CANDIS > Blog > Was versteht man unter Rechnungsverarbeitung?

Was versteht man unter Rechnungsverarbeitung?

Was versteht man unter Rechnungsverarbeitung? Definition, Schritte & Software.

Definition Rechnungsverarbeitung

Die Rechnungsverarbeitung ist ein Prozess innerhalb des Unternehmens, der meist von Rechnungsmanagement-Teams übernommen wird. Der Prozess besteht aus mehreren, einzelnen Schritten, bei denen Verkäufer und Lieferanten die Rechnungen bearbeiten und Details im Hauptbuch festhalten. Die Rechnungsverarbeitung wird oft mithilfe einer  Software erledigt. Dieser Prozess wird automatisierte Rechnungsverarbeitung genannt.

Das sind die Schritte zur Rechnungsverarbeitung:

  • Erfassung, Hauptbuch-Code und Zuordnung von verknüpften Dokumenten wie Kaufbestätigung und/oder Lieferschein 
  • Schicken von Rechnungen an die Verantwortlichen zur Freigabe oder zum Ablehnen
  • Autorisierung  und Einreichung der Rechnung in ein Finanzsystem, um zu bezahlen 
  • Bezahlung der Rechnung mithilfe von gängigen Bezahlmethoden 
  • Archivierung von Rechnungen und Zahlungsinformationen im Hauptbuch für Revisionszwecke


Die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Die Automatisierte Rechnungsverarbeitung wird vor allem von Finanzabteilungen genutzt, um Finanzprozesse abzuwickeln und mit Hilfe von Nachverfolgung mehr Kontrolle über interne Prozessfunktionen zu gewinnen. Ein weiteres Ziel ist es,  die Geschwindigkeit des Freigabeprozesses von Rechnungen zu erhöhen. Automatisierte Rechnungsverarbeitung ähnelt zudem den Tools zur Automatisierung von Finanzen und der Buchhaltung.

Diese Systeme zur automatisierten Rechnungsverarbeitung helfen der Finanzabteilung bei der Erfassung, Buchung und Freigabe von Rechnungen. Weiterhin werden Rechnungen so automatisch an die zuständige Person zur Freigabe geschickt und in Bezahlsysteme übertragen, sodass die Rechnung schnell beglichen werden kann. 

Die ultimative Anleitung zur besten Rechnungsverarbeitungssoftware

In dieser Anleitung wird erklärt, wie Rechnungsverarbeitungs-Tools, Finanzabteilungen dabei helfen, ihre aktuellen Workflows zu aufrecht zu erhalten und mit Technologien zur Automatisierung des Rechnungseingangs ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse zu rationalisieren.

Rechnungsverarbeitung 

1. Papierlose Rechnungsverarbeitung

Die Möglichkeiten, Rechnungsmanagement-Prozesse im Unternehmen zu optimieren, sind abhängig davon, ob Sie in Zukunft papierlos arbeiten möchten. Falls nicht, bleiben noch viele weitere Möglichkeiten zur Optimierung.  Auf papierloses Arbeiten umzustellen, fängt bei den Rechnungen an, die Sie von Ihren Händlern bekommen.

Falls ein Händler Ihnen die Rechnung nicht elektronisch zusenden möchte, haben Sie zwei Möglichkeiten. Zunächst können Sie versuchen, die Händler zu überzeugen, indem Sie ihnen die Vorteile von papierlosen Rechnungen erklären. Die zweite Möglichkeit ist es, die Rechnungen ihrer Händler einzuscannen und dann in einem Rechnungsmanagementsystem hochzuladen.

2. Zentralisierung Ihrer Daten 

Das Schöne an einem papierlosen Prozess (abgesehen von den geretteten Bäumen) ist, dass sobald alles digitalisiert wurde, Rechnungen in verwertbare Daten für Automatisierungs-Workflows, Integrationsmöglichkeiten und einheitliche Kommunikation verwertet werden können. 

Angenommen, Sie haben eine Rechnung in Ihrem System, die freigegeben werden muss; Wenn die Auftragsbestätigung aus Ihrer integrierten Buchhaltungssoftware abrufbar ist, dann kann die Rechnungsautomatisierungs-Software Ihre Rechnung mit der Auftragsbestätigung vergleichen und  so prüfen, ob die Rechnung valide ist. Indem die Freigeber mit ausreichend Informationen versorgt werden, wird der Freigabeprozess signifikant beschleunigt.

Wenn jedoch alle Daten, Dokumente und Tools auf verschiedene Systeme verteilt sind und nicht integriert werden können, führt das zwangsläufig  dazu, dass viel Zeit in die Duplizierung und manuelle Verschlüsselung von Daten verwendet wird. Somit wird garantiert, dass alle Rechnungen berücksichtigt und verarbeitet werden können. Wird alles zusammengefügt, können Rechnungen korrekt und effektiv bearbeitet werden. 

3. Einrichtung und Verfolgung von KPIs (Leistungsindikatoren)

Wenn Sie Ihre Rechnungsverarbeitungs-Prozesse verbessern und dabei Ihre Buchhaltung optimieren wollen, sollten Sie Ihre Fortschritte dokumentieren. Die gute Nachricht ist, dass es mit den beiden vorherigen Best-Practice Verfahren einfach ist, Leistungsindikatoren einzurichten. 

Papierlose Systeme verfolgen alles und erstellen Zeitstempel für Aktionen. So entsteht ein Prüfpfad, den man durch erweiterte Suche und Berichterstattung einfach durchsuchen kann.

Prüfpfade sorgen für mehr Zuverlässigkeit und Kontrolle, indem sie alle Aktivitäten aufzeichnen. So sind alle Nutzer immer auf dem selben Stand. Außerdem sind Handlungen nachvollziehbar, falls es später notwendig werden sollte, darauf zu verweisen. 

Eine weitere Möglichkeit, um Leistungsindikatoren zu verfolgen, bietet die Berichtsfunktion in einem Management Dashboard, bei der alle Aktivitäten, die mit Rechnungen zu tun haben, aus der Vogelperspektive betrachtet werden können. 

Wenn dabei wiederkehrende Engpässe oder lange Freigabezeiten auffallen, kann ins Detail gegangen werden, um herauszufinden, was genau das Problem ist. Sobald anschließend die nötigen Anpassungen gemacht wurden (zum Beispiel die Anzahl von Freigabeerinnerungen für bestimmte Freigeber erhöht wurde), kann die Effektivität der Optimierungen gemessen werden.

Stellen Sie sich folgenden Fragen, bevor Sie Ihre Leistungsindikatoren einrichten:

  • Wie lange dauert es durchschnittlich, eine Rechnung zu bezahlen? 
  • Wie lange dauert es, eine Rechnung zu prüfen und freizugeben? 
  • Wie viel kostet es, eine Rechnung zu verarbeiten? 
  • Wie häufig werden Rechnungen zu spät bezahlt? 
  • Wie häufig profitieren wir von Frühzahlungsrabatten? 
  • Wie häufig bezahlen wir Rechnungen doppelt? 

Beginnen Sie damit, die größten Hindernisse auf dem Weg zum perfekten Rechnungsverarbeitungsprozess zu identifizieren. Ordnen Sie jedem Hindernis eine Messgröße zu und fangen Sie dann an, Verbesserungen vorzunehmen. 

4. Vereinfachung von Kommunikation für Rechnungen 

Hatten Sie jemals das Gefühl, dass Sie bereits eine Freigabe für eine Rechnung erhalten haben, aber konnten den Beweis dafür nicht finden? Oder noch schlimmer, Sie haben Informationen über eine Rechnung erhalten durch die Sie die Legitimität anzweifeln, aber können die Dokumentation nicht finden? 

Zahllose E-Mails, SMS und Sprachnachrichten zu durchforsten, kostet Zeit und kann schnell frustrieren.

Wenn Sie sich innerhalb Ihrer Organisation über Rechnungen austauschen, sollte diese Kommunikation an einem zentralen, einfach zu nutzenden Ort stattfinden, auf den später immer wieder verwiesen werden kann. Durch die Zentralisierung von Kommentaren, Fragen und Antworten wird nicht nur die interne Kommunikation vereinfacht; Prozesse werden auch transparenter und somit besser nachvollziehbar.

Sparen Sie Zeit und Geld mithilfe von automatisierter Rechnungsverarbeitung 

Ein großer Fehler, der häufig begangen wird, sobald es um die Automatisierung der Buchhaltung geht, ist, die Zustände als Gegensatz zu sehen - entweder 100% automatisiert oder 0% automatisiert.

Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

In der Realität besteht die Rechnungsverarbeitung aus verschiedenen kleineren Prozessen von denen einige menschliches Handeln erfordern, wie beispielsweise die Überprüfung und Freigabe von Rechnungen. Andere wiederum werden durch Automatisierung effektiver, beispielsweise die Erfassung von Daten und Freigabe-Workflows. 

Schauen wir uns vor diesem Hintergrund einige Buchhaltungsprozesse an, die sich optimal zur Automatisierung eignen und setzen uns damit auseinander, wie und warum sie sich eigenen. Ein Rechnungsfreigabe Flussdiagramm kann an dieser Stelle ebenfalls helfen Ineffizienzen zu erkennen und zu entfernen. 

Rechnungseingang 

Wenn Sie Ihren Rechnungseingang noch nicht automatisiert haben, gehen Rechnungen bei Ihnen mit großer Wahrscheinlichkeit aus verschiedenen Abteilungen und in unterschiedlichen Formaten ein - mit der Schneckenpost, per Fax, als E-Mail-Anhang und elektronisch. 

Durch die Erfassung, Sortierung und dem scannen von Rechnungen geht viel Zeit verloren.

Wenn es für Sie möglich ist, Ihre Rechnungen elektronisch zu erhalten, dann können Sie Ihre Händler bitten, die Rechnungen direkt an Ihr System zur Rechnungsautomatisierung zu senden, um so Zeit im Rechnungseingang zu sparen. 

Und stellen Sie sich vor: Es hat tatsächlich auch unzählige Vorteile für Händler ihre Rechnungen elektronisch zu schicken.

Der Rechnungseingang mit CANDIS.

Datenerfassung und Datenextraktion

Sie haben einen elektronischen Rechnungseingang? Super! Die Rechnungsmanagement Software ist genau dafür geeignet, Daten zu erfassen und zu extrahieren - ohne, dass menschliches Handeln erforderlich ist. Ihre Mitarbeiter müssen nie wieder manuell Daten eintragen. 

Manuell Daten einzutragen ist nicht nur mühsam für Ihr Team, es kostet außerdem viel Zeit und Fehler sind vorprogrammiert. Software, die dafür entwickelt wurde Daten auszulesen und zu erkennen ist akkurat und liest Daten augenblicklich aus, sobald Prozesse einmal gelernt wurden. 

Mit CANDIS können Sie außerdem Rechnungsdaten erfassen und extrahieren, die unter der Überschrift stehen. Dazu gehören auch individuelle oder vom Händler angepasste Elemente. Und wenn Ihre Händler Ihnen bislang keine elektronischen Rechnungen schicken, dann können Sie Ihre Dokumente immer noch scannen. CANDIS extrahiert dann via Texterkennung alle Daten - mit sehr großer Genauigkeit. 

Hauptbuch-Codierung

Da Sie schon eine Software nutzen, um Daten aus Ihren Rechnungen zu extrahieren, können Sie die Software die Daten auch gleich codieren lassen. Mithilfe einer Programmierschnittstelle wird Ihre Plattform zur Automatisierung der Buchhaltung mit Ihrem Finanzsystem synchronisiert, um Rechnungen zu kategorisieren und sie automatisch mit Ihren Hauptbuchkonten zu kodieren. 

Rechnungsexport an DATEV.

Die Rechnungsprüfung

Die Überprüfung von Rechnungen bedeutet viel Verantwortung für die Finanzabteilung - denn nur so werden doppelte und falsche Zahlungen verhindert. Wenn die Überprüfung von Rechnungen jedoch manuell durchgeführt wird, dann nimmt der Prozess sehr viel Zeit in Anspruch - wobei es dann fast unmöglich ist komplexe Prüfungsprozesse wie den Rechnungsabgleich durchzuführen, vor allem dann, wenn bestimmte Informationen der Rechnungen, wie beispielsweise die Rechnungsnummer, fehlen. 

Durch Rechnungsautomatisierung können die Daten auf Ihren Rechnungen automatisch ausgelesen werden und anschließend in einer zentralen Datenbank nach Dokumenten suchen, die mit der jeweiligen Rechnung verknüpft ist. Weiterhin können mithilfe von Lösungen wie CANDIS offene Auftragsbestätigungen gesucht werden, um auch Rechnungen, mit fehlender Auftragsnummer, zuordnen zu können. 

Software für die Weiterleitung und Freigabe von Rechnungen 

Jetzt, wo sich die Rechnung im System befindet und kodiert ist, könnte sie doch auch automatisch zu der jeweiligen Person gesendet werden, die sie freigeben muss? Die Realität sieht meist anders aus: 

Nach dem codieren, verfasst die die Finanzabteilung eine E-Mail an den Freigeber in einer anderen Abteilung, hängt die jeweilige Rechnung an und verschickt anschließend die E-Mail - und das alles per Hand. 

Rechnungsfreigabe mit CANDIS

Mit einer Rechnungsmanagement-Software, passt sich das System den Freigabe-Workflows im Unternehmen an, alles was die Finanzabteilung hier noch zu tun hat ist es, Vorschläge zu prüfen und anzunehmen. Außerdem ist es ganz einfach Freigeber zu löschen oder hinzuzufügen, falls Mitarbeiter die Firma verlassen oder in Elternzeit gehen.

Sobald eine Rechnung von der Finanzabteilung zur Freigabe weitergeleitet wird, wird sie zu den richtigen Freigebern gesendet. Den Prozess der Rechnungsweiterleitung zu automatisieren, kann den Zeitaufwand der Freigabe drastisch reduzieren. 

Mit CANDIS ist die Rechnungsverarbeitung zentralisiert. Alle Freigaben und jede Kommunikation sind „auf” der jeweiligen Rechnung zu finden. Gibt es also Probleme, kann der Buchhalter oder Freigeber ganz einfach einen Kommentar zur Rechnung hinzufügen.

Damit liegt eine lange Suche im E-Mail Postfach nach dem Grund, warum eine Rechnung noch nicht freigegeben wurde, in der Vergangenheit. 

Zahlungen fristgerecht durchführen

Fast alle Handlungen innerhalb der Finanzabteilung laufen darauf hinaus, abzusichern, dass Rechnungen valide sind und dass Händler fristgerecht bezahlt werden. Das ist häufig mit einem großen Aufwand und vielen Schritten verbunden, in denen viele Mitarbeiter involviert sind. 

Sobald man sich also durch diesen langen Prozess gekämpft hat und eine Rechnung freigegeben ist, wieso automatisiert man dann nicht auch die Zahlung der Rechnung? 

Neben der Überprüfung einer Rechnung und der Durchführung der Freigabeschritte, sollte Ihre Software zur Rechnungsautomatisierung in der Lage sein, eine freigegebene Rechnung zur Zahlung an Ihre Buchhaltungssoftware zu schicken - und sobald die Rechnung bezahlt ist, den Status System anpassen. 

Die Entscheidung, diese Aufgaben zu automatisieren, ist aus mehreren Gründen sinnvoll: Erstens sind Computer akkurater und sorgfältiger, wenn es um die Extraktion von Daten geht. Zweitens würde das Team wahrscheinlich gerne auf diese Aufgaben verzichten und die Zeit in andere Aufgaben investieren.

Die Herausforderung, Rechnungsverarbeitung effizienter zu machen 

In der heutigen Geschäftswelt, suchen nicht mehr nur Sales, Marketing oder Operations nach Programmen, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Auch Finanzabteilungen wollen Ihre Prozesse optimieren und suchen dafür nach der besten Software für Rechnungsverarbeitung, um mehr Kontrolle über Ihre Prozesse zu gewinnen.

An dieser Stelle steht die Optimierung von Prozessen, wie Rechnungseingang und -kodierung, im Vordergrund. Zusätzlich sind Funktionen, wie die automatische Weiterleitung zur Freigabe, besonders wichtig.

Da die Buchhaltung nicht direkt Profit erzielt, muss auf einem anderen Weg Mehrwert erzielt werden. In diesem Fall passiert das, indem für mehr Effizienz gesorgt wird - und so Zeit und Geld gespart werden. 

Die Automatisierung des Rechnungsmanagements ist hier mit der beste Weg, um Zeit und Geld zu sparen. Für die Finanzabteilung ist Effizienz jedoch etwas anderes, und zwar die Reduzierung von Arbeitsrückständen, Fehlern und die Eliminierung von sich wiederholenden Aufgaben mit Hilfe von Technologie. 

Die Automatisierung des Rechnungsmanagaments ist also der Schlüssel zur Optimierung von Workflows, während gleichzeitig die Genauigkeit erhöht wird. CANDIS ermöglicht es Ihnen dadurch, mehr Kontrolle über die Rechnungsverarbeitung zu erlangen. 

Inhaltsverzeichnis

Artikel teilen

Ian Roderick

Marketing Lead

Verwandte Artikel

Sie wollen immer auf dem Laufenden bleiben? Dann abonnieren Sie unseren Newsletter.

Danke! Ihre E-Mail-Adresse wurde in den Newsletter-Verteiler aufgenommen.
Etwas ist schief gelaufen. Bitte versuchen Sie es erneut.