Vorbereitende Buchhaltung in Kürze:
In der vorbereitenden Buchhaltung werden alle Belege so aufbereitet, dass sie für die Steuerberatung vollständig, korrekt und nachvollziehbar vorliegen.
Eine strukturierte vorbereitende Buchhaltung schafft die Grundlage für einen reibungslosen und vollständigen Monats- und Jahresabschluss.
Zu den wichtigsten Aufgaben zählen u. A. das Sammeln von Belegen, Rechnungsprüfung und die Vorkontierung.
Mit der Rechnungsmanagement-Software von Candis kannst du die Prozesse der vorbereitenden Buchhaltung automatisieren, was die manuelle Vorarbeit spürbar reduziert
Definition: Was ist die vorbereitende Buchhaltung?
Die vorbereitende Buchhaltung ist der erste entscheidende Schritt für eine saubere und verlässliche Finanzbuchhaltung. Sie umfasst alle wiederkehrenden buchhalterischen Aufgaben, bei denen Belege gesammelt, vorsortiert, digitalisiert, geprüft und vorkontiert werden.
Sie bildet damit die Grundlage für alle nachgelagerten Prozesse in deiner Buchhaltung wie den Monatsabschluss und Jahresabschluss, Umsatzsteuervoranmeldung, Vorsteuerabzug oder die Steuererklärung. Je sauberer die vorbereitende Buchhaltung erfolgt, desto effizienter und fehlerfreier läuft der gesamte Finanzprozess.
Warum vorbereitende Buchhaltung so wichtig ist
Wenn du die Aufbereitung von Unterlagen nach dem Motto „Das mache ich später“ aufschiebst, rächt sich das spätestens beim Monats- oder Jahresabschluss: Belege fehlen, Informationen sind unvollständig und Rückfragen kosten Zeit. Dieser Rattenschwanz an Verzögerungen führt nicht nur zu Stress, sondern auch zu Fehlern.
Eine gute vorbereitende Buchhaltung verhindert genau das und sorgt für Übersicht, vermeidet Engpässe und erleichtert Steuererklärungen sowie eine eventuelle Betriebsprüfung erheblich.
In diesem Artikel erklären wir dir, wie du die vorbereitende Buchhaltung automatisieren kannst und die so wiederkehrende Aufgaben und Fehler sparst.
Welche Schritte beinhaltet die vorbereitende Buchhaltung?
Die Hauptaufgaben der vorbereitenden Buchhaltung bestehen darin, alle steuerlich relevanten Unterlagen – von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen über Kassenbelege bis zu Reisekosten – vollständig, korrekt und nachvollziehbar aufzubereiten. Die wichtigsten Schritte sind:
1. Belege sammeln, vorsortieren & einscannen:
Sammeln aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Erfassen und Digitalisieren von Kassenbelegen, Quittungen, Reiseauslagen
Dokumentation von Kreditkartenumsätzen
Ordnen und Zuordnen aller Belege
Prüfen auf Vollständigkeit
2. Rechnungsprüfung und Freigabe:
Prüfung der Pflichtangaben (formale Prüfung)
Abgleich von Lieferungen und Leistungen (sachliche Prüfung)
Abgleich mit Bestellungen, Lieferscheinen und Verträgen
Klärung von Unstimmigkeiten intern oder mit Lieferanten
Weiterleitung an Verantwortliche
Einholen von Freigaben nach Rollen/Berechtigungen
Dokumentation der Freigabekette
3. Vorkontierung:
Zuordnung zu Konten (z. B. Aufwands- oder Sachkonto)
Zuordnung zu Kostenstellen oder Projekten
Festlegen des Steuerkennzeichens
Vorbereitung des Exports ins ERP/DATEV
4. Übergabe an die Steuerberatung:
Export der vorkontierten Daten (z. B. DATEV-Format)
Abstimmung offener Posten
Bereitstellung vollständiger Unterlagen
Vorbereitung für Monatsabschlüssen-, Quartals- und Jahresabschlüsse#
Die Herausforderung im Alltag
Was auf dem Papier nach klaren Aufgaben aussieht, bedeutet für Buchhalter:innen häufig viel manuelle Arbeit: du musst Belege suchen, fehlende Unterlagen nachfordern, Beträge prüfen, scannen, sortieren und Rückfragen klären.
Oft kommen Unterlagen nicht vollständig aus den Fachabteilungen zurück, Beträge stimmen nicht überein oder Informationen fehlen – was zu Verzögerungen und unnötigen Abstimmungen führt.
Vorteile der vorbereitenden Buchhaltung
Eine gut organisierte vorbereitende Buchhaltung bringt spürbare Vorteile für dich und dein Team. Denn wenn Belege zeitnah und strukturiert verarbeitet werden, entsteht automatisch mehr Klarheit im Finanzalltag.
Du behältst jederzeit den Überblick: Statt am Monatsende Belege zusammenzusuchen oder offenen Fragen hinterherzulaufen, liegen alle Informationen bereits vor. Das sorgt für Ruhe, bessere Planung und weniger Stress im Abschluss.
Engpässe werden vermieden: Fehlende Unterlagen oder unklare Buchungen fallen früh auf und nicht erst, wenn es eigentlich zu spät ist. Das macht Abläufe berechenbarer und reduziert unnötige Schleifen mit Fachabteilungen.
Abschlüsse werden schneller und sicherer: Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse lassen sich zügiger erledigen, weil keine Lücken mehr im Datenbestand entstehen. Auch Steuererklärungen laufen reibungsloser, wenn alles sauber vorbereitet ist.
Prüfungen verlieren ihren Schrecken: Ob interne Revision oder Betriebsprüfung: Mit einer gut geführten vorbereitenden Buchhaltung sind alle Belege nachvollziehbar abgelegt. Das spart Zeit, stärkt die Nachvollziehbarkeit und macht dich auskunftssicher.
Teams arbeiten entspannter zusammen: Klare Prozesse und vollständige Informationen reduzieren Rückfragen – und damit Reibungspunkte zwischen Buchhaltung und Fachabteilungen.
Vorbereitende Buchhaltung automatisieren: So hilft dir Candis dabei
Viele Schritte der vorbereitenden Buchhaltung lassen sich heute digital abbilden und mit Candis weitgehend automatisieren. Dadurch liegen Belege vollständig, korrekt und rechtzeitig vor, ohne manuelles Suchen oder Nachfassen.
Automatischen Belegimport:
Eingangsrechnungen lassen sich per E-Mail-Weiterleitung oder Drag-and-Drop direkt in Candis erfassen – ganz ohne Scannen, ohne Nachreichen.
Alle deine Belege landen so automatisch in einem zentralen Postfach der Buchhaltung und lassen sich den Zahlungsausgängen zuordnen. Fehlt zu einer Transaktion ein Beleg, erinnert Candis die zuständige Person automatisch ans Hochladen. Das spart Zeit, verhindert Rückfragen und sorgt für vollständige Unterlagen.
Hier erfährst du mehr über den digitalen Rechnungseingang von Candis.
KI-gestützte Datenerfassung:
Relevante Rechnungsdetails werden automatisch ausgelesen – inklusive Beträgen, Steuersätzen und Zahlungszielen. Das minimiert manuelle Eingabefehler und sorgt für verlässliche Daten in deiner Buchhaltung.
Entdecke die neuen Funktionen unserer Candis KI.
Dokumentenablage:
Alle Belege und vorbereitungsrelevanten Dokumente können in Candis zentral an einem Ort gesammelt und direkt miteinander verknüpft werden. So behältst du jederzeit den vollständigen Überblick über alle Unterlagen, die du für die vorbereitende Buchhaltung benötigst.
Erfahre mehr über unser GoBD-zertifiziertes Dokumentenarchiv.
Rechnungsprüfung:
Die Candis KI liest nicht nur alle relevanten Daten aus, sondern prüft auch automatisch, ob die Rechnung alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthält. So werden Fehler frühzeitig erkannt und du musst weniger manuell kontrollieren oder fehlende Angaben nachfordern.
Dublettenprüfung:
Candis erkennt doppelte Rechnungen automatisch und verhindert so versehentliche Doppelzahlungen. Das entlastet die vorbereitende Buchhaltung deutlich, denn potenzielle Fehler werden frühzeitig abgefangen – bevor sie im Monats- oder Jahresabschluss zu Problemen führen.
Reisekosten & Auslagen:
Gerade bei Reisekosten gehen Belege schnell verloren oder erreichen die Buchhaltung verspätet. In Candis können deine Mitarbeitenden Auslagen und Reisebelege direkt per App erfassen. Wird mit der Candis Visa Firmenkreditkarte bezahlt, erscheint die Transaktion sofort im System und der passende Beleg kann direkt zugeordnet werden. So liegt für die vorbereitende Buchhaltung alles vollständig und nachvollziehbar vor, ohne dass Belege nachgefordert werden müssen.
Vorkontierung:
Die Vorkontierung gehört zu den zeitintensivsten Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung. Suchen, abtippen, zuordnen und korrigieren – viele dieser Schritte erfolgen in Unternehmen noch manuell, selbst bei wiederkehrenden Vorgängen.
Die Candis KI versteht den gesamten Geschäftsvorfall und unterstützt dich, indem sie:
das passende Sachkonto vorschlägt,
Kostenstellen prüft und zuordnet,
Rechnungssplits automatisch erkennt und anlegt,
mehrseitige Rechnungen vollständig strukturiert ausliest,
Zwischen- und Gesamtsummen zuverlässig unterscheidet,
Teilzahlungen erkennt und korrekt einordnet.
So werden Belege nicht nur schneller, sondern auch konsistent und buchungsbereit aufbereitet.
Candis ist eine vorgelagertes Buchhaltungsprogramm und direkt an den Rechnungsexport nach DATEV angeknüpft. Da alle Belege vollständig, konsistent und digital vorliegen, gelingt die Übergabe an die Steuerberatung deutlich einfacher – ohne fehlende Unterlagen, Rückfragen oder erneutes Nacharbeiten.
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So nutzen Finanzteams Künstliche Intelligenz
Wer nimmt die vorbereitende Buchhaltung vor?
Grundsätzlich gilt: Die vorbereitende Buchhaltung ist der erste Schritt der regulären Buchhaltung und damit für alle Unternehmen relevant, die in Deutschland zur Buchführung verpflichtet sind – also Gewerbetreibende, Handelsgesellschaften, landwirtschaftliche Betriebe und Freiberufler:innen gemäß § 238 HGB.
In der Praxis wird sie besonders häufig von kleinen Unternehmen und Start-ups selbst übernommen, oft aus Kostengründen. Viele Aufgaben sind relativ unkompliziert, sodass sie auch von Mitarbeiter:innen mit Basiswissen über Buchhaltung erledigt werden können.
Ob die vorbereitende Buchhaltung intern oder extern erfolgt, etwa durch ein Steuerbüro oder spezialisierte Dienstleister, hängt letztlich von den eigenen Ressourcen, Prozessen und dem vorhandenen Know-how ab.
Für Freiberufler:innen und kleinere Gewerbetreibende, die lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen müssen, fällt die vorbereitende Buchhaltung in geringerem Umfang an. Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, benötigen hingegen eine strukturiertere Vorbereitung, damit GuV und Bilanz korrekt erstellt werden können.
Welche Aufgaben erledigt die Steuerberatung im Anschluss an die vorbereitende Buchhaltung?
Wenn die oben genannten Dinge erledigt sind, kann der:die Steuerberater:in zu Werke gehen. Aber welche Aufgaben fallen dann nach der vorbereitenden Buchhaltung noch an?
Einnahmenüberschussrechnung erstellen
Interne Einnahmen-Ausgaben-Bilanz zur Liquiditätskontrolle
Jahresabschlüsse
Steuererklärung
Umsatzsteuererklärung
Die Steuerberatung rechnet im Anschluss die Leistungen ab, und zwar gemäß der Steuerberatergebührenordnung. Allerdings gibt es innerhalb dieser Gebührenordnung noch eine finanzielle Spanne, in der sich das Honorar bewegt.
Tipps für die vorbereitende Buchhaltung
1. Belege digital erfassen
Digitale Belege sind schneller verarbeitet und gehen nicht verloren. Am besten werden sie direkt beim Eingang digital erfasst oder automatisch importiert.
2. Belege zentral sammeln
Ein zentrales Postfach oder ein einheitliches System verhindert, dass Unterlagen in E-Mails, Ordnern oder bei einzelnen Mitarbeitenden verstreut liegen.
3. Klare Freigabeprozesse nutzen
Mit einer Software für die Belegfreigabe und eindeutig definierten Zuständigkeiten gelangen Rechnungen ohne Umwege in den Freigabeprozess – transparent und nachvollziehbar.
4. Rückfragen direkt am Dokument klären
Zentralisierte Kommunikation spart Zeit: Wenn Fragen direkt in den Kommentaren des jeweiligen Belegs geklärt werden, entfallen lange E-Mail-Schleifen.
5. Auf E-Rechnungen umstellen
Elektronische Rechnungen sind strukturiert, maschinenlesbar und reduzieren Fehler beim Buchen. Viele Schritte können damit automatisiert werden.
6. Mobile Freigabe ermöglichen
Mit einer App können Rechnungen auch unterwegs geprüft und freigegeben werden – das verhindert Verzögerungen im Prozess.
7. Auf Schnittstellen achten
Ein gutes Tool sollte DATEV-Export und weitere Buchhaltungs- oder ERP-Schnittstellen unterstützen, damit Belege nahtlos weiterverarbeitet werden können.
8. Ein Tool für alle Prozesse nutzen
Rechnungseingang, Freigabe, Reisekosten, Auslagen und Kreditkarten – in einer Lösung gebündelt entsteht ein durchgängiger, strukturierter Prozess ohne Tool-Hopping.
9. Wiederkehrende Ausgaben per Firmenkreditkarte abwickeln
Abo-Rechnungen und regelmäßige Kosten lassen sich so sauber automatisieren, Belegzuordnung und Kontrolle werden deutlich einfacher.
Fazit
Die vorbereitende Buchhaltung ist ein nicht zu unterschätzender Faktor in der geordneten Finanzbuchhaltung. Wenn die vorbereitende Buchhaltung sauber erledigt wurde, ist die Steuererklärung umso schneller gemacht.
Besonders für Betriebsprüfungen und Rückfragen vom Finanzamt ist es unabdingbar, dass alle Belege von vorneherein gut sortiert wurden. Rechnungsmanagement Softwares wie Candis automatisieren Prozesse der vorbereitenden Buchhaltung – und sparen so einiges an Zeit, verringern die Fehlerquote und steigern die Effizienz.
