Fast 50 Award 2020 Ranking #

Mitarbeiter:

12

Industrie:

Beratung/Dienstleistung

GrĂĽndungsjahr:

2006

Standort:

Frankfurt am Main

Petra Adler

Head of Accounting - NUMERAS

Das Ziel des Unternehmens

  • Repetitive Prozesse sollen fĂĽr Mitarbeiter reduziert werden, um die Arbeitsbelastung zu verringern
  • Der Freigabeprozess sollte transparent gestaltet und fĂĽr alle Mitarbeiter der Finanzabteilung jederzeit einsehbar sein –  auch im Home Office
  • Die Abstimmung und interne Kommunikation ĂĽber den Rechnungsstatus sollte an einem Ort stattfinden und ĂĽbersichtlich gestaltet sein

Das Ziel fĂĽr Petra Adler, Head of Accounting

Der Rechnungsmanagement-Prozess muss effizienter und transparenter gestaltet werden, um die monatliche Buchhaltung schneller und ohne Überstunden abschließen zu können.

„Der Papierkrieg hat ein Ende! Innerhalb von 10 Tagen nach Softwareeinführung läuft der Prozess fast reibungslos – ohne großartige Schulungen. Die Zeitersparnis ist enorm und die dadurch gewonnene freie Zeit können wir jetzt in andere Aufgaben stecken."

Das Unternehmen

NUMERAS unterstützt seit 2006 Augenarztpraxen und Operationszentren bei der gesamten Praxisorganisation durch strategische Beratung, maßgeschneiderte Software und verschiedene Dienstleistungen, wie Hygiene-, Datenschutz- und Qualitätsmanagement. Seither wurden über 140 ophthalmologische Zentren mit Softwareprodukten ausgerüstet, die wesentliche Funktionen des Qualitätsmanagements übernehmen, sowie Messungen von Ergebnisqualität, insbesondere der Patientenzufriedenheit, ermöglichen. 

Die Herausforderung

Rechnungen wurden vor der Einführung von CANDIS bei NUMERAS vollständig manuell bearbeitet. Dies führte zu mangelnder Transparenz, fehlenden Freigaben und einem wahnsinnigen Papiervolumen im Rechnungsmanagement-Prozess. Urlaubsvertretungen oder Arbeitsausfall im Finanz Team wurden dadurch nur durch erhöhten Überstundenanfall möglich. An Home Office war gar nicht erst zu denken.

Das Ergebnis

CANDIS ermöglicht es NUMERAS, das Rechnungsmanagagement zu digitalisieren und manuellen Prozessen ein Ende zu setzen. Dadurch werden Freigabeprozesse beschleunigt und Rechnungen gehen nicht mehr verloren.


Empfehlung an alle KMU’s

Da die meisten Eingangsrechnungen per E-Mail mit Dateianhang kommen, müssen die Belege nun nicht mehr ausgedruckt und abgelegt werden, sondern können direkt durch die automatische E-Mail-Weiterleitung in CANDIS importiert werden. Der Freigabeprozess der Rechnungen läuft ebenfalls digital, was im Zuge von vermehrtem Home Office ein absoluter Vorteil ist.

Anforderungen

  • Einfache Handhabung, ohne aufwendige Schulungen: CANDIS ist fĂĽr Finanz Teams und andere Abteilungen einfach zu bedienen und schnell zu verstehen
  • Home Office Kompatibilität: Durch die cloudbasierte Software, können Mitarbeiter von ĂĽberall – auch von unterwegs – auf das Tool zugreifen und Rechnungen bearbeiten, sowie freigeben
  • Direkter Export zu DATEV Unternehmen online

Erfolgsfaktoren

  • Reduzierte Arbeitsbelastung, fĂĽr das Finanz Team vor allem hinsichtlich manueller Prozesse
  • Ressourcen schonen und der Umwelt etwas Gutes tun, durch die Reduzierung von Papierrechnungen und Kopien
  • Bessere Kollaboration zwischen dem Finanz Team und den restlichen Abteilungen durch die Kommentarfunktion in CANDIS

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