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Was versteht man unter Rechnungsverarbeitung?

In den meisten Unternehmen ist die Digitalisierung längst angekommen. Und doch: vor allem in den Finanzabteilungen laufen viele Prozesse noch manuell ab. So auch die Rechnungsverarbeitung. 

Wer unter den Unternehmen noch nicht auf automatisierte Rechnungsverarbeitung umgestellt hat, verschenkt oft wertvolles Potenzial und kostbare Zeit. 

Definition Rechnungsverarbeitung

Die Rechnungsverarbeitung bezeichnet den Prozess, bei dem innerhalb eines Unternehmens Rechnungen von ihrem Eingang über die Freigabe und Zahlung, bis hin zur Archivierung abgewickelt werden.

Die Rechnungsverarbeitung wird in der Regel in der Finanzabteilung von einem Rechnungsmanagement-Team übernommen. Findet die Rechnungsverarbeitung mithilfe einer Software statt, wird der Prozess digitale oder automatisierte Rechnungsverarbeitung genannt.

Die 5 Schritte der Rechnungsverarbeitung

  1. Eingang der Rechnung
  2. Erfassung der Rechnungsdaten und Prüfung der Rechnung
  3. Buchung und Freigabe der Rechnung
  4. Bezahlung der Rechnung 
  5. Archivierung der Rechnung

Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Gegenüber der traditionellen Rechnungsverarbeitung hat die digitale Rechnungsverarbeitung einige Vorteile. Wir zeigen die vier wichtigsten Vorteile auf.

Enorme Zeitersparnis

Durch die Einführung einer Software wird vor allem wertvolle Zeit bei der Rechnungsverarbeitung gespart. Durch einen papierlosen Rechnungseingang z. B. wird die zeitaufwendige, manuelle Erfassung und Sortierung von Rechnungen auf eine Sache von Sekunden reduziert.

Auch andere Prozesse, wie die Prüfung und die Freigabe der Rechnungen, kann durch automatisierte Bündelung von Funktionen wesentlich beschleunigt werden.


Einfache Kommunikation

In der Regel bietet eine Software zur Rechnungsverarbeitung verschiedene Kommentarfunktionen, über die in Echtzeit mit anderen Mitarbeitern kommuniziert werden kann. Rückfragen zu Rechnungen können so binnen weniger Minuten geklärt werden. Ganz egal ob man gerade im Home Office arbeitet, oder im Büro. 

Pünktliche Zahlung

Bei der manuellen Rechnungsverarbeitung kommt es oft zu verpasstem Skonto oder verspäteten Zahlungen. Als Resultat ergeben sich oft schlechte Beziehungen mit Lieferanten.

Durch automatisierte Rechnungsverarbeitung kann eine fristgerechte Zahlung gewährleistet werden. Erinnerungsfunktionen weisen auf noch ausstehende Freigaben oder auf noch nicht bezahlte Rechnungen hin. So verliert man weder den Überblick, noch wird Skonto verpasst. 

Digitale Archivierung

Stundenlang Ordner durchsuchen nach einer bestimmten Rechnung - bei der traditionellen Rechnungsverarbeitung oft keine Seltenheit. Das Archivieren von Papierrechnungen ist extrem aufwendig und das Suchen einzelner Rechnungen ist oft eine mühselige Aufgabe.

Durch die digitale Archivierung fällt dies weg. Rechnungen können jahrelang aufbewahrt und durch einfache Such- und Filterfunktionen binnen Sekunden aufgerufen werden. 

Rechnungsverarbeitung mit CANDIS 

Mit CANDIS können Sie Ihren Rechnungsverarbeitungs-Prozess ganz einfach digitalisieren und von den Vorteilen profitieren. Unsere Experten beraten Sie gerne. Nehmen Sie Kontakt auf. 


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Ian Roderick

Marketing Lead

Ian ist Marketing Lead bei CANDIS. Er interessiert sich für automatisierte Prozesse, City Tours, und Software.

FAQ

Was ist die Rechnungsverarbeitung?
Was sind die 5 Schritte der Rechnungsverarbeitung?
Was sind die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung?

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