Die Rechnungsfreigabe: schon das Wort bringt Buchhalter:innen und Finanzmanager:innen manchmal zum Schwitzen. Zu oft wird es mit unbeantworteten E-Mails oder Anrufen, dem Herumlaufen im Büro mit einer physischen Unterschriftenmappe und verpassten Terminen assoziiert.

Die Rechnungsfreigabe ist nur ein Schritt im Rechnungsmanagement-Prozess eines Unternehmens - manchmal auch als Purchase to Pay Prozess bezeichnet. Aber er ist oft auch einer der schwierigsten.

Um diesen Prozess für alle Beteiligten zu vereinfachen, ist es fast immer besser, ein digitales Freigabetool einzuführen, das schnellere Zusammenarbeit und effizientere Rechnungsfreigabe ermöglicht.

Definition Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe ist ein wesentlicher Schritt im Prozess der Rechnungsverarbeitung, bzw. im Purchase to Pay Prozess. Erst nachdem eine Rechnung erfolgreich geprüft wurde, kann sie freigegeben werden.

Die Rechnungsfreigabe dient somit als Bestätigung, dass die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen mit dem übereinstimmen, was bestellt wurde.

Der analoge Rechnungsfreigabe Prozess

Die Rechnungsfreigabe klingt erst einmal recht simpel und in der Theorie ist sie das auch. In der Praxis jedoch ist die analoge Rechnungsfreigabe extrem zeitintensiv und aufwendig.

Für viele Unternehmen in Deutschland ist das Rechnungsfreigabe Tool der Wahl nämlich die Unterschriftenmappe. Papierrechnungen gehen per Post ein, PDF-Rechnungen werden ausgedruckt, und die Mappe wandert durch das Büro. Es werden physische Unterschriften gesammelt, und schließlich kommt die Mappe wieder beim Finanzteam an. Sobald die Freigaben eingeholt sind, können die Rechnungen bezahlt und die Transaktionen verbucht werden. 

12 Tage benötigen KMU in der Regel für die Rechnungsfreigabe. Viel zu lange, denn verzögern sich die Freigaben, kann sich dies negativ auf den Erhalt von Skonti, fristgerechte Zahlungen und Lieferantenbeziehungen auswirken.

Eine weitere Einschränkung besteht in der Steifheit des analogen Rechnungsfreigabe Prozesses. Home Office oder remote working ist mit einer Unterschriftenmappe schlichtweg nicht möglich. Ein Nachteil heutzutage, wo viele Unternehmen auf hybride Arbeitsmodelle setzen.

Die digitale Rechnungsfreigabe

Eine digitalisierte Rechnungsfreigabe kann hier Abhilfe schaffen. Mittels digitalem Freigabetool wie z. B. CANDIS, können relevante Rechnungsdaten automatisch erfasst werden. Durch smarte Workflows werden Rechnungen binnen Sekunden an die Verantwortlichen weitergeleitet und es entsteht eine effiziente Kommunikation zwischen Antragsteller und der für die Freigabe verantwortlichen Person.

Bei CANDIS können Rechnungen dann ganz einfach per Mausklick freigegeben werden. Durch die Zeitersparnis wird der gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung beschleunigt. Manuelles Sammeln von Unterschriften wird so überflüssig und Zahlungsfristen werden nicht mehr verpasst.

Digitale Rechnungsfreigabe Tools ermöglichen außerdem flexible Arbeitsmodelle. Egal ob sich die Mitarbeitenden im Home Office oder im Büro befinden, digitale Freigaben können von überall aus stattfinden.

Zusammengefasst: warum es besser ist, ein digitales Rechnungsfreigabe Tool zu verwenden

Die analoge Rechnungsfreigabe hat erhebliche Nachteile. Sie ist langsam, komplex und erfordert viel manuelle Arbeit. Ein digitaler Rechnungsfreigabe Prozess ist schneller, genauer und ermöglicht es Buchhalter:innen und Finanzmanager:innen mehr Zeit für übergeordnete Aufgaben aufzuwenden.

Bei CANDIS umfasst unsere Cloud Rechnungsmanagement Software ein leistungsstarkes Rechnungsfreigabe Tool mit automatisierten Workflows.
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