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Was ist die Rechnungsfreigabe?

Was ist die Rechnungsfreigabe?

Die Rechnungsfreigabe bezeichnet einen internen Prozess, bei dem Manager Rechnungen freigeben, für die sie selber, ihre Abteilungen oder ihre Teams verantwortlich sind.

Der Zweck der Rechnungsfreigabe besteht darin, eine Art Kontrollmechanismus für Finanz Teams zu sein. Sie stellt sicher, dass das bestellte Produkt oder die Dienstleistung mit dem tatsächlich gelieferten oder verbrauchten Produkt übereinstimmt.

Die Rechnungsfreigabe ist im Wesentlichen eine Ja/Nein-Antwort auf eine einfache Frage: Haben wir bekommen, wofür wir bezahlt haben?


Warum wird die Rechnungsfreigabe benötigt?

Unternehmen müssen verstehen, ob ihre Ressourcen effizient verwaltet werden. Die Rechnungsfreigabe ist ein Instrument unter vielen anderen, welches die Finanzmanager zu diesem Zweck einsetzen.

In kleinen Unternehmen ist der Prozess oft informell oder undefiniert. Das liegt daran, dass es nur wenige Personen gibt - den Geschäftsführer und ein paar andere -, die Dinge einkaufen. Und da sie nicht allzu viele Einkäufe tätigen, ist der Aufwand für das Überprüfen, ob die Unternehmen alles erhalten, was sie bestellt haben, relativ gering.

Wenn Unternehmen wachsen, wird der Bedarf an einer stärker formalisierten Rechnungsfreigabe größer. Es werden mehr Waren und Dienstleistungen bestellt, was bedeutet, dass immer mehr Rechnungen mit den tatsächlich erhaltenen Waren und Dienstleistungen abgeglichen werden müssen.

Wer macht die Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe hat zwei Seiten: die Person, die die Freigabe beantragt - der sogenannte Requestor -  und die Person, die die Freigabe eigentlich durchführt - der Approver.

Der Requestor ist in der Regel ein Buchhalter oder Finanzmanager. Diese Person erhält normalerweise Rechnungen von Lieferanten und ist für die Zahlung und die Buchführung zuständig. Sie hat die Bestellung jedoch nicht aufgegeben und weiß nicht, ob die Dienstleistungen oder Produkte erhalten worden sind.

Der Approver ist normalerweise die Person, die den Kauf selbst initiiert hat oder für das Team oder die Abteilung verantwortlich ist, die den Kauf getätigt hat.



Was ist eine digitale Rechnungsfreigabe?

In vielen Unternehmen ist dieser Prozess oft manuell und analog. Eine Rechnung geht in der Buchhaltung ein und dort wird eine Unterschriftenmappe verwendet, um die physische Unterschrift der verantwortlichen Person einzusammeln.

Diese Art der papiergestützten Freigabe bringt erhebliche Nachteile mit sich. Zum einen ist sie langsam. Wenn jemand nicht an seinem Schreibtisch anzutreffen ist oder das Papier verlegt wird, kann die Freigabe Wochen dauern.

Laut einer Studie gaben deutsche Unternehmen an, dass sie für den Prozess vom Erhalt einer Rechnung bis zu ihrer Freigabe im Durchschnitt 12 Tage benötigen. 

Die digitale Rechnungsfreigabe ist nichts anderes als die Digitalisierung dieses Prozesses. Alle relevanten Dokumente werden digitalisiert und automatisch an den Approver gesendet. Ist ein Approver krank oder im Urlaub, erhält sein Stellvertreter automatisch die Aufforderung zur Freigabe.

Die Freigabe einer Rechnung erfolgt in der Regel mit einem einzigen Klick. Nach der Freigabe kann die Rechnung bezahlt und gebucht werden.


Mehr als Rechnungsfreigabe: hin zum Bestandteil vom Rechnungsmanagement

Die Rechnungsfreigabe lässt sich am besten als eine Komponente im größeren Prozess des Kaufs und der Bezahlung von Produkten und Dienstleistungen verstehen. Wir nennen diesen Prozess Rechnungsmanagement.

Im Rechnungsmanagement-Prozess werden die einzelnen Komponenten Empfang, Bearbeitung, Bezahlung und Buchung ganzheitlich betrachtet.


Der Rechnungsmanagement-Prozess

  • Rechnungseingang: Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern werden empfangen. Die Informationen werden auf Vollständigkeit geprüft.
  • Rechnungsverarbeitung: Der Rechnung werden zusätzliche Informationen beigefügt, u.a. Kostenstellen und Buchungsschlüssel. Die Rechnungen werden anschließend freigegeben.
  • Bezahlung: Rechnungen werden über Online-Banking, einen Zahlungsanbieter oder einen anderen Dienst bezahlt.
  • Buchung und Archivierung: Die Buchungen werden in einer Buchhaltungssoftware wie Sage oder DATEV verbucht. Rechnungen müssen bis zu 10 Jahre lang archiviert werden.


Wie man die Rechnungsfreigabe schneller machen kann

Der beste Weg die Effizienz des Prozesses zu verbessern besteht darin, ihn zu digitalisieren und ihn nur als einen Teil des umfassenderen Rechnungsmanagement-Prozesses zu betrachten. 

Die Digitalisierung der Freigabe bedeutet, dass die Rechnungen in einem digitalen Format direkt von einem Lieferanten empfangen werden, direkt in eine Rechnungsmanagement Software importiert werden und innerhalb dieser Software freigegeben werden.

Sind Sie neugierig mehr zu erfahren oder zu sehen, wie CANDIS Ihrem Unternehmen helfen kann, die Kontrolle über Ihren Rechnungsprozess zurückzugewinnen? Nehmen Sie Kontakt auf




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Anastasija Vatiska

Marketing

Anastasija beendet gerade ihr Studium der Betriebswirtschaftslehre. Sie interessiert sich vor allem für Online Marketing und Wirtschaftsinformatik.

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