CANDIS > Blog > Wie erkenne ich Fake-Rechnungen?

Wie erkenne ich Fake-Rechnungen?

CANDIS erklärt Ihnen, was Fake-Rechnungen sind und wie Ihnen digitales Rechnungsmanagement dabei helfen kann, Fake-Rechnungen zu erkennen.

Was sind Fake-Rechnungen überhaupt?

Ein Fake-Rechnung ist eine gefälschte Rechnung mit einer unberechtigten Forderung. Der Absender einer Fake-Rechnung verlangt, dass Privatpersonen oder Unternehmen ihm unrechtmäßig Geld überweisen. Fake-Rechnungen werden häufig von Betrügern erstellt und gezielt an Unternehmen versandt. Aber wie funktioniert das genau?

Das lässt sich am Beispiel von Amazon sehr gut erklären: Amazon erstellt Rechnungen nach einem gewissen Muster. Diese Rechnungen sehen immer gleich aus und können von einer Fake-Vorlage kaum unterschieden werden. Unternehmen bestellen bei Amazon häufig Büromaterial zum Beispiel Papier oder Tacker und bekommen daher viele Rechnungen mit kleinen Beträgen zugesandt.

Im Gegensatz zu Rechnungen mit einem höheren Betrag, die in Unternehmen einen höheren Stellenwert genießen und genauer geprüft werden, werden kleine Rechnungsbeträge nicht so häufig auf ihre Echtheit überprüft. Genau hier setzen die Betrüger an. In der Regel versenden Sie viele Rechnungen mit kleinen Beträgen, die das Unternehmen dann begleicht.


So erkennen Sie eine Fake-Rechnung

Viele Rechnungen mit kleinen Beträgen bedeuten für ein Unternehmen einen signifikanten Verlust - denn Fake-Rechnungen können sich schnell summieren. Doch wie erkennen Sie eine Fake-Rechnung? Wichtig ist zu wissen, dass eine Fake-Rechnung sich kaum von einer ganz normalen Rechnung, die per E-Mail im Unternehmen eingeht, unterscheidet. Die Fake-Rechnung ist häufig eine Kopie vom Rechnungsmuster eines gewissen Dienstleisters, wie Alibaba oder Amazon. Bei einem falschen Exemplar wird häufig nur der Name des Geschäftspartners und die Bankverbindung abgeändert.



Sie haben eine Fake-Rechnung freigegeben? Das können Sie tun

Mitarbeiter agieren in Unternehmen oft sehr gewissenhaft und arbeiten sehr sorgfältig. Doch die Fake-Rechnung von Betrüger werden so professionell erstellt, dass sie wirklich sehr schwer zu erkennen sind. Wenn Sie aus diesem Grund doch einmal versehentlich eine Fake-Rechnung freigegeben haben, können Sie den Fall zur Anzeige bringen.

Jedoch ist es für Unternehmen in den meisten Fällen nicht lohnenswert, überhaupt rechtliche Schritte einzuleiten, da sich der Aufwand gemessen an den geringen Beträgen kaum lohnt. Die einzige Chance ist also, die Fake-Rechnungen im Vorfeld zu erkennen - der beste Schritt zur Prävention ist hier, Mechanismen aufzustellen die Fehler seitens der Mitarbeiter minimieren. Ein entscheidender Mechanismus ist eine digitale Rechnungsmanagement-Software. Sie liest beispielsweise Rechnungen automatisch aus und vermeidet somit, dass beim Abtippen eine abweichende IBAN auf einer Rechnung vom Mitarbeiter nicht erkannt wird.


So optimieren Sie Ihre Buchhaltung, um die Freigabe von Fake-Rechnungen zu vermeiden


Unternehmen könne viel dafür tun, Fake-Rechnungen besser zu erkennen. Zuerst einmal sollten Sie sich Fragen: Wie kann es passieren, dass diese Rechnungen immer noch freigegeben werden? 

Beispielsweise könnte ihr Rechnungseingang unstrukturiert sein. Viele Unternehmen haben keine zentrale E-Mail-Adresse, an die Rechnungen versandt werden. Das sorgt für Chaos und dafür, dass es mehrerer Freigeber gibt, die leicht den Überblick über Rechnungen verlieren können.

Die Lösung dafür ist, eine zentrale Email-Adresse im Unternehmen einzurichten, bei der alle Rechnungen zusammenlaufen. So können alle Mitarbeiter nachprüfen, dass Rechnungen nur an diese Adresse verschickt werden. Ca. 90 bis 95 Prozent der Rechnungen können digital versandt werden. Das sollten sich Unternehmen zum Vorteil machen und ihre Freigabeprozesse durch eine zentrale Freigabestelle nicht nur vereinfachen, sondern somit auch für alle Mitarbeiter übersichtlich gestalten. 

Um Fake-Rechnungen zu erkennen, können Sie zudem Kontaktdaten in ihrem Banking-Tool auflisten. Dort können Sie ihre Geschäftspartner und dazugehörige IBAN eintragen. Das verhindert, dass die IBAN vom Geschäftspartner ausgetauscht wird. Zudem können Sie eine Geschäftspartner-Datenbank anlegen. Neue Geschäftspartner müssen in dieser Datenbank registriert werden. Es besteht die Möglichkeit, die IBAN dann zur Überprüfung bei Google einzugeben, um herauszufinden, ob für den dazugehörigen Geschäftspartner auch wirklich diese IBAN hinterlegt ist.

Um Fake-Rechnungen zu vermeiden, ist es zudem sinnvoll, die Zahl der Mitarbeiter zu beschränken, die etwas bestellen können. So können Mitarbeiterrollen klar verteilet werden. Beispielsweise agiert ein Mitarbeiter als Besteller, ein anderer Mitarbeiter nur als Freigeber. Ein mehrstufiger Rechnungsfreigabe-Prozess kann dafür sorgen, dass mehrere Mitarbeiter in einer chronologisch festgelegten Reihenfolge eine Rechnung freigeben müssen und diese somit mehrere Freigabestufen durchläuft, in der viele unterschiedliche Mitarbeiter (beispielsweise zuerst die Kostenstelle, dann der Besteller usw.) Daten auf ihre Richtigkeit überprüfen und anschließend freigeben.


So hilft CANDIS bei der Erkennung von Fake-Rechnungen

Für viele Unternehmen klingen diese Prozesse nach sehr viel Aufwand. Und genau hier setzt CANDIS als digitale Rechnungsmanagement-Software an. Die beschriebene Funktionen sind in unserer Software automatisiert und können durch weniger Klicks ausgelöst werden. Unsere Software legt automatisch für Sie eine GeschäftspartnerDatenbank an. Ein Beispiel für einen automatisierten Prozess ist die Belegerkennung.

Dafür arbeitet CANDIS mit sogenannten Confidence Scores. Unsere Software gibt bereits bei der Belegerkennung an, mit welcher Wahrscheinlichkeit die ausgelesenen Daten stimmen. Unstimmigkeiten können während der Datenauslese sofort erkannt werden. Nach der automatischen Auslese werden die Belegdaten nicht nur erfasst sondern auch gespeichert. Sollten Sie bei der Freigabe auch hier Unregelmäßigkeiten erkennen, können Sie nachprüfen, ob Sie es mit einer gefälschten Rechnung zu tun haben. 


Haben wir Ihr Interesse geweckt? Mit CANDIS können Sie nicht nur Fake-Rechnungen erkennen, Sie können Ihre komplette Buchhaltung effizienter gestalten. Buchen Sie jetzt eine Demo mit einem unserer Experten und erfahren Sie mehr!

Inhaltsverzeichnis

Artikel teilen

Mark

Content Writer

Mark ist der Content Writer bei CANDIS. Er hat jahrelange Erfahrung in der akademischen Forschung und im Schreiben. Er prüft Artikel auf Fakten, interviewt Finanzexperten und schreibt über die wichtigsten Trends in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen und Digitalisierung.

Verwandte Artikel

Sie wollen immer auf dem Laufenden bleiben? Dann abonnieren Sie unseren Newsletter.

Danke! Ihre E-Mail-Adresse wurde in den Newsletter-Verteiler aufgenommen.
Etwas ist schief gelaufen. Bitte versuchen Sie es erneut.