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Was ist bei der Rechnungsprüfung zu beachten?

Was ist bei der Rechnungsprüfung zu beachten?

Beim Empfang von Rechnungen von Dienstleistern oder Lieferanten ist es wichtig, auf deren formelle und sachliche Vollständigkeit zu achten. Nur wenn die notwendigen Pflichtangaben auf der Rechnung aufgeführt sind, ist das jeweilige Unternehmen auch zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Rechnungsprüfung Definition

Die Rechnungsprüfung beschreibt einen Schritt im Bearbeitungs- und Kontrollprozess von Eingangsrechnungen, wobei eine Rechnung auf ihre Vollständigkeit bezüglich verschiedener Pflichtangaben und Form überprüft wird. Erst nach der Rechnungsprüfung darf die Rechnung freigegeben und gebucht werden.

Man unterscheidet zwischen der formellen Rechnungsprüfung und der sachlichen (oder inhaltlichen) Rechnungsprüfung. Bei der formellen Prüfung wird die Einhaltung formeller Pflichtangaben gemäß § 14 Abs 4 und § 14a Abs 5 UStG kontrolliert. Die sachliche Prüfung gleicht die Rechnung mit der ursprünglichen Bestellung, bzw. mit dem Lieferschein ab und kontrolliert, ob die gelieferten Waren korrekt abgerechnet wurden.

Rechnungsprüfung Checkliste

Die Einzelheiten einer Rechnung unterscheiden sich je nach Wert der erbrachten Waren oder Dienstleistungen. Wenn der Wert weniger als 250 Euro beträgt, reicht eine einfache Rechnung. 

Folgende Angaben müssen enthalten sein:

  • Vollständiger Name des Lieferanten
  • Vollständige Adresse des Lieferanten
  • Kontaktdaten des Kunden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Datum des Vertragsabschlusses
  • Menge und Art der gelieferten Ware
  • Gebühr für die einzelnen Artikel
  • Gesamt Netto- und Bruttobetrag
  • Gesamtbetrag aufgeschlüsselt nach erhobenen Steuern
  • Sofern verfügbar, Rabatte, Skonti oder Zusatzleistungen
  • Zahlungsinformationen

Bei einem Warenwert über 250 Euro muss die Rechnung um diese zusätzlichen Angaben erweitert werden:

  • Rechtsform Ihres Unternehmens
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Eindeutige Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Wichtig: Diese Pflichtangaben sind für den Vorsteuerabzug erforderlich. Fehlen diese Angaben, sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Für Sie kann dies bedeuten, dass Ihnen hohe Vorsteuerbeträge zurückbleiben.

Was ist die digitale Rechnungsprüfung?

Bei der digitalen Rechnungsprüfung wird automatisch sichergestellt, dass alle notwendigen Pflichtangaben auf einer Rechnung enthalten sind. Rechnungsmanagement-Tools verwenden sogenannte OCR-Technologie, die geschriebenen oder getippten Text automatisch in digitale Form übersetzt.

Die CANDIS digitale Rechnungsprüfung

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Die Automatisierung der Rechnungsprüfung bringt einige Vorteile mit sich. Im Vergleich zur manuellen Rechnungsprüfung spart die digitale Rechnungsprüfung vor allem Zeit. 

  • Der Rechnungsprüfungsprozess wird beschleunigt
  • Durchlaufzeiten von Rechnungen werden verkürzt → höhere Skontoerträge und keine Mahngebühren
  • Mehr Kontrolle und Transparenz beim Rechnungsprüfungsprozess
  • Erhöhte Flexibilität → Rechnungsprüfung auch unterwegs möglich, per Smartphone oder Tablet 
  • Geringere Fehlerquote

Fazit

Grundsätzlich muss die Rechnungsprüfung immer korrekt durchgeführt werden. Ihnen ist die manuelle Rechnungsprüfung zu umständlich? Dann schauen Sie sich die Rechnungsmanagement-Software CANDIS an.

Inhaltsverzeichnis

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Ian Roderick

Marketing Lead

Ian ist Marketing Lead bei CANDIS. Er interessiert sich für automatisierte Prozesse, City Tours, und Software.

FAQ

Was versteht man unter Rechnungsprüfung?
Welche Angaben müssen auf einer Rechnung enthalten sein?
Welche Vorteile hat die digitale Rechnungsprüfung?

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