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Was ist bei der Rechnungsprüfung zu beachten?

Beim Empfang von Rechnungen von Dienstleistern oder Lieferanten ist es wichtig, auf verschiedene Werte zu achten. Nicht nur der Betrag auf der Rechnung und die Liste der Waren und Dienstleistungen, sondern auch Dinge wie Steuernummer, Adressinformationen usw. Wir zeigen Ihnen, welche Angaben Sie prüfen und was Sie zusätzlich beachten müssen.

Welche Angaben müssen auf der Rechnung enthalten sein?

Die Einzelheiten einer Rechnung unterscheiden sich je nach Wert der erbrachten Waren oder Dienstleistungen. Wenn der Wert weniger als 250 Euro beträgt, können Sie eine einfache Rechnung schreiben. Einfache Rechnungen enthalten folgende Kriterien: 

  • Vollständiger Name des Lieferanten
  • Vollständige Adresse des Lieferanten
  • Kontaktdaten des Kunden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Datum des Vertragsabschlusses
  • Menge und Art der gelieferten Ware
  • Gebühr für die einzelnen Artikel
  • Gesamtnetto- und Bruttobetrag
  • Gesamtbetrag aufgeschlüsselt nach erhobenen Steuern
  • Sofern verfügbar, Rabatte, Skonti oder Zusatzleistungen
  • Zahlungsinformationen

Bei einem Warenwert über 250 Euro müssen Sie eine erweiterte Rechnung schreiben. Folgendes wird zu den oben gemachten Angaben hinzugefügt:

  • Rechtsform Ihres Unternehmens
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Eindeutige Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

Was passiert, wenn die Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen?

Die Pflichtangaben sind für den Vorsteuerabzug erforderlich. Fehlen diese Angaben, sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Für Sie kann dies bedeuten, dass Ihnen hohe Vorsteuerbeträge zurückbleiben.

Welche Fehler bei der Rechnungsprüfung sind zu vermeiden?

Es gibt verschiedene Fehler, die vermieden werden sollten. Zu den Fehlertypen gehören häufig:

  • Formfehler
  • Inhaltliche Fehler 
  • Berechnungsfehler

Was diese Fehlerarten bedeuten, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Formfehler

Formale Fehler sind am seltensten. Dies ist ein Fehler, bei dem die Pflichtangaben unvollständig ist, Beispiele sind hier eine fehlende Rechnungsnummer oder Adresse.

Inhaltliche Fehler 

Als inhaltliche Fehler gelten Fehler, die sich auf die Höhe der abgerechneten Leistungen beziehen. Dies kann zum Beispiel bedeuten, dass Festpreise oder Rabatte nicht eingehalten werden. Inhaltliche Fehler treten in den meisten Fällen auf, wenn die Kommunikation zwischen Anbieter und Dienstleister fehlerhaft ist.

Wer ist für die Rechnungsprüfung verantwortlich?

Lieferanten und Dienstleister sind selbstverständlich für die Prüfung der von Ihnen versandten Rechnungen verantwortlich.

Tatsächlich sollten aber auch alle Firmen, die Rechnungen erhalten, dafür verantwortlich sein, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.

Buchhalter, Finanzmanager und Betriebswirte sind an bestimmten Stellen dafür verantwortlich, den Inhalt von Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen.

Gibt es verschiedene Arten der Rechnungsprüfung?

So wie es verschiedene Rechnungsarten gibt, gibt es auch verschiedene Arten der Rechnungsprüfung.

Was ist ein Faktencheck?

Der Faktencheck prüft, ob die gelieferten Waren oder Leistungen korrekt fakturiert wurden. Dies geschieht durch den Abgleich mit dem Lieferschein. Der Faktencheck der Rechnung sollte von der Person durchgeführt werden, die den Auftrag initiiert und die Leistungen erhalten hat, also vom Geschäftsleiter.

Was ist eine formale Rechnungsprüfung?

Formale Überprüfungen stellen die Einhaltung der Best Practices sicher. Es ist sinnvoll, die formale Rechnungsprüfung im Rahmen des Rechnungseingangs durchzuführen. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um Fehler zu melden und den Lieferanten um eine neue Rechnung zu bitten, wenn Fehler festgestellt werden.

Handelt es sich um eine leistungsbezogene Rechnung, haben Sie die Möglichkeit, alle auf der Rechnung aufgeführten Posten zu bezahlen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen oder mehrere Artikel als Teillieferung erhalten haben. Alle Teillieferungen können in einer Buchung zusammengefasst und bezahlt werden.

Wenn die Rechnung Waren enthält, müssen Sie jeden einzelnen Wareneingang separat in Rechnung stellen.

Wenn Sie eine Rechnung ohne Bestellbezug prüfen, kann diese direkt auf folgende Konten gebucht werden:

  • Investitionskonto,
  • Materialkonto, oder
  • Hauptbuchkonto

Die einzelnen Schritte einer Rechnungsprüfung

Um eine ordnungsgemäße Rechnungsprüfung durchzuführen, sollten Sie wie folgt vorgehen:

Zunächst prüfen Sie, ob die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und ob Pflichtangaben vorhanden sind. Dieser Schritt wird auch als formale Prüfung bezeichnet.

Der zweite Schritt ist die sachliche Prüfung. Prüfen Sie an dieser Stelle, ob die Leistungen korrekt und ohne Mängel erbracht wurden.

Sie können auch die Position der Rechnung mit der auf dem Lieferschein vergleichen. Sie müssen auch überprüfen, ob die einzelnen Preise korrekt sind und der Gesamtbetrag korrekt ist.

Der letzte Schritt besteht darin, die Rechnung freizugeben. Es ist sinnvoll, eine zweite Person hinzuzuziehen, die die Rechnungsfreigabe übernimmt.

Was ist eine digitale Rechnungsprüfung?

Eine digitale Rechnungsprüfung stellt in erster Linie automatisch sicher, dass alle Informationen einer Rechnung enthalten sind. Rechnungsmanagement-Tools verwenden die sogenannte OCR-Technologie, die geschriebenen oder getippten Text automatisch in digitale Form übersetzt.

Die CANDIS digitale Rechnungsprüfung

Wie läuft der Prozess der digitalen Rechnungsprüfung ab?

Eine Rechnung wird zunächst auf Vollständigkeit mit einer Rechnungsmanagement-Software geprüft. Die gelieferten Waren und Dienstleistungen, die Beträge, der Name und die Adresse des Lieferanten sowie alle relevanten Steuer- oder Kostenstelleninformationen werden automatisch in die Rechnungsverwaltungssoftware importiert.

Der Workflow kümmert sich selbstständig um folgende Schritte:

  • Rechnungseingang
  • Vorkontierung
  • Rechnungsfreigabe
  • Bezahlung
  • Buchung
Der Rechnungsprüfung-Workflow mit CANDIS

Was sind die Vor- und Nachteile der digitalen Rechnungsprüfung?

Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile der digitalen Rechnungsprüfung erläutert.

Vorteil

  • Finanzmanager haben weniger Arbeit und leisten effizientere Arbeit.
  • Der Rechnungsprüfungsprozess wird beschleunigt.
  • Es gibt mehr Kontrolle über den Prozess.
  • Mitarbeiter haben mehr Flexibilität.

Nachteil

  • Ein geeignetes Rechnungsmanagement-Tool zu finden ist zeitaufwendig. 
  • Es kann zu Abhängigkeiten von technischen Produkten kommen.
  • Ein zusätzliches Cloud-Tool muss gekauft werden.
  • Mitarbeiter müssen sich in neue Programme einarbeiten.

Fazit

Sie sollten Sie Ihre Rechnungsprüfung immer korrekt durchführen - auch wenn es zeitaufwendig ist. Selbst ein kleiner Fehler kann Ihr Unternehmen viel Geld kosten. hnen ist die manuelle Rechnungsprüfung zu umständlich? Dann schauen Sie sich die Rechnungsmanagement-Software CANDIS an. 

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Ian Roderick

Marketing Lead

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