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Warum braucht man eine Rechnungsmanagement Software?

Warum braucht man eine Rechnungsmanagement Software?

Wenn Sie sich schon einmal über verloren gegangene Rechnungen geärgert haben, oder nicht in der Lage waren einen Skonto in Anspruch zu nehmen, oder sich mit Kollegen um die Freigabe von Rechnungen gestritten haben, dann wissen Sie, was passiert, wenn der Rechnungsmanagement-Prozess nicht richtig funktioniert.

Um diese Schwierigkeiten zu bewältigen, müssen Sie das Problem an der Wurzel packen: Digitalisieren Sie das Rechnungsmanagement Ihres Unternehmens! Und der erste Schritt in die richtige Richtung, ist die Implementierung einer Rechnungsmanagement Software.


Was ist Rechnungsmanagement?

Rechnungsmanagement ist der Prozess des Einkaufs, der Bezahlung und der Buchung von Waren und Dienstleistungen von Lieferanten und Dienstleistern. Manche bezeichnen ihn auch als "Purchase to Pay".

Der Prozess des Rechnungsmanagements ist traditionell eine Mischung aus analogen und digitalen Komponenten. 

Der Rechnungsmanagement-Prozess auf einen Blick

Der Prozess besteht aus fünf einzelnen Schritten:

  • Rechnungseingang: In diesem Schritt werden die Rechnungen der Lieferanten und Dienstleister empfangen. In traditionellen Prozessen kommen sie in Papierform an. Sogar wenn die Rechnungen als PDF erhalten werden, drucken manche Finanzabteilungen sie noch auf Papier aus.
  • Rechnungsverarbeitung: In diesem Schritt werden die Rechnungen auf ihre Richtigkeit geprüft und es erfolgt die Rechnungsfreigabe, um sicherzustellen, dass die Waren oder Dienstleistungen vollständig eingegangen sind.
  • Zahlung: Die Rechnungen werden bezahlt.
  • Export & Buchung: Die Informationen zum Vorgang werden in die Buchhaltungssoftware der Wahl (DATEV, Sage, etc.) exportiert und gebucht. 
  • Berichtswesen & Compliance: Rechnungs- und Zahlungsinformationen werden gesammelt und in Berichten organisiert. Die GoBD schreiben vor, dass Rechnungen in ihrer "Originalform" 10 Jahre lang archiviert werden müssen. 


Mithilfe einer Rechnungsmanagement Software hin zum digitalen Rechnungsmanagement

Digitales Rechnungsmanagement bietet erhebliche Vorteile sowohl gegenüber analogen als auch gegenüber gemischt digital/analogen Prozessen. Digitale Prozesse sind akkurater, schneller und bieten einen klaren Überblick über den Rechnungsmanagement-Prozess.

Der praktischste Weg, digitales Rechnungsmanagement zu ermöglichen, ist die Implementierung einer Rechnungsmanagement Software.


Rechnungsmanagement Software bietet Vorteile für jede Phase des Prozesses

  • Rechnungseingang: Rechnungsmanagement Software hilft dabei, Rechnungen von Anfang an zu digitalisieren. Die OCR-Technologie wandelt gescannte oder PDF-Rechnungen in verwertbare Daten um. 
  • Rechnungsverarbeitung: mit der Rechnungsmanagement Software werden den Rechnungen automatisch Kostenstellen, GL-Codes und Buchungsschlüssel hinzugefügt. Rechnungsfreigabe wird mit automatisierten Workflows verwaltet, statt mit E-Mails und physischen Unterschriften.
  • Bezahlung: Zahlungen werden auf der Grundlage genauer Daten verwaltet und eingeleitet. 
  • Exportieren und Buchen: Transaktionsdaten werden direkt aus der Rechnungsmanagement Software in Ihre digitale Buchhaltungssoftware importiert. Der Prozess ist sicher, präzise und hilft dabei, Fehler zu vermeiden.
  • Berichtswesen & Compliance: Rechnungsmanagement Software speichert Rechnungen automatisch bis zu 10 Jahre lang. Rechnungsfreigaben erfolgen über automatisierte Workflows.


Funktionen einer Rechnungsmanagement Software

Die besten Rechnungsmanagement-Tools sind einfach einzurichten und bieten Funktionen an, die leicht zu bedienen sind, sich an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen lassen und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen können.

Automatischer Import:

Die besten Tools sind in der Lage, Informationen aus Rechnungen automatisch zu scannen und in lesbare, verwertbare Datenpunkte umzuwandeln. OCR ist die Texterkennungs-Technologie, die hinter dieser Fähigkeit steht.

Vorkontierung von Rechnungsdaten:

Intelligente Rechnungssoftware lernt mit der Zeit über Ihre spezifischen Prozesse und ist in der Lage, dieses Wissen zu nutzen, um die Abläufe zu beschleunigen. Rechnungstools sollten automatisch Informationen wie Kostenstellen, GL und Buchungsschlüssel zur Rechnung hinzufügen.

Rechnungsfreigabe:

Die besten Rechnungstools bieten einen robusten, automatisierten Rechnungsfreigabe-Prozess als Kernfunktion ihrer Software an. Komplexe Arbeitsabläufe lassen sich leicht bewältigen, da die Software das Routing automatisch übernimmt.

Zahlungsverkehr:

Die Rechnungsmanagement Software sollte so anpassungsfähig sein, dass sie sich problemlos in Ihre bestehenden Zahlungsprozesse einfügt.

Export & Buchung:

Ein digitales Rechnungsmanagement bedeutet, dass der Prozess vom Anfang bis zum Ende digital bleibt. Dazu gehört natürlich auch die Übergabe der Transaktionsdaten aus dem Rechnungstool an das Buchhaltungssystem Ihrer Wahl. Die Rechnungsmanagement Software, die Sie verwenden, sollte eine einfache Möglichkeit bieten, Daten zwischen den Systemen zu synchronisieren - entweder über eine Schnittstelle oder über eine andere Exportmethode.

Berichterstattung & Compliance:

Digitales Rechnungsmanagement ermöglicht ein schnelles und genaues Berichtswesen. Finanzdaten aus Ihren Rechnungen, Ihrem Zahlungssystem und Ihrer Buchhaltungssoftware können synchronisiert und abgeglichen werden, um Trends zu erkennen, die für Ihr Unternehmen relevant sind.



Zusammengefasst: warum eine Rechnungsmanagement Software für Ihr Unternehmen wichtig ist

Analoge und nur teilweise digitalisierte Prozesse des Rechnungsmanagements sind langsam, zeitintensiv und fehleranfällig. Sie führen zu einer Kaskade von Problemen, mit denen Finanzmanager und Buchhalter bei ihrer täglichen Arbeit zu kämpfen haben.

Der Weg zur Lösung dieser Probleme besteht darin, sie an der Wurzel zu packen und das Rechnungsmanagement vom Anfang bis zum Ende zu digitalisieren. Und der erste Schritt zu einem digitalen Rechnungsmanagement ist - und das ist jetzt wahrscheinlich keine Überraschung - die Beschaffung einer Rechnungsmanagement Software. 


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Anastasija Vatiska

Marketing

Anastasija beendet gerade ihr Studium der Betriebswirtschaftslehre. Sie interessiert sich vor allem für Online Marketing und Wirtschaftsinformatik.

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