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Was ist eine Rechnungsmanagement Software?

Was ist eine Rechnungsmanagement Software?

Rechnungsmanagement Software ist eine Software, die dazu dient, den digitalen Rechnungsmanagement-Prozess durchgängig zu verwalten. Als Rechnungsmanagement bezeichnet man den Prozess, in welchem Unternehmen Rechnungen erhalten, verarbeiten und bezahlen.

In diesem Leitfaden geben wir eine Definition von digitalem Rechnungsmanagement und erklären, wie Sie und Ihr Unternehmen eine Rechnungsmanagement-Software finden können, die Ihren Anforderungen entspricht.

Digitales Rechnungsmanagement: Was ist das?

Rechnungsmanagement beschreibt den Prozess, in dem Unternehmen Waren und Dienstleistungen einkaufen, bezahlen und buchen - den so genannten "Purchase to Pay"-Prozess. Digitales Rechnungsmanagement wird genutzt, um eine Abgrenzung von den traditionellen papierbasierten Methoden des Rechnungsmanagements vorzunehmen.

Der Einsatz einer Rechnungsmanagement-Software bedeutet, dass der Rechnungsmanagement-Prozess quasi per Definition digital ist.

Die vier Phasen des digitalen Rechnungsmanagements:

Phase 1: Eingangsrechnungen

In der ersten Phase eines digitalen Rechnungsmanagement-Prozesses werden die Rechnungen der Lieferanten empfangen. Wenn Ihr Rechnungsmanagement-Prozess wirklich digital-first ist, dann liegt die überwiegende Mehrheit der Rechnungen, die Sie erhalten haben, bereits in digitaler Form vor. In seltenen Fällen gibt es einen zusätzlichen Schritt: die Digitalisierung von Papierrechnungen mit Hilfe eines Scanners.

Mit einer Rechnungsmanagement Software wird dieser Schritt automatisch erledigt. Die Rechnungen werden in die Rechnungsmanagement-Software importiert - entweder manuell hochgeladen, über einen zentralen E-Mail-Dienst oder auf andere Weise.


Phase 2: Rechnungsverarbeitung

In der Phase der Rechnungsverarbeitung beginnen Sie mit der Verarbeitung der Rechnungen gemäß Ihrer internen Prozesse. Dazu gehört die so genannte "Rechnungsprüfung", bei der die Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden. 

Darüber hinaus werden der Rechnung zusätzliche Informationen hinzugefügt, um die Daten zu ergänzen und für mehr Klarheit zu sorgen. Zu den Zusatzinformationen gehören Lieferantennummern, Kostenstellen, Buchungsschlüssel und andere relevante Angaben.

Sobald die Informationen geprüft und hinzugefügt wurden, müssen die Rechnungen von den internen Beteiligten genehmigt werden. Je nach Art und Umfang der Rechnungen können die Rechnungsfreigaben von 1 bis zu mehr als 5 Personen reichen.

Mit einer Rechnungsmanagement Software werden alle Schritte der Rechnungsverarbeitung - Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe - digital in der Software abgewickelt. Informationen werden hinzugefügt und Rechnungen werden innerhalb der Software von den Benutzern freigegeben.

Phase 3: Bezahlung

Sobald die Rechnungen genehmigt sind, müssen sie bezahlt werden. In Deutschland nutzen Unternehmen verschiedene Dienste zur Bezahlung: Online-Banken oder Zahlungsdienste wie DATEV Unternehmen Online. Mit einer Rechnungsmanagement Software werden Rechnungen über eine Schnittstelle oder einen Export an den Zahlungsdienstleister exportiert, den die Unternehmen nutzen wollen.

Phase 4: Buchung 

In der finalen Phase werden die Daten, nachdem die Rechnung bezahlt wurde, in die Buchhaltungs-Software des Unternehmens exportiert. Anschließend erfolgt dort dann die Buchung der Transaktion.

Die Funktionen einer Rechnungsmanagement Software

Eine Rechnungsmanagement Software kann eine ganze Reihe von Funktionen haben. Zu den wichtigsten Funktionen einer hochwertigen Software gehören jedoch im Allgemeinen:

Texterkennung: Rechnungsmanagement-Software muss in der Lage sein, Texte und Summen auf einer Rechnung automatisch zu erkennen und in verwertbare Informationen umzuwandeln.

Zusammenarbeit: Die beste Rechnungsmanagement-Software ermöglicht es den Benutzern innerhalb des Tools zusammenzuarbeiten. Das bedeutet, dass es nicht notwendig ist, bei Fragen Kollegen anzurufen, E-Mails zu schicken oder sie direkt darauf anzusprechen. Automatisierte Erinnerungen, Chat-Funktionen und andere Features ermöglichen eine einfache und unkomplizierte Zusammenarbeit.

Zahlungen: Rechnungsmanagement Software muss nicht unbedingt die Zahlung für Sie abwickeln. Aber sie sollte es Ihnen ermöglichen, die Zahlungen einfach über das System Ihrer Wahl abzuwickeln.

Automatisierte Buchhaltung: Rechnungsmanagement Software sollte eng in das Buchhaltungsprogramm Ihrer Wahl integriert sein: z.B. DATEV, Addison, Sage, usw. Sie sollte so viele manuelle Prozesse wie möglich automatisieren, was sowohl die Genauigkeit der Buchhaltung erhöht als auch Zeit spart.

Archiv und Reporting: Rechnungsmanagement-Software sollte alle Details Ihres Rechnungsmanagement-Prozesses archivieren - vom Import über die Freigabestufen bis hin zu allen Kommentaren, die zu dieser Rechnung gemacht wurden.

Wie Sie eine Rechnungsmanagement-Software auswählen

Es gibt zwei wichtige Entscheidungen, die Sie bei der Auswahl einer Rechnungsmanagement-Software treffen müssen.

All-in-One vs. spezialisierte Rechnungsmanagement-Software

Die erste Frage ist, ob Sie sich für ein Tool entscheiden, welches viele Funktionen, die über das reine Rechnungsmanagements hinausgehen, beinhaltet. Diese "All-in-One"-Tools bieten in der Regel Funktionen wie Ausgabenverwaltung, digitale Kreditkarten oder Buchhaltungssoftware

Der Vorteil von All-in-One-Tools besteht darin, dass eine einzige Software viele verschiedene Aspekte Ihres internen Buchhaltungsprozesses abdecken kann. Sobald die Daten in die Software importiert sind, müssen sie nicht mehr zwischen verschiedenen Tools übertragen werden. Und wenn das All-in-One-Tool über Funktionen verfügt, die Ihre internen Buchhaltungsprozesse widerspiegeln, kann dies dazu beitragen, dass der Einführungsprozess einfach durchführbar ist.

Auf der anderen Seite gibt es spezialisierte Lösungen, die sich ausschließlich auf das Rechnungsmanagement konzentrieren. Spezialisierte Rechnungsmanagement-Software bietet in der Regel leistungsstarke und flexible Funktionen zur Bearbeitung von Rechnungen an, die sich leicht an Ihre spezifischen internen Buchhaltungsprozesse anpassen lassen. Diese Art von spezialisierter Rechnungsmanagement-Software bietet zwar nicht den Funktionsumfang eines All-in-One-Tools an, ist aber in der Regel flexibler und hat einen reichhaltigen Funktionsumfang für Rechnungsmanagement-Prozesse. 


Cloud-basierte Rechnungsmanagement-Software vs. On-Premise-Software

Rechnungsmanagement-Software kann entweder cloudbasiert sein oder vor Ort eingesetzt werden. Bei cloudbasierter Rechnungsmanagement-Software zahlen Unternehmen in der Regel ein monatliches oder jährliches Abonnement. Die Benutzer können jederzeit und von jedem Gerät aus auf das Tool zugreifen. Die Software wird laufend aktualisiert und verbessert, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen.

Bei On-Premise-Rechnungsmanagement-Software zahlen die Unternehmen entweder eine Einmalzahlung oder eine jährliche Gebühr. Die Software wird auf eine bestimmte Anzahl von Computern heruntergeladen, in der Regel in den Geschäftsräumen eines Unternehmens. Das Tool ist daher nur von diesen Computern aus zugänglich. Aktualisierungen der Software werden nur ein- oder zweimal im Jahr veröffentlicht und sind manchmal mit einer zusätzlichen Gebühr verbunden.

Die Vorteile von Rechnungsmanagement-Software

Rechnungsmanagement-Software kann helfen, ineffiziente und analoge Rechnungsmanagement-Prozesse zu digitalisieren. Insbesondere kann sie Ihnen dabei helfen, die folgenden Probleme zu lösen:

  • Verlorene Rechnungen
  • Verpasste Skontos
  • Mahnungen wegen verspäteter Zahlungen
  • Manuelle Dateneingabe 
  • Zu viele Erinnerungen für die Rechnungsfreigabe
  • Verspätete oder fehlerhafte Berichte

Fazit

Rechnungsmanagement-Software kann ein wichtiges Werkzeug für Buchhaltungsabteilungen sein, die ihre Prozesse digitalisieren wollen. Die besten Tools sind einfach zu bedienen, flexibel und so weit wie möglich automatisiert.

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Anastasija Vatiska

Marketing

Anastasija beendet gerade ihr Studium der Betriebswirtschaftslehre. Sie interessiert sich vor allem für Online Marketing und Wirtschaftsinformatik.

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