsteuervoranmeldung und weitere Auswertungen vornehmen kann.

Wer nimmt die vorbereitende Buchhaltung vor?

Die vorbereitende Buchhaltung wird vor allem von kleinen Unternehmen und Start-ups selbst erledigt, um Kosten zu sparen. Viele Aufgaben in der vorbereitenden Buchhaltung sind relativ einfach, sodass sie auch von Mitarbeiter:innen mit Basiswissen über Buchhaltung erledigt werden können. Die Entscheidung, ob die vorbereitende Buchhaltung unternehmensintern oder -extern stattfinden soll, ist letztendlich jedem Unternehmen selbst überlassen.

Welche Aufgaben erledigt die Steuerberatung im Anschluss an die vorbereitende Buchhaltung?

Wenn die oben genannten Dinge erledigt sind, kann der:die Steuerberater:in zu Werke gehen. Aber welche Aufgaben fallen dann nach der vorbereitenden Buchhaltung noch an?

Die Steuerberatung rechnet im Anschluss die Leistungen ab, und zwar gemäß der Steuerberatergebührenordnung. Allerdings gibt es innerhalb dieser Gebührenordnung noch eine finanzielle Spanne, in der sich das Honorar bewegt.

Digitale vorbereitende Buchhaltung mit Candis

Mit intelligenter Rechnungsmanagement-Software wie Candis können Schritte der vorbereitenden Buchhaltung digitalisiert werden. Durch automatischen Belegimport und ein übersichtliches Dashboard haben User:innen jederzeit eine vollständige Übersicht über offene und bezahlte Rechnungen.

Belege von Hand sammeln und sortieren gehört so der Vergangenheit an – das übernimmt die Software. Auch Rechnungsprüfung und -freigabe laufen digital und per Mausklick in Candis ab, von Pendelordnern kann man sich so ebenfalls verabschieden. Präzise OCR-Technologie und effiziente Prozessabläufe stellen so sicher, dass die Buchungsdaten vollständig und korrekt sind.

Eine Automatisierung und Digitalisierung der vorbereitenden Buchhaltung ist wertvoll, denn so können vorbereitende Routineaufgaben in kürzeren Abständen und auch im Home Office durchgeführt werden. Das verkürzt im besten Fall auch die Buchungsintervalle. Moderne Finanz-Teams, die auf diese Weise arbeiten, sind oft in der Lage statt monatlich, tagesaktuell zu buchen.

Fazit

Die vorbereitende Buchhaltung ist ein nicht zu unterschätzender Faktor in der geordneten Finanzbuchhaltung. Wenn die vorbereitende Buchhaltung sauber erledigt wurde, ist die Steuererklärung umso schneller gemacht.

Besonders für Betriebsprüfungen und Rückfragen vom Finanzamt ist es unabdingbar, dass alle Belege von vorneherein gut sortiert wurden. Rechnungsmanagement Softwares wie Candis automatisieren Prozesse der vorbereitenden Buchhaltung – und sparen so einiges an Zeit, verringern die Fehlerquote und steigern die Effizienz.

Häufig gestellte Fragen

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