Was zeichnet eine benutzerfreundliche Rechnungsmanagement Software aus?

Unsere Welt befindet sich in ständigem Wandel, und auch die Unternehmen agieren in einer sich immer schneller verändernden Umwelt. Aus diesem Grund ist es nicht verwunderlich, dass sich viele Abteilungen mit der Frage der Optimierung ihrer internen Prozesse beschäftigen. Dabei spielt Digitalisierung eine entscheidende Rolle. Sie bietet Chancen Zeit und Ressourcen effizienter zu nutzen. 

Aus diesem Grund entschließen sich immer mehr Finanzabteilungen dazu, eine Rechnungsmanagement Software zu integrieren. Sie soll dabei helfen den gesamten Rechnungsmanagement Prozess, also vom Eingang über die Bearbeitung bis hin zur Bezahlung der Rechnungen, zu beschleunigen und zu vereinfachen.   

Sobald die Entscheidung für die Verwendung einer Rechnungsmanagement Software gefallen ist, stellt sich für viele Unternehmen die Frage, was für Features sie mitbringen soll. Auch wenn so einige Tools auf dem Markt zu finden sind, so gibt es bestimmte Eigenschaften, die eine benutzerfreundliche und somit hilfreiche Rechnungsmanagement Software, auszeichnen.

Kurze Implementierungszeit und schnelles Onboarding für Mitarbeitende 

Das erste Aufeinandertreffen der Benutzer:innen mit der Software sollte problemfrei verlaufen - soll heißen, die Einrichtung der Software verläuft im Idealfall schnell und unkompliziert. Die Nutzung der Software sollte ebenfalls leicht und intuitiv sein und keine aufwendigen Schulungen erfordern. Das spart den Anwendern Zeit und reduziert den Widerstand gegen neue Softwarelösungen in der Finanzabteilung. Sollten anfangs dennoch Fragen auftauchen, bieten auf Benutzerfreundlichkeit ausgerichtete digitale Rechnungsmanagement Tools personalisierte Onboardings, welche diese beantworten. 

Einfaches und verständliches Design

Das Design der Rechnungsmanagement Software sollte zur intuitiven Nutzung anregen, ansonsten wird viel Zeit verschwendet, um sich mit dem Tool auseinanderzusetzen, was zur Frustration und Stress unter den Mitarbeitenden führen kann. Eine gute Software punktet mit einem Design, welches alle wichtigen Funktionen beinhaltet und nicht zu überladen wirkt. Die zu erledigenden Aufgaben sollten klar strukturiert und gut sichtbar sein. 

Übersichtliche Freigabeprozesse 

Die Rechnungsfreigabe dient den Finanzteams oft als Kontrollmechanismus, um sicherzustellen, dass die bestellten Waren oder Dienstleistungen mit den erhaltenen übereinstimmen. Da es sich meistens um eine Ja/Nein-Antwort auf die Frage, ob das Unternehmen das bekommen, wofür es gezahlt hat, handelt, sollte dieser Prozess eigentlich sehr schnell verlaufen. Viele Unternehmen erleben aber immense Probleme bei der Rechnungsfreigabe, weshalb eine Rechnungsmanagement Software diesen Prozess entwirren und beschleunigen sollte. Sie sollte die Erstellung von automatisierten Workflows, sowie einfache und dokumentierte Rückfragen via Chatfunktion ermöglichen. Somit werden die Rechnungen an die richtigen Freigeber:innen weitergeleitet und der Prozess enorm beschleunigt.

Benutzung von AI für optimale Unterstützung

Für eine optimale Unterstützung der Rechnungsmanagement Prozesse kann Artificial Intelligence (AI) angewandt werden. AI kann beispielsweise vom Verhalten der Nutzenden lernen und bei der Erfassung der korrekten Kostenstellen und Buchungskonten helfen. Außerdem können mit ihrer Hilfe die eingehenden Rechnungen auf Duplikate überprüft werden und noch offene Rechnungen nach Fälligkeit sortiert werden. Auch die Rechnungsdaten, wie die IBAN oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer können auf ihre Richtigkeit kontrolliert werden. Solche Funktionen verschaffen einen guten Überblick über die Aufgaben und sparen den Finanzabteilungen wertvolle Zeit.  

Guter Support

Eine gute Rechnungsmanagement Software lässt ihre Kundschaft mit ihren Fragen nicht alleine. Seriöse Unternehmen bieten ihren Kundschaft oft Artikel, Blogbeiträge oder Fragen und Antworten auf ihrer Webseite an. Außerdem sollte immer ein direkter Support per E-Mail oder per Telefon ermöglicht werden, sodass Probleme zeitnah gelöst werden können. Auch kostenfreie Schulungen und Webinare für einen sicheren Umgang mit dem Tool können zusätzlichen Nutzen für die Kundschaft stiften. Im ständigen Kontakt mit der Kundschaft zu sein ist auch aus dem Grund wichtig, als dass Feedback für Verbesserungen des Tools genutzt werden. 

Automatische Updates 

Obwohl Updates, die manuell durchgeführt werden müssen, viel Zeit in Anspruch nehmen, müssen sie dennoch gemacht werden, ansonsten kann es zu verlangsamten Prozessen, Fehlern oder gar Sicherheitslücken im System kommen. Aus diesem Grund ist es besser, wenn Updates automatisch vorgenommen werden und die Nutzenden gleich Zugang zu neuen Funktionen und Neuerungen erhalten. 

Einhaltung der Sicherheitsstandards

Daten sind sehr wertvoll und sollten deswegen bestmöglich geschützt werden. Server, auf denen die Informationen gespeichert werden, sollten eine vollständige Verschlüsselung haben und der DSGVO Standard im Umgang mit sensiblen Daten muss immer eingehalten werden. Seriöse Rechnungsmanagement Software Anbieter verfolgen immer die höchsten Sicherheitsstandards was die Datensicherheit betrifft. 

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Zusammengefasst: eine benutzerfreundliche Software ist...

Zusammengefasst kann festgehalten werden, dass eine benutzerfreundliche Rechnungsmanagement Software einfach, automatisiert und sicher ist. Sie spart den Finanzabteilungen nicht nur viel Zeit, sondern schafft Klarheit und Ordnung und reduziert das Konfliktpotential unter Mitarbeitenden. 

Seid ihr neugierig mehr zu erfahren oder zu sehen, wie CANDIS eurem Unternehmen helfen kann, Ordnung in Ihren Rechnungsprozess zu bringen? Nehmt Kontakt mit uns auf.