Digitalisierung

XRechnung im Überblick: Definition, Funktion & Ablauf

Autorbild Alexandra Eger
Alexandra Eger

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24.05.24

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(Lesedauer: 6 min)

Illustration einer XRechnung

Das Wichtigste in Kürze

  • Ab dem 01.01.2025 beginnt die E-Rechnungspflicht auf Basis des Wachstumschancengesetzes für alle B2B-Unternehmen.

  • Die XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das auf XML basiert und die maschinelle Verarbeitung von Rechnungsdaten ermöglicht.

  • Durch die Verwendung von XML werden Rechnungsdaten effizienter verarbeitet, was die Transparenz und Interoperabilität zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen verbessert.

Ab dem 01.01.2025 sind elektronische Rechnungen im B2B Bereich verpflichtend. Wer sich schon jetzt mit dem Thema befasst, wird schnell dem Begriff XRechnung begegnen. Hierbei handelt es sich um ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das sich dadurch auszeichnet, dass es für Rechnungsmanagement-Software wie Candis lesbar ist. In diesem Beitrag erklären wir alles Wichtige rund um das XRechnungs-Format.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein strukturiertes Datenformat für die Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen in Deutschland. Sie wurde entwickelt, um die Effizienz, Transparenz und Interoperabilität im Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen zu verbessern.

Das Format basiert auf XML, das es Computern und Rechnungssoftware ermöglicht, die Rechnungsinformationen automatisch zu verarbeiten, sodass Rechnungsdaten nicht mehr manuell eingegeben werden müssen.

Die XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats verwaltet. Dies stellt sicher, dass sie den strengen Anforderungen für Sicherheit und Standardisierung entspricht. Zudem basiert die XRechnung auf der europäischen Norm EN 16931, die den Standard für elektronische Rechnungen festlegt.

Ab dem 01.01.2025 ist die Verwendung von elektronischen Rechnungen, wie ZUGFeRD und XRechnung, in Deutschland auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend. Diese E-Rechnungspflicht zielt darauf ab, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz der Rechnungsabwicklung zu erhöhen. Die XRechnung ist jedoch nicht nur für die Interoperabilität innerhalb Deutschlands konzipiert, sondern auch EU-weit, um die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen.

Ist die XRechnung eine E-Rechnung?

Eine XRechnung ist immer eine E-Rechnung, also eine elektronische Rechnung und entspricht den deutschen Datenstandards.

Eine weitere Form der E-Rechnung ist die ZUGFeRD-Rechnung, welche zusätzlich zum XML-Datensatz auch eine PDF-Datei enthält und somit sowohl von Menschen, als auch von Computern gelesen werden kann. Die XRechnung hingegen enthält lediglich den maschinell lesbaren Datensatz XML.

Was ist der Standard für E-Rechnungen, ZUGFeRD und XRechnungen?

Die europäische Norm EN 16931 legt den Standard für elektronische Rechnungen fest und wird in Deutschland durch Formate wie die XRechnung und ZUGFeRD umgesetzt. Beide Formate erfüllen grundsätzlich die Anforderungen der EN 16931. Diese Norm wurde entwickelt, um die Interoperabilität von Rechnungsstellungsprozessen im europäischen Markt zu verbessern und definiert das erforderliche Format für elektronische Rechnungen, um deren einheitliche Nutzung in Europa zu gewährleisten.

Obwohl EN 16931 grundlegende Strukturvorgaben macht, erlaubt sie den Mitgliedstaaten der EU, spezifische nationale Anpassungen vorzunehmen. So wird gewährleistet, dass die jeweiligen Formate den EU-Standards entsprechen, aber gleichzeitig auf besondere Bedürfnisse der einzelnen Länder abgestimmt sind.

Die Implementierung der XRechnung in Deutschland folgt direkt aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen reguliert. Diese Richtlinie wurde mit der Einführung der XRechnung umgesetzt, um in Deutschland einen einheitlichen Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor zu etablieren.

Tipp: In unserem Whitepaper zu E-Rechnungspflicht findest du alle Informationen zur E-Rechnung kompakt in einer PDF-Datei zusammengefasst. Darin steht alles, was dein Unternehmen über die E-Rechnung und die neue Pflicht wissen muss. Die PDF kannst du herunterladen, ausdrucken oder an deine Mitarbeiter:innen schicken.

Merkmale einer XRechnung

Ihre Merkmale machen die XRechnung zu einem effizienten Werkzeug für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor und über dessen Grenzen hinaus.

  • Datenstruktur: XRechnungen sind hochstrukturiert und ermöglichen eine automatisierte, maschinelle Verarbeitung und Validierung.

  • Format: Sie basieren auf XML (eXtensible Markup Language), einem flexiblen, textbasierten Format, das maschinenlesbar ist.

  • Interoperabilität: Als Standard fördert die XRechnung die Kompatibilität und ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und Ländern innerhalb der EU.

  • Transparenz und Sicherheit: Die Standardisierung unterstützt die transparente und sichere Übermittlung von Rechnungsdaten.

XRechnung Beispiel: Wie ist die XRechnung aufgebaut?

Jede ausgestellte XRechnung muss die wichtigsten Informationen in einer standardisierten Struktur bereitstellen.

Daten zum Rechnungsempfänger:

  • Name

  • Anschrift

  • Kontaktdaten

  • Käuferreferenz des Rechnungsempfängers, um den Auftraggeber eindeutig zu identifizieren, zum Beispiel in Form einer Kundennummer oder Bestellnummer.

  • Leitweg-ID (nur für Rechnungsempfänger des Bundes): Diese wird speziell für die eindeutige Identifikation des Empfängers in der öffentlichen Verwaltung verwendet, was für die korrekte Zustellung der elektronischen Rechnung wichtig ist.

Daten zum Rechnungsersteller:

  • Umsatzsteuer-ID: Diese ist essenziell für die korrekte steuerliche Abwicklung.

  • Name

  • Anschrift

  • Kontaktdaten

Rechnungsdetails:

  • Rechnungsnummer

  • Rechnungsdatum

  • Zahlungsbedingungen und Zahlungsweise

  • Bankverbindungsdaten

  • Detaillierte Auflistung der Rechnungspositionen

  • Summierter Rechnungsbetrag

  • Umsatzsteuer inklusive aktuellem Steuersatz

Zahlungsweise:

  • Bankverbindungsdaten

  • Zahlungsziele

  • Evtl. vereinbarte Rabatte oder Anzahlungen

Anwendungsbereiche der XRechnung

Seit dem 27.11.2020 akzeptiert der Bund keine Papierrechnungen mehr von seinen direkten Auftragnehmern. Unternehmen, die mit Bundesbehörden zusammenarbeiten, sind daher verpflichtet, ihre Rechnungen im elektronischen XRechnung-Format zu übermitteln. Für andere öffentliche Auftraggeber, wie Länder und Kommunen können abweichende Regelungen gelten. Die E-Rechnung kommt jedoch auf alle Unternehmen im B2B-Bereich zu.

Wie kann man eine XRechnung erstellen?

Um eine XRechnung korrekt zu erstellen, ist die Einhaltung bestimmter technischer und rechtlicher Vorgaben unerlässlich. Daher ist es essenziell, dass sich Unternehmen gründlich mit den Spezifikationen der XRechnung auseinandersetzen.

Unternehmen und öffentliche Einrichtungen, die bereits XRechnungen nutzen, setzen spezielle Softwarelösungen ein, die das XRechnungsformat unterstützen. Diese Softwares ermöglichen eine nahtlose, effiziente und fehlerfreie Verarbeitung der Rechnungen.

Für B2B-Unternehmen gibt es ebenfalls eine Vielzahl von geeigneten Buchhaltungs- und ERP-Systemen auf dem Markt, die mit Funktionen zur Erstellung von XRechnungen ausgestattet sind. Dazu gehören Online-Rechnungsprogramme, spezialisierte XRechnungs-Softwares und Generatoren, die eine benutzerfreundliche Maske bieten, wie zum Beispiel Easybill. In dieser Maske können alle notwendigen Rechnungsdetails sowie die Daten von Sender und Empfänger eingegeben werden. Anschließend generiert das Tool automatisch den XML-Datensatz für die XRechnung.

Ein potenzieller Nachteil dieser Lösungen könnte jedoch darin bestehen, dass die erstellten Rechnungen nicht automatisch in einer Cloud-Lösung gespeichert, sondern individuell heruntergeladen werden müssen.

Vorteile und Relevanz der XRechnung für Unternehmen

Bisher war der Einsatz von E-Rechnungen wie ZUGFeRD und XRechnung nur im B2G-Sektor Pflicht. Ab dem 01.01.2025 werden elektronische Rechnungen jedoch auch im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend. Dies bringt mit der steigenden Bedeutung der fortschreitenden Digitalisierung entscheidende Vorteile für Organisationen, Unternehmen und Selbstständige mit sich.

1. Effizienzsteigerung

Die automatisierte Verarbeitung führt zu schnelleren Zahlungsabwicklungen und reduziertem administrativem Aufwand. Die Rechnungsbearbeitung wird durch die XRechnung wesentlich effizienter, da alle Schritte von der Erstellung bis zur Archivierung digital erfolgen.

2. Kosten- und Zeitersparnis

Die elektronische Übermittlung verringert die Notwendigkeit von Papierrechnungen, was zu erheblichen Kostenersparnissen für Papier, Drucker, Toner und Porto führt. Zudem kann es zur besseren Skontonutzung, Einhaltung von Zahlungszielen, Vermeidungen von Mahnungen sowie Vermeidung von Doppelzahlungen führen. Der Rechnungseingang wird durch die digitale Übermittlung direkt in Buchhaltungssysteme integriert, was die Bearbeitungszeit weiter verkürzt.

3. Umweltfreundlich

Als digitales Format trägt die XRechnung zur Reduzierung des Papierverbrauchs und damit zum Umweltschutz bei.

4. Vereinheitlichung des Rechnungsprozesses

Der gesamte Prozess von Rechnungsversand über -prüfung bis hin zur -verarbeitung wird durch den Einsatz des XRechnung-Standards digitalisiert, automatisiert und standardisiert. Dadurch wird die Vielfalt unterschiedlicher Rechnungsformate beseitigt.

5. Verbesserte Interoperabilität

Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und gewährleistet so eine hohe Kompatibilität und Interoperabilität über Ländergrenzen hinweg. Besonders für international agierende Unternehmen ist dies von Vorteil, um Rechnungen mit Partnern in verschiedenen Ländern auszutauschen.

6. Förderung der Digitalisierung

Die Implementierung von XRechnungen unterstützt die Digitalisierungsstrategie von Unternehmen und erleichtert nicht nur interne Prozesse, sondern auch die Integration von weiteren modernen Technologien.

7. Verpflichtende Einführung im B2B-Bereich

Ab dem 01.01.2025 wird die Verwendung von elektronischen Rechnungen wie der XRechnung auch im B2B-Bereich schrittweise zur Pflicht. Dieser Übergang zu einem verpflichtenden elektronischen Rechnungsformat unterstützt die umfassende Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Unternehmen werden dadurch angehalten, ihre Systeme zu modernisieren und Rechnungsfreigabe-Prozesse zu automatisieren, was die Effizienz steigert und die Geschäftsabwicklung beschleunigt.

Häufig gestellte Fragen zur XRechnung

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