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„Wir stehen immer sehr eng mit unseren Kunden in Kontakt”

Digitales Rechnungsmanagement ist das Schlagwort, wenn es um papierlose Rechnungsfreigabe geht.

Jedes Unternehmen, das seine Buchhaltung digitalisieren möchte, muss sich in Zukunft mit diesem Thema auseinandersetzen. Unsere Produktmanagerin Stephanie Portoff erklärt im Interview, was Kunden an CANDIS besonders schätzen. 


CANDIS: Frau Portoff, digitales Rechnungsmanagement liegt im Trend, immer mehr Buchhalter nutzen es in ihren Unternehmen. Was sind die wichtigsten Vorteile der Software?


Portoff: Zwei wichtige Punkte sind ganz klar Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Erstens sehen viele Buchhalter einen großen Vorteil darin, dass sie durch ein digitales Rechnungsmanagement alle Rechnungen zentral an einem Ort abrufen können. Sie müssen sich nicht mehr auf Papiermappen und ausgedruckte Excel-Listen verlassen. Durch COVID-19 ist es für viele Mitarbeiter auch nicht mehr möglich, sich im Büro zu treffen und sich vor Ort abzusprechen. Digitales Rechnungsmanagement wird aus diesem Grund für Unternehmen immer wichtiger.

Zweitens sind Software-Programme wie CANDIS selbsterklärend; sowohl für Kunden, die sich mit Buchhaltung nicht so gut auskennen, als auch auch für sehr erfahrene Nutzer. Wir arbeiten eng mit DATEV Unternehmen online und anderen Software-Unternehmen zusammen, um einen reibungslosen Prozess zu ermöglichen. Unsere Kunden können viel von dem Wissen, das sie bereits über Programme wie DATEV Unternehmen online haben auf CANDIS übertragen. 

CANDIS: Woran liegt es genau?

Portoff: Das hat verschiedene Gründe. Für erfahrene Nutzen ist die Umstellung so einfach, weil die Datengrundlage von CANDIS, DATEV Unternehmen online ähnlich ist. Die Begriffe, die wir in CANDIS nutzen, sind an die Begriffe in DATEV Unternehmen online angelehnt. Aber auch Neukunden können sich schnell in die Software einarbeiten. Das liegt vor allem daran, dass CANDIS so einfach und intuitiv zu bedienen ist.

Wir haben den Anspruch, das Produkt so zu gestalten, dass jeder Mitarbeiter CANDIS mühelos nutzen kann. Aus diesem Grund haben wir die Benutzeroberfläche so designt, dass sie sich intuitiv bedienen lässt. Zudem stehen wir immer sehr eng mit unseren Kunden in Kontakt. Im Help-Center finden unsere Nutzer Artikel, die ihnen helfen sollen, sich über Lösungen für bestimmte Probleme zu informieren. Sollten dann immer noch Fragen offen bleiben, ist unser Kundensupport über die Chat-Funktion direkt in CANDIS erreichbar.

CANDIS: Woher erfahren Sie genau, was sich Kunden wünschen? 

Portoff: Indem wir mehrmals pro Woche direkte Gespräche mit unseren Kunden führen und sie um ehrliches Feedback bitten. Wir stehen immer sehr eng mit unseren Kunden in Kontakt. Diese Rückmeldungen geben uns die Möglichkeit, bestehende Funktionen zu optimieren und potentiellen Problemen rechtzeitig entgegenzuwirken. Bei der Entwicklung von neuen Features können wir so auch sicherstellen, dass wir Funktionen bauen, die Nutzer wirklich benötigen und intuitiv bedienen können.

CANDIS: Können Sie uns ein Beispiel von so einer optimierten Funktion geben? 

Portoff: Viele Kunden haben sich gewünscht, Belege bereits in CANDIS aufteilen sowie die Vorkontierung der Belege in CANDIS machen zu können. Diese Rückmeldung haben wir praktisch umgesetzt. Seit Mitte April ist es in CANDIS möglich, Belege bereits während der Erfassung aufteilen zu können, zum Beispiel nach verschiedenen Kostenstellen oder Umsatzsteuersätzen. Alle Beleginformationen können dadurch vollständig in der Software erfasst werden Anschließend werden die Belege zu DATEV exportiert ohne, dass eine Doppelerfassung nötig ist.

Wir arbeiten zusätzlich bereits daran, die Belege in CANDIS vorzukontieren - zwei wichtige Schlagwörter sind hier die sogenannten Sach-und Personenkonten. Alles, was man in CANDIS erfasst, wird auch an DATEV exportiert. So müssen Kunden nichts mehr doppelt machen und sparen wertvolle Zeit. Außerdem ist es wichtig zu betonen, dass nicht alle Kunden mit DATEV arbeiten. Für Kunden, die DATEV nicht nutzen haben wir bereits einen sogenannten XML Export gebaut, der wiederum in eine Buchhaltungs-Software wie ADDISON importiert werden kann. Sehr bald werden wir auch einen CSV Export im DATEV Format ermöglichen, der sowohl für Kunden, die selber buchen, als auch für Kunden mit externen Buchhaltern und Steuerberatern sehr nützlich sein wird. 

CANDIS: Sie benennen auch ganz offen Dinge, die weiter verbessert werden

Portoff: Ja, weil wir transparent kommunizieren, dass wir ständig an Optimierungen feilen. Eine wichtige Sache ist die stetige Fortentwicklung unserer automatisierten Texterkennung der Belegdaten. Dazu behelfen wir uns auch Künstlicher Intelligenz und können dadurch immer wieder Verbesserungen erreichen.

Kunden wünschen sich zudem, noch besser einsehen zu können, wie viele Rechnungen sie von einem Geschäftspartner innerhalb einer gewissen Zeit erhalten haben und wie hoch die Summe der Rechnungen ist. Da in der Regel alle Eingangsrechnungen CANDIS durchlaufen, bietet sich die Software dafür natürlich an.

CANDIS: Was heißt das genau, können Sie uns dafür ein Beispiel aus dem Alltag einer Finanzabteilung nennen? 

Portoff: Ein Beispiel wäre, dass Kunden Unregelmäßigkeiten bei Rechnungssummen besser erkennen. Es könnte zum Beispiel sein, dass ein Unternehmen jeden Monat eine Rechnung von 150 Euro erhält. Plötzlich erhält das Unternehmen eine Rechnung von 300 Euro. CANDIS schickt Kunden in diesem Fall eine Nachricht, um auf diese Unregelmäßigkeit hinzuweisen. 

CANDIS: Welche Aspekte sind aus Produktsicht wichtig? 

Portoff: Im Kundengespräch sind zwei Themen zentral. Kunden wünschen sich immer die aktuellste Version einer Software. Bei einer On-Premise-Software wie DATEV Unternehmen online besteht hier immer die Gefahr, dass wichtige Updates fehlen, da sich die Software nicht automatisch aktualisiert. Bei cloud-basierter Software existiert dieses Problem nicht, da Updates automatisch installiert werden.

Mitarbeiter können auf alle neuen Funktionen problemlos zugreifen, ohne, dass zusätzliche Zeit investieren werden muss. So ist es auch bei CANDIS: Alle Mitarbeiter eines Unternehmens können einsehen auf welchem Stand eine Rechnung ist. Wird eine Rechnung freigegeben, werden alle Mitarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt und können auf alle Änderungen sofort reagieren. Zudem können alle Mitarbeiter per Chatfunktion miteinander kommunizieren. In Kundengesprächen erhalten wir sehr viel positives Feedback dafür. 

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Mark

Content Writer

Mark ist der Content Writer bei CANDIS. Er hat jahrelange Erfahrung in der akademischen Forschung und im Schreiben. Er prüft Artikel auf Fakten, interviewt Finanzexperten und schreibt über die wichtigsten Trends in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen und Digitalisierung.

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