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Warum digitale Rechnungen besser sind: auch für Lieferanten

Die 5 wichtigsten Vorteile beim digitalen Rechnungsmanagement: so überzeugen Sie Ihre Lieferanten

Die Vermeidung von Papierrechnungen ist für das digitale Rechnungsmanagement in Ihrer Abteilung entscheidend. Wenn Sie sich jedoch immer noch mit Stapeln von Papier herumschlagen, dann sind Sie nicht allein.

Eine aktuelle Studie von KPMG ergab, dass in nur 16 % der Finanzabteilungen in Deutschland das Rechnungsmanagement komplett papierlos betrieben wird.

Während Sie wahrscheinlich die digitale Rechnungsstellung bevorzugen, scheinen sich einige Ihrer Lieferanten dagegen zu sträuben. Aus diesem Grund haben wir eine Checkliste erstellt, mit der Sie Ihren Lieferanten sämtliche Vorteile der digitale Rechnungsstellung aufzeigen können. 

Die CANDIS Checkliste für die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung

1) Je schneller Sie (als Kunde) die Rechnung erhalten, desto schneller können Sie sie bearbeiten und pünktlich am Fälligkeitstag bezahlen. Durch den Wegfall der Postlaufzeit können Sie mindestens ein bis zwei Tage einsparen.

2) Digitale Rechnungen sind nicht nur billiger, sondern oft auch besser für die Umwelt. Keine Druckkosten mehr, keine Verwaltungskosten für das manuelle Verpacken und Versenden der Umschläge. Und beim Porto sparen Sie auch. 

3) Es finden weniger Diskussionen à la „Ich habe die Rechnung noch nicht erhalten” statt. Digitale Rechnungen können auf dem Postweg weder verloren gehen, noch sich verzögern.

4) Falls bei einer Rechnungsprüfung Fehler auf der Rechnung gefunden werden, kann diese schnell und einfach korrigiert werden. Innerhalb nur weniger Minuten kann die Rechnung neu ausgestellt werden. 

5) Digitale Rechnungen können nicht so leicht verlegt werden. Sie fallen nicht vom Schreibtisch, werden nicht zwischen großen Paketen eingeklemmt oder werden anderweitig verlegt, weil man nicht im Büro ist.

Diskussion: Die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung

Die Vorteile eines digitalen Rechnungsmanagements liegen auf der Hand: Die Zeit vom Kauf bis zur Zahlung wird erheblich verkürzt, die Fehlerquote sinkt und die Buchhalter können mehr Zeit für wichtigere Aufgaben aufwenden.

Ein hybrider Prozess, bei dem Papierrechnungen gescannt und in eine Rechnungsmanagement Software hochgeladen werden, ist technisch durchaus machbar. Aber er hat zwei entscheidende Nachteile. 

Erstens wird durch das Scannen der Papierrechnungen nicht die Zeit eingespart, die auf dem Postweg verloren geht. Ein zusätzlicher Arbeitsschritt ist außerdem das anschließende manuelle Hochladen in die Rechnungsmanagement Software. Die Zeitersparnis ist also deutlich geringer.

Zweitens schreibt die GobD eine 10-jährige Archivierung der Rechnungen in ihrem ursprünglichen Format vor. Das bedeutet, dass sämtliche Papierrechnungen, die Sie erhalten, im Original archiviert werden müssen. Während Sie also von den Vorteilen der digitalen Rechnungsfreigabe profitieren, gehen Ihnen die Vorteile der digitalen Archivierung Ihrer Rechnungen verloren. 

Falls Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Lieferanten von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung zu überzeugen - glauben Sie uns: Sie sind nicht allein. Bei CANDIS sind wir zwar bereits fast vollständig papierlos, aber eben noch nicht zu 100 %. Einige unserer Lieferanten sind einfach (noch) nicht bereit, uns digitale Rechnungen zu schicken.

Wir sind uns durchaus bewusst, dass für einige Lieferanten die Umstellung auf digitale Rechnungen einfach nicht in Frage kommt. Aber in der Regel schadet es nie, einfach mal einen Versuch zu wagen. 

Sind Sie neugierig mehr zu erfahren oder zu lernen, wie CANDIS Ihrem Unternehmen helfen kann, die Kontrolle über Ihren Rechnungsprozess zurückzugewinnen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf.


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Ian Roderick

Marketing Lead

Ian ist Marketing Lead bei CANDIS. Er interessiert sich für automatisierte Prozesse, City Tours, und Software.

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