Fast 50 Award 2020 Ranking #50

Mitarbeiter:

150

Industrie:

Software fĂĽr Unternehmenskommunikation

GrĂĽndungsjahr:

2010

Standort:

Hamburg + Berlin

Janine Helbig

Finance & Accounting Manager - COYO

Das Ziel fĂĽr das Unternehmen

  • Bearbeitung der Eingangsrechnungen vereinfachen
  • Vollständig digitalisierter Rechnungseingang
  • Belege und Rechnungen direkt nach DATEV exportieren

Das Ziel fĂĽr Janine

  • Belege initial sichern und direkt an die zuständigen Abteilungsleiter weiterleiten‍

„Wir haben angefangen Schulungsunterlagen für die Mitarbeiter zu erstellen, aber das war überhaupt nicht notwendig.”

Das Unternehmen

COYO wurde 2010 von Jan Marquardt gegründet und ist einer der führenden Anbieter im Employee Experience Markt. COYO steht für B2B-Software, die mit anspruchsvollem Design und intuitiver User-Experience überzeugt. Mit der Employee Experience Plattform COYO können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort erreichen. Gemeinsam mit Daniel Busch und Stefan Schnock leitet Jan Marquardt in Hamburg ein mehr als 150-köpfiges Team. Vom Stromanbieter bis hin zum Schokoladenhersteller; COYO überzeugt mehr als eine Million Mitarbeiter in Unternehmen wie der Deutsche Bahn, Ritter Sport, Metro und E.On.

Die Herausforderung

COYO war es als agiles Unternehmen wichtig, fĂĽr jedes Problem die passende Software zu haben. Die neue Rechnungssoftware sollte zeitgleich mit DATEV Unternehmen-Online eingefĂĽhrt werden. Das gesamte Rechnungsmangement sollte vom Eingang bis zur Verbuchung der Rechnung papierfrei werden. Aus diesem Grund war eine Cloud-basierte Anwendung mit Schnittstelle zu DATEV eine zwingende Voraussetzung.

"Wir sind ein stark wachsendes Unternehmen. Mitarbeiter sollten sich nicht lange mit Freigabemappen und Absprachen beschäftigen. Zugleich war es wichtig, Transparenz über Kosten für die Kostenstellenverantwortlichen zu schaffen.”

Das Ergebnis

Mit CANDIS arbeiten jetzt alle Standorte digital zusammen. Im Rahmen des Onboardings wurden alle Lieferanten kontaktiert und das Rechnungsmanagement vollständig digitalisiert. Die Benutzeroberfläche ist seit der Einführung von CANDIS für Mitarbeiter einfach und intuitiv zu bedienen; nicht nur das Finance-Team, sondern auch Teamleads und alle weiteren Mitarbeiter. CANDIS konnte COYO zudem beim Onboarding von neuen Mitarbeitern helfen. Da die Software selbsterklärend ist, konnte COYO Rückfragen seitens neuer Mitarbeiters erheblich reduzieren.

Empfehlung an alle KMUs

CANDIS digitalisiert und automatisiert ihr Rechnungsmanagement.  Sie sparen deutlich mehr Zeit bei Prozessen wie beispielsweise der Rechnungsfreigabe und Erhalten auf einen Blick eine Übersicht über Ihre Ausgaben und Ihre Budget. Die Software ist einfach und intuitiv von allen Mitarbeitern zu bedienen.

Anforderungen

  • Alle Rechnungen sollen digital sein
  • Automatisierte Freigabeprozesse
  • Mehrstufige Freigaben

Erfolgsfaktoren

  • Einheitliche, digitale Abwicklung aller Rechnungen ĂĽber alle Standorte
  • Keine Rechnungsstempel mehr
  • Modernisierung aller Finanzprozesse

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Automatisierte Freigabe

DATEV-Integration

PrĂĽfungssicheres Archiv

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