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Rechnungen digitalisieren - so funktioniert’s

Rechnungen digitalisieren - so funktioniert’s

Wer sich in Sachen Buchhaltung immer noch mit endlosen Papierstapeln herumschlägt, ist nicht allein. Eine aktuelle Studie von KPMG ergab, dass in nur 16% der Finanzabteilungen in Deutschland das Rechnungsmanagement komplett papierlos betrieben wird.

Bei der Umstellung auf digitale Rechnungen kommen oft Fragen auf. Wo anfangen und welche Vorteile bietet die digitale Rechnungsstellung überhaupt? Wir geben einen Überblick.

Rechnungen digitalisieren - so geht’s am einfachsten

Beim Thema Rechnungen digitalisieren gilt: Am besten direkt an der Quelle anfangen. In eurem Fall bedeutet das, direkt bei den Lieferunternehmen. Bitten Sie um elektronische Rechnungsstellung, die dann an eine zentrale E-Mail Adresse gesendet wird.

In vielen Fällen werden nämlich Papierrechnungen mühsam eingescannt und manuell in eine Software hochgeladen - ein zeitaufwendiger Prozess. 

Rechnungen digitalisieren mithilfe von Software

Am einfachsten funktioniert die Digitalisierung der Rechnungen hingegen mittels Software. Rechnungsmanagement-Tools wie CANDIS leiten die Eingangsrechnungen aus dem Postfach weiter und sammeln sie. Mittels modernster KI-Technologie werden Rechnungsdaten dann automatisch ausgelesen. Smarte Workflows erlauben dann auch digitale Rechnungsfreigabe. Durch Anbindung an das Buchhaltungssystem kann außerdem nach Freigabe auch direkt gebucht werden.

Das mühsame manuelle Einscannen von Rechnungen wird somit direkt überflüssig. 

Die 4 wichtigsten Vorteile der digitalen Rechnungsstellung

Die Digitalisierung der Finanzabteilung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Rechnungen digitalisieren wirkt sich vor allem auf die Effizienz und Kontrolle aus. Die komplette Abteilung profitiert.

  1. Zeitersparnis 

Je schneller ihr (als Aufftraggebende) die Rechnung erhaltet, desto schneller könnt ihr diese bearbeiten und pünktlich am Fälligkeitstag bezahlen. Durch den Wegfall der Postlaufzeit könnt ihr mindestens ein bis zwei Tage einsparen.

  1. Kostensenkung 

Digitale Rechnungen sind nicht nur billiger, sondern oft auch besser für die Umwelt. Keine Druckkosten mehr, keine Verwaltungskosten für das manuelle Verpacken und Versenden der Umschläge. Und beim Porto spart ihr auch. 

  1. Transparenz und Kontrolle 

Es finden weniger Diskussionen à la „Ich habe die Rechnung noch nicht erhalten” statt. Digitale Rechnungen können auf dem Postweg weder verloren gehen, noch sich verzögern oder leicht verlegt werden. Mittels Such- und Filterfunktion sind sie in der Regel immer binnen weniger Minuten auffindbar.

  1. Absicherung im Falle einer Rechnungsprüfung 

Falls bei einer Rechnungsprüfung Fehler auf der Rechnung gefunden werden, kann diese schnell und einfach korrigiert werden. Innerhalb nur weniger Minuten kann die Rechnung neu ausgestellt werden. 

Rechnungen digital archivieren - gesetzliche Vorgaben 

Wenn es daran geht, Rechnungen zu digitalisieren, stellt sich auch die Frage, welche gesetzlichen Vorgaben es im Vergleich zu Papierrechnungen gibt. Generell gilt: Digitale Rechnungen sind rechtskräftig und es gelten die gleichen Vorgaben wie für Papierrechnungen.

Das bedeutet z. B., dass digitale Rechnungen so archiviert werden müssen, dass sie jederzeit wieder auffindbar sind. Rechnungen müssen einwandfrei lesbar sein und sämtliche Pflichtangaben erhalten. Sie müssen außerdem gemäß den Aspekten der Datensicherheit aufbewahrt werden. 

Die GoBD schreibt eine Archivierung der Rechnungen von 10 Jahren vor. Hier ist also wichtig, dass eure Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung die Rechnungen GoBD-konform in ihrer Ursprungsform aufbewahrt.


Seid ihr neugierig mehr zu erfahren oder zu lernen, wie CANDIS eurem Unternehmen helfen kann, die Kontrolle über Ihren Rechnungsprozess zurückzugewinnen? Dann nehmt Kontakt mit uns auf.

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Ian Roderick

Marketing Lead

Ian ist Marketing Lead bei CANDIS. Er interessiert sich für automatisierte Prozesse, City Tours, und Software.

FAQ

Wie werden Rechnungen digitalisiert?
Wie werden digitale Rechnungen archiviert?

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