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Was gibt es Neues bei CANDIS: Q2 2021?

Was gibt es Neues bei CANDIS: Q2 2021?

Bei CANDIS arbeiten wir ständig an Updates für unsere Rechnungsmanagement-Software. Im zweiten Quartal 2021 wurden viele Updates fertig gestellt. Das sind die wichtigsten Neuerungen aus diesem Quartal:

Verliere nie mehr den Überblick über Eingangsrechnungen aufgrund von fehlgeschlagenen E-Mail-Importen

Manchmal schlägt ein E-Mail-Import fehl, weil die E-Mail selbst oder der PDF-Anhang fehlerhaft ist. Dies führt zu unbezahlten Rechnungen und Mahnungen. Bisher konnte dies durch regelmäßiges Überprüfen des E-Mail-Imports gelöst werden. Aber selbst dann war nicht immer klar, warum eine E-Mail nicht importiert werden konnte.

Das haben wir nun geändert. Unserer Überzeugung nach sollte der E-Mail Import immer funktionieren. Und wenn nicht, muss klar sein, was fehlgeschlagen ist, damit du Maßnahmen ergreifen kannst. Du solltest nicht überrascht sein, wenn du eine Mahnung erhältst, nur um dann festzustellen, dass es an einem fehlgeschlagenen E-Mail-Import lag.

  • Wenn eine E-Mail fehlschlägt, aus welchem Grund auch immer, markieren wir diese E-Mail als fehlgeschlagen
  • Wir zeigen den Fehler im Import Menü in der oberen Menüleiste an, damit du einen fehlgeschlagenen Import nicht übersiehst
  • In der E-Mail zeigen wir ausführliche Informationen über den eigentlichen Fehler
  • Du kannst auch den Original Anhang herunterladen, um eine Fehlersuche durchzuführen
  • Wenn Dokumente aus einer E-Mail generiert werden konnten, zeigen wir Links zu den Dokumenten in CANDIS an
  • Wenn ein Dokument gelöscht wurde, zeigen wir an, wer es wann gelöscht hat, damit du immer GoBD konform bleibst
  • Du kannst jetzt auch schnell sehen, ob eine E-Mail Dokumente generiert hat

Rechnungen während der Erfassung aufteilen

Rechnungen können nun während der Erfassung aufgeteilt werden. Das können verschiedene Kostenstellen oder verschiedene Umsatzsteuersätze sein. Werden aufgeteilte Rechnungen ohne Kostenstellen in die Freigabe geschickt, muss der erste Freigeber die Kostenstellen vor der Freigabe noch hinzufügen. Sollte die Aufteilung nicht stimmen, kann der Freigeber die Freigabe ablehnen.

Wenn Rechnungen nicht vorkontiert werden, können sie nun vollständig in CANDIS erfasst werden. Und anschließend mit Rechnungsdaten zu DATEV exportiert werden. Es gibt keine Doppelerfassung mehr. 


Sachkonten zur Rechnung hinzufügen

Ab sofort kannst du deine Rechnungen bereits in CANDIS vorkontieren.

In den Einstellungen unter "Sachkonten" kannst du deine Konten entweder manuell anlegen oder eine CSV-Datei importieren. Danach steht dir das Feld während der Prozessierung und der Freigabe zur Auswahl bereit.

Hier kannst du mehr darüber lesen, wie es funktioniert: Help Center Artikel

BU-Schlüssel zur Rechnung hinzufügen

Ab sofort kannst du Steuerschlüssel zu deinen Rechnungen hinzufügen!

Gemeinsam mit dem Sachkonto kannst du somit deine Rechnungen richtig verbuchen.

In den Einstellungen unter "BU-Schlüssel" kannst du deine BU-Schlüssel entweder manuell anlegen oder, wenn du noch keine angelegt hast, unseren Standardsatz an Steuerschlüsseln erstellen. Das sind die folgenden Schlüssel:

  • 9 (19% Vorsteuer)
  • 8 (7% Vorsteuer)
  • 94 (Leistungen nach §13b)
  • 4 (Aufhebung der Automatik)

Hier kannst du mehr darüber lesen, wie es funktioniert: Help Center Artikel

Rechnungen mit dem Nettobetrag aufteilen

Beim Aufteilen von Rechnungen kannst du nun auch einen Nettobetrag eingeben. Zusammen mit der Steuer in % rechnet CANDIS dann den Bruttobetrag aus. Beim Hinzufügen einer neuen Position schlägt CANDIS den Nettobetrag auf Basis der zuletzt ausgewählten Steuer in % vor. Kein Taschenrechner mehr notwendig! 🧮

Weitere Verbesserungen der letzten Wochen

  • Beim Starten einer Aufteilung werden Sachkonten und Buchungsschlüssel mit in die Aufteilung übernommen
  • Der Restbetrag wird nun immer oben rechts angezeigt
  • Wenn man eine neue Position hinzufügt, wird der Restbetrag automatisch vorgeschlagen
  • Der Restbetrag wird auch sofort markiert, damit man ihn leicht anpassen kann
  • Das zuletzt ausgewählte Sachkonto, der Buchungsschlüssel oder die Steuer in % wird beim Hinzufügen einer neuen Position wieder vorgeschlagen

Kreditoren-Kontonummern in CANDIS

Jetzt kannst du den Geschäftspartnern ihre jeweiligen Kreditoren-Kontonummern hinzufügen.

Jeder neuen Rechnung wird dann automatisch das Kreditorenkonto hinzugefügt. Zusammen mit den Sachkonten und den BU-Schlüsseln kannst du somit also den ganzen Buchungssatz bereits bei CANDIS hinterlegen. Die Kreditoren-Kontonummer kannst du entweder einmal am Stück im Geschäftspartner-Menü hinterlegen (nutze dafür am besten den Reiter "Ohne Kreditoren-Kontonummer") oder auch bei der Prozessierung der Rechnung eines neuen Geschäftspartners.

Bitte beachte, dass es hierbei um Kreditoren-Kontonummern für die tatsächliche Buchung der Rechnung geht. Verwende dieses Feld nicht für interne Kundennummern.

Du möchtest deine Kreditoren lieber importieren anstatt sie manuell anzulegen? Das geht heute noch nicht, aber wir würden es gerne mit dir besprechen. Bitte buch doch einen Termin mit uns.

Der Export im DATEV Format ist nun möglich

Rechnungsdaten können nun auch im DATEV Format exportiert werden. Dieser erfolgt als direkter Download einer CSV-Datei.

Dies ist eines der gängigsten Formate, das den Import von Buchungssätzen und weiteren Beleginformationen in die meisten anderen Rechnungswesen-Programme ermöglicht. 

Für weitere Informationen über unsere  Export- und Importmöglichkeiten, schau Dich gerne in unserem Hilfe-Center um.

Das Rechnungswesen-Programm, das ihr verwendet, ist noch nicht erwähnt worden? Bitte sprich uns an und wir finden gemeinsam eine Lösung.

Bezahlen von Dokumenten per SEPA XML Export 

Der nächste Schritt nach der Rechnungsfreigabe ist die Bezahlung. Deshalb kann man ab sofort Dokumente aus CANDIS im SEPA-XML-Format exportieren, um sie anschließend zu begleichen. 

  • Administratoren haben nun eine neue Ansicht, die „Zahlungen” heißt
  • Dokumente, die als zu überweisen markiert und freigegeben oder exportiert werden, können dort angezeigt werden
  • Hinweis: Aktuell werden nur Dokumente angezeigt, die nach dem 15.05.2021 fällig sind. Wir arbeiten daran, dass man Zahlungen aktivieren bzw. deaktivieren und das Datum selbst einstellen kann
  • Rechnungen sind nach Fälligkeit sortiert
  • Zu bezahlende Rechnungen können per Mehrfachauswahl markiert werden
  • Tipp: mit Shift + Klick kann man mehrere Rechnungen gleichzeitig auswählen
  • Die erzeugte SEPA-XML-Datei kann nun in das Zahlungsprogramm importiert werden (z.B. Online-Banking)
  • Rechnungen werden nach dem Export als bezahlt markiert und in der Historie angezeigt
  • Freigegebene und exportierte Rechnungen haben nun den Status „Bezahlt”
  • Wenn der Status „Bezahlt” angegeben ist, kann auch ein Zahldatum angegeben werden
  • Anders als Belegdaten können Zahlungsdaten auch nach dem Export noch angepasst werden, zum Beispiel um einen Fehler zu korrigieren

Mehr Informationen gibt's in diesem Artikel hier. Wir sind immer an Feedback interessiert. Hier kannst Du ein Nutzer-Interview vereinbaren.


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Anastasija Vatiska

Marketing

Anastasija beendet gerade ihr Studium der Betriebswirtschaftslehre. Sie interessiert sich vor allem für Online Marketing und Wirtschaftsinformatik.

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