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Wie erstelle ich eine effektive BWA?

Eine der wichtigsten Funktionen der Finanzabteilung ist das regelmäßige Berichtswesen. Finanzmanager müssen in der Lage sein, entscheidende Fragen aus der Buchhaltung zu beantworten, wie z. B. "Wie viel Geld haben wir im letzten Monat ausgegeben, und wofür haben wir es ausgegeben?" und "Wie viel Umsatz ist tatsächlich auf unserem Bankkonto gelandet, und woher kam er?"

Was ist die BWA?

Eines der wichtigsten Werkzeuge, die Finanzabteilungen zur Beantwortung dieser Fragen haben, ist die BWA: die Betriebswirtschaftliche Auswertung. Es klingt kompliziert, aber die BWA ist einfach ein Bericht, der Entscheidungsträgern in der Buchhaltung hilft, die finanzielle Situation innerhalb ihrer Organisation zu verstehen. So wie ein Vertriebsteam Berichte über Verkaufsabschlüsse erstellt, nutzen Finanzmanager in der Buchhaltung die BWA, um KPIs wie Kosten, Umsatz und Liquidität zu beurteilen.

In ihrer einfachsten Form können Sie sich eine BWA als eine schicke Tabellenkalkulation vorstellen, mit Kosten und Erträgen aufgeteilt nach Produkten, Standort, Datum, Segment und so weiter.


Richtig eingesetzt, können BWAs helfen, Klarheit und Struktur in eine Organisation zu bringen. Führungskräfte sind in der Lage bessere Entscheidungen zu treffen. 

Die finanzielle Situation einer Organisation bildet die Grundlage für fast alle Entscheidungen, die getroffen werden: von der Frage, wie viel für Marketing ausgegeben werden kann, bis hin zu der Frage, wie viel Bürofläche benötigt wird.

Die BWA in der Buchhaltung

Die BWA hat also ganz klar eine große Bedeutung innerhalb eines Unternehmens. Aber wie erstellt man sie nun? Wie ist sie für die eigenen und Unternehmenszwecke sinnvoll?

Meiner Meinung nach gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten eine BWA zu erstellen. Die erste ist die einfache, traditionelle BWA, die man man zuhauf im Internet finden kann.

Aber es gibt eine zweite Art von BWA, die man erstellen kann: Ich nenne sie Beyond Budgeting.

Erstellung einer BWA: das müssen Sie beachten

Die traditionelle Art, BWAs zu erstellen, ist einfach: Organisationen haben Ziele, sie haben Kosten und sie haben Einnahmen. Sie haben Zahlungen, die rausgehen und Zahlungen, die reinkommen. All das muss von einer zentralen Stelle aus geplant, kontrolliert und gesteuert werden.

Die Ziele werden auf Unternehmensebene festgelegt. Jede Abteilung innerhalb des Unternehmens ist dafür verantwortlich, einen Plan zu erstellen, wie die Ziele erreicht werden können, und die BWA ist im Wesentlichen ein Kontrollmechanismus, der sicherstellt, dass diese Pläne auf einem guten Weg sind.

Die Zukunft der Finanzbuchhaltung: die ‘Beyond Budgeting’ BWA

Der zweite, meiner Meinung nach modernere Weg, benötigt einen kleinen Paradigmenwechsel in der Art und Weise, wie Organisationen Entscheidungen über finanzielle Ressourcen treffen. Das heißt, es ist auch ein Paradigmenwechsel darin, wie Finanzabteilungen ihre Rolle ausüben.

Beim Beyond Budgeting-Ansatz verschiebt sich der Fokus weg von zentralisierten Zielen und Planungen hin zur Bereitstellung von Echtzeit-Informationen, die den Teams helfen, schnelle und flexible Entscheidungen zu treffen. Man kann diese Veränderung als eine Verlagerung der Entscheidungsbefugnis zu den Entscheidungsträgern "vor Ort" sehen.

Dafür gibt es zwei Gründe: Erstens, ändern sich die Marktbedingungen so schnell, dass es einfach nicht möglich ist, langfristige Pläne zu machen.

Und zweitens, sind die Personen in einer Organisation, die mit der größten Wahrscheinlichkeit gute Entscheidungen treffen können, um sich an die veränderten Bedingungen anpassen können, die Personen ‘On the Ground,’ also quasi vor Ort.

Die Rolle des Finanzmanagers in einer digitalen Buchhaltung verlagert sich in dieser Konstellation weg von der strikten Kontrolle der Umsetzung von Plänen, und hin zur Bereitstellung nützlicher und relevanter Reports für die Entscheidungsträger. 


Die BWA als eine Art automatisierte Buchhaltung

Man kann BWAs sehr High Level aufbauen, in dem alle Kosten in einem Topf sind. Man kann auch BWAs extrem detailliert aufsetzen, in denen Kosten und Umsatz sehr granular aufgelistet sind.

Um die sinnvollste BWA für Ihr Unternehmen zu erstellen, sollten Sie aber zuerst über die Fragen nachdenken, die für Sie als Finanzmanager am wichtigsten zu beantworten sind: "wo steigen meine Kosten" oder "warum steigen meine Einnahmen". Es reicht oft nicht aus, dass eine BWA angibt, ob die Kosten und Erlöse steigen oder sinken. Ein erfolgreicher Finanzmanager wird die BWA auch nutzen wollen, um schneller zu erkennen, warum sich Kosten und Erlöse verändern. Und sie wollen auch in der Lage sein, diese Informationen einfach und schnell an andere Beteiligte zu schicken.

Eine BWA, die alle Kosten in einen Topf wirft, kann z.B. nicht anzeigen, dass die Fixkosten im letzten Monat aufgrund von Abweichungen in der Miete gesunken sind. Natürlich kann der Finanzmanager dem nachgehen und es aus anderen Datenquellen herausfinden. Aber der Sinn der BWA ist es, diese Information auf den ersten Blick zu erkennen, so dass der Finanzmanager schnell erkennen kann, dass "alle meine Fixkosten gleich geblieben sind, außer den Mietkosten."

Ausgestattet mit dieser Information, die innerhalb der ersten 30 Sekunden nach dem Betrachten eines Berichts gewonnen wird, kann der Finanzmanager seinem CFO nicht nur erklären, warum die Kosten im letzten Monat gesunken sind, sondern auch, warum sie in diesem Monat wieder auf ein normales Niveau ansteigen werden.

Idealerweise sollte die BWA sowohl High Level sein, damit man sie schnell verstehen kann, als auch granular genug, um umsetzbare Erkenntnisse zu liefern.

Eine gute Kontrolle, nicht eine zu detaillierte Kontrolle.

Eine BWA zu erstellen, die sowohl Kontrolle als auch Flexibilität ermöglicht, bedeutet, dass Finanzmanager Finanzdaten sehr schnell und sehr genau erfassen müssen. Die Zahlen müssen korrekt sein, und sie müssen am besten tagesaktuell sein, um für Entscheidungsträger relevant zu sein.

Eine Art von Finanzdaten, die schnell verarbeitet werden müssen, sind Eingangsrechnungen. Bei Unternehmen mit komplexen Rechnungsfreigabeprozessen kann die Zeit zwischen dem Rechnungseingang, Rechnungsfreigabe, Bezahlung und Verbuchung sehr lang sein.

Rennst du dem einen nach, rennst du dem anderen nach, und im Endeffekt musst du es im nächsten Leistungszeitraum buchen.


Die Folge davon, dass Sie den Leuten für die Rechnungsfreigabe hinterherlaufen müssen, ist, dass Sie keine Ausgaben buchen können, und diese Daten fehlen im dementsprechenden Report. Dies reduziert den Nutzen der Daten, die Sie Ihren Stakeholdern zur Verfügung stellen. Und es würden bedeuten, dass die BWA in erster Linie ein Kontrollinstrument ist, anstatt ein Werkzeug, das die Flexibilität erhöht.

Der Schlüssel zur schnellen Bereitstellung der Daten liegt darin, sicherzustellen, dass alle Ihre internen Prozesse und Arbeitsabläufe so effizient bzw. so automatisiert wie möglich sind. 

Wir müssen vollständige, schnelle, einfache Prozesse in der Buchhaltung haben. Dazu gehört Rechnungseingang.


Dies ist keine Automatisierung als Selbstzweck, sondern die Absicht, die Geschwindigkeit zu verbessern, mit der Sie genaue Daten sammeln und diese nutzen können, um bessere Entscheidungen zu treffen.

Sind Sie neugierig, mehr zu erfahren oder zu sehen, wie CANDIS Ihrem Unternehmen helfen kann, die Kontrolle über Ihren Rechnungseingangsprozess zurückzugewinnen? Nehmen Sie Kontakt auf.

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Ian Roderick

Marketing Lead

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