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Was sind die Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements?

Was sind die Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements?

CANDIS zeigt Lösungskonzepte für typische Probleme auf, die Finanzabteilungen bewältigen müssen.

Nie wieder Daten abtippen: Das Rechnungsfreigabe-Tool

Das Problem: Der Ablauf einer Eingangsrechnung in einer Finanzabteilung ist gewöhnlich so: Man bekommt einen Pendelordner mit Daten, die man in DATEV eingeben muss. Beim Eintippen der Papierbelege ist es im nächsten Schritt besonders wichtig, sicherzustellen, dass alle Daten auch richtig eingegeben wurden. Steuerfachangestellte müssen somit in erster Linie besonders gute Eintipper von Daten sein. Die große Gefahr dabei ist, Tippfehler zu machen. Daten schnell und fehlerfrei eintragen und überprüfen zu können, macht den Hauptteil der Arbeit als Steuerfachangestellter aus.

Daten schnell und fehlerfrei eintragen und überprüfen zu können, macht den Hauptteil der Arbeit als Steuerfachangestellter aus.

Hinzu kommt, dass Mitarbeiter klare Vorgaben haben, wieviel Zeit Sie für die Finanzbuchhaltung aufwenden dürfen. Aus diesem Grund darf das Eintippen nicht ewig dauern, denn Buchhalter stehen oft unter Zeitdruck. 

Die Lösung: Durch digitales Rechnungsmanagement können Sie auf diese monotone und zeitaufwendige Aufgabe größtenteils verzichten. Mit einem digitalen Rechnungsfreigabe-Tool werden Ihre Eingangsrechnungen automatisch ausgelesen und ergänzt. 


Vermeiden Sie zeitaufwendige Rückfragen mit einem Rechnungsfreigabe-Tool

Das Problem: Eingangsrechnungen gehen leicht verloren, besonders, wenn Rechnungsfreigabe Prozesse sehr papierlastig sind. Aus diesem Grund drucken viele Menschen ihre Kontoauszüge aus und heften diese hinter die entsprechende Rechnung. So können Mitarbeiter sicherstellen, dass sich alle Rechnungen in einem zentralen Ordner befinden und bezahlt wurden.


Die Lösung: Buchhalter wollen unbedingt zeitaufwendige Rückfragen vom Steuerbüro vermeiden, die sie am Monatsende erhalten. Digitales Rechnungsmanagement sorgt dafür, dass alle Eingangsrechnungen zentral in ein E-Mail Postfach eingehen und in einer Rechnungssoftware gespeichert werden. Über die Suchfunktion können Sie so jederzeit Eingangsrechnungen suchen sowie finden und müssen sich nie wieder darum sorgen, dass Buchungsbelege verloren gehen.


Jede Freigabe lückenlos durch digitales Rechnungsmanagement nachvollziehen

Das Problem: Belege müssen in der Finanzabteilung permanent eingesammelt und bezahlt werden. Und es muss sichergestellt werden, dass die Belege vollständig sind. Danach gehen alle Belege zum Steuerberater und werden verbucht. Wer jedoch wann, welche Freigabe getätigt hat, ist nicht mehr so einfach nachzuvollziehen. Sobald alles in DATEV Unternehmen online beim Steuerberater ankommt, tauchen Probleme auf. Es sind beispielsweise sechs Wochen vergangen und alle Buchungen sind nicht mehr präsent und wenn es Rückfragen zu einem Kauf gibt, ist dieser bereits  schon einen Monat her. 


Die Lösung: Mit einem digitalen Rechnungsfreigabe Tool werden alle Rechnungsfreigaben akkurat Schritt-für-Schritt dokumentiert. Alle Mitarbeiter können genau nachverfolgen, wer, wann, welche Rechnung freigegeben hat. So entstehen nie wieder Informationslücken darüber, in welchem Prozess sich eine Rechnung befindet. 


Rechnungsfreigabe-Prozesse vollständig digitalisieren 

Das Problem: Programme wie DATEV Unternehmen online sind dafür gedacht, steuerlich alle Informationen richtig und akkurat abbilden zu können. Aber: das Programm ermöglicht Mitarbeitern keine gute Zusammenarbeiten. Eine besondere Herausforderung ist die Zusammenarbeit mit Kollegen aus anderen Abteilungen. Wenn am Ende der Bearbeitungskette festgestellt wurde, es funktioniert irgendwas nicht richtig, muss der Buchhalter den gesamten Bearbeitungsverlauf wieder zurück zu einem Mitarbeiter verfolgen, der vielleicht vor sechs Wochen ein Produkt für das Unternehmen gekauft hat.

Plötzlich schon sind drei Personen mit einem Geschäftsvorgang beschäftigt: Buchhalter, Kontaktperson und die Person, die den Einkauf getätigt hat

Mit jedem Tag, der vergeht, sinkt gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit, dass man den Fehler korrigiert und genau die Informationen bekommt, die fehlen. Und das akkumuliert sich dann. Mit jedem Monat wird das mehr. Der Mandant bekommt seine Anliegen nicht mehr geklärt, irgendwann bucht der Buchhalter die Belege aus und verliert dadurch Geld. Beispielsweise kann der Buchhalter die Vorsteuer nicht ziehen, weil der Beleg nicht da ist. Nicht nur der Steuerberater muss alles klären; auch eine andere Kontaktperson, die den Kauf getätigt hat. Plötzlich sind schon drei Personen in einen Geschäftsvorgang involviert: Der Buchhalter, die Kontaktperson und die Person, die den Einkauf getätigt hat. 

Die Lösung: Mit einem digitalen Rechnungsfreigabe-Tool kann der Buchhalter seine Rechnung von Anfang an digitalisieren. Alle weiteren Schritte in der Rechnungsfreigabe werden als Konsequenz ein Nebenprodukt. Somit gewinnt auch der Buchhalter und alle anderen Mitarbeiter, die die Rechnungen freigeben, volle Übersicht. Zweitens kann der Buchhalter durch die Digitalisierung den Beleg nun direkt bezahlen, weil Daten wie die IBAN daraus bereits automatisch ausgelesen wurden. Zahlungen werden somit direkt aus dem Programm ausgelöst.

Buchhalter lösen sich durch digitales Rechnungsmanagement von Papierrechnungen. Wenn es Rückfragen gibt,  muss der Mitarbeiter nicht mehr ins Lager gehen, den richtigen Ordner heraussuchen und so lange darin blättern, bis er die richtige Rechnung in einem Pendelordner gefunden hat. Das kostet sehr viel Zeit und es setzt voraus, dass das Unternehmen eine sehr gute Organisationsstruktur hat. Häufig finden Mitarbeiter die richtige Rechnung im Archiv nicht auf Anhieb, manchmal auch gar nicht. Das ist auch ein Problem, wenn der Jahresabschluss erstellt wird. Ein digitaler Buchungssatz hat den großen Vorteil, dass die Buchführung jederzeit abschlussbereit ist. Rechnungen werden so eingebucht, dass Mitarbeiter immer die Übersicht über alle Rechnungen haben und jederzeit einen Abschlussbericht erstellen können. 

Digitales Rechnungsmanagement: Pendelordner adé

Ganz entscheidend ist, dass Mitarbeiter durch das digitale Rechnungsmanagement nicht mehr zwingend an den Pendelordner gebunden sind. Das bedeutet gleichzeitig, dass Transaktionskosten sinken. Mitarbeiter drücken nur auf einen Knopf und haben die Rechnung dem zuständigen Kollegen sofort bereitgestellt. Der Buchhalter importiert danach mit wenigen Klicks die Rechnung.

Das generiert noch mehr Vorteile. Beispielsweise kann ich jetzt anfangen, wöchentlich zu buchen, wenn ich die Reports häufiger erstellen möchte. Zudem kann ich mir den Arbeitsaufwand mit Kollegen besser aufteilen und wir müssen sich darüber hinaus nicht mehr auf einen festen Zeitraum einigen. Zusammengefasst kann man sagen, dass ein digitales Rechnungsmanagement den Mitarbeitern mehr Kontrolle und Flexibilität bietet. Rechnungen werden sofort bezahlt, Daten täglich bereitgestellt und Mitarbeiter lösen sich von dem Umsatzsteuer-Voranmeldezeitraum. Es gibt hier großes Potenzial für die Zukunft der Buchhaltung. 

Buchen Sie jetzt eine Demo mit unseren Experten und profitieren auch Sie von den Vorteilen des digitalen Rechnungsmanagements!


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CANDIS Team

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