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Die Rechnungsfreigabe: schon das Wort bringt Buchhalter und Finanzmanager manchmal zum Schwitzen. Zu oft wird es mit unbeantworteten E-Mails oder Anrufen, dem Herumlaufen im Büro mit einer physischen Unterschriftenmappe und verpassten Terminen assoziiert
Die Rechnungsfreigabe ist nur ein Schritt im Rechnungsmanagement-Prozess eines Unternehmens - manchmal auch als Purchase to Pay Prozess bezeichnet. Aber er ist oft auch einer der schwierigsten.
Warum? Weil die Informationen und Prioritäten zwischen dem Team, das die Freigabe beantragt (Requestor), und dem Team, das die Freigabe erteilt (Approver), oft nicht übereinstimmen.
Um diesen Prozess für alle Beteiligten zu vereinfachen, ist es fast immer besser, ein digitales Freigabetool einzuführen, das schnellere Zusammenarbeit und effizientere Rechnungsfreigabe ermöglicht.
Eine Rechnungsfreigabe ist einfach eine Bestätigung, dass die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen mit dem übereinstimmen, was bestellt wurde. Dies ist nicht nur aus unternehmerischer Sicht eine gute Idee, sondern auch aus Sicht des Finance Teams unerlässlich. Die Bücher müssen ausgeglichen sein, Gutschriften und Abbuchungen müssen übereinstimmen.
Das klingt einfach, und in der Theorie ist es das auch. In kleineren Unternehmen mit weniger als 10 oder 20 Mitarbeitern sind die Person(en), die die Einkäufe tätigen, oft auch für die Buchhaltung zuständig, z. B. der Geschäftsführer oder Mitbegründer. Und wenn nicht, dann ist das Team klein genug, dass es aller Wahrscheinlichkeit nach im selben Raum arbeitet. Der Bedarf für ein Rechnungsfreigabe Tool ist nicht so groß.
In Organisationen mit mehr als 20 oder 30 Mitarbeitern kann es jedoch komplizierter werden. Das Finanzteam kann nicht selbst wissen, ob das Unternehmen das bekommen hat, wofür es bezahlt hat. Sie müssen also nachfragen.
Und diese Frage - haben wir bekommen, wofür wir bezahlt haben? - ist der Prozess der Rechnungsfreigabe.
Für viele Unternehmen in Deutschland ist das Rechnungsfreigabe Tool der Wahl die Unterschriftenmappe. Papierrechnungen gehen per Post ein, PDF-Rechnungen werden ausgedruckt, und die Mappe wandert durch das Büro. Es werden physische Unterschriften gesammelt, und schließlich kommt die Mappe wieder beim Finanzteam an.
Sobald die Freigaben eingeholt sind, können die Rechnungen bezahlt und die Transaktionen verbucht werden.
Es gibt zwei Hauptprobleme bei der Verwendung dieser Art von Rechnungsfreigabe Tool für Ihre Arbeit. Das erste ist, dass es langsam ist. Laut einer aktuellen Studie benötigen KMU in Deutschland durchschnittlich 12 Tage für die Rechnungsfreigabe. Das dauert einfach viel zu lange, und macht es oft unmöglich, Skonto zu ziehen.
Und wenn es zu unerwarteten Verzögerungen kommt, die den Prozess noch weiter in die Länge ziehen, besteht die Gefahr, dass Zahlungsfristen versäumt werden.
Das zweite Problem besteht darin, dass Unterschriftenmappen die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, stark beeinträchtigen. Wenn jemand an einem anderen Ort arbeitet oder sich zufällig außerhalb des Büros befindet, wenn die Mappe seinen Schreibtisch passiert, oder in einer anderen Niederlassung arbeitet, wird der Prozess verlangsamt oder sogar gestoppt.
Unternehmen, die versuchen, die Unterschriftenmappe hinter sich zu lassen, probieren oft Alternativen mit einer Kombination aus E-Mail und Excel-Tabellen aus. Genehmigungen werden per E-Mail angefordert und genehmigt und manuell in Tabellenkalkulationen nachverfolgt.
Dies ist kein Rechnungsfreigabe Tool im klassischen Sinne, aber es versucht, den Zweck eines solchen Tools zu replizieren. Und dieses System hat gewisse Vorteile gegenüber der Unterschriftenmappe. Es ermöglicht Fernfreigaben und verringert das Risiko, dass die physischen Rechnungen verlegt werden oder verloren gehen.
Es handelt sich jedoch um einen sehr manuellen Prozess, der dem Buchhalter eine Menge geistige Planung und Organisation abverlangt. Außerdem wird der Prüfpfad erschwert, da die Genehmigungs-E-Mails dann irgendwie an die Rechnungen selbst angehängt werden müssen.
Um all diese Probleme zu lösen, ist es unerlässlich, ein digitales Rechnungsfreigabe Tool zu verwenden. Digitale Rechnungsfreigabe Tools können relevante Daten automatisch erfassen, Rechnungen an die richtigen Genehmiger weiterleiten und eine effiziente Kommunikation zwischen Antragsteller und Genehmiger ermöglichen.
Digitale Tools lösen gleich mehrere Probleme auf einmal: Sie machen das manuelle Sammeln physischer Unterschriften überflüssig. Das spart Zeit und ermöglicht die Arbeit aus der Ferne. Sie erleichtern die Kommunikation zwischen Antragstellern und Genehmigern, da der Chat direkt im Tool stattfinden kann.
Und was am wichtigsten ist: Ein Rechnungsfreigabe Tool beschleunigt den gesamten Prozess der Rechnungsverwaltung.
Kurzer Tipp: CANDIS Kunden benötigen durchschnittlich 4 Tage zwischen Anfrage und Freigabe.
Die analoge Rechnungsfreigabe hat erhebliche Nachteile. Sie ist langsam, komplex und erfordert viel manuelle Arbeit. Ein digitaler Rechnungsfreigabeprozess ist schneller, genauer und ermöglicht es Buchhaltern und Finanzmanagern mehr Zeit für übergeordnete Aufgaben aufzuwenden.
Die beste Möglichkeit, Ihre Rechnungsfreigabe zu digitalisieren, ist ein digitales Rechnungsfreigabe Tool. Bei CANDIS umfasst unsere Cloud Rechnungsmanagement Software ein leistungsstarkes Rechnungsfreigabe Tool mit automatisierten Workflows.
Wenn Sie daran interessiert sind, zu erfahren, was die CANDIS Rechnungsmanagement Software für Sie und Ihr Unternehmen tun kann, nehmen Sie Kontakt auf.
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Anastasija beendet gerade ihr Studium der Betriebswirtschaftslehre. Sie interessiert sich vor allem für Online Marketing und Wirtschaftsinformatik.
