Der Papierkrieg hat ein Ende!
„Innerhalb von 10 Tagen nach Softwareeinführung läuft der Prozess fast reibungslos – ohne großartige Schulungen. Die Zeitersparnis ist enorm und die dadurch gewonnene freie Zeit können wir jetzt in andere Aufgaben stecken."
Petra Adler, Head of Accounting
Das Ziel des Unternehmens
Repetitive Prozesse sollen für Mitarbeiter:innen reduziert werden, um die Arbeitsbelastung zu verringern
Der Freigabeprozess sollte transparent gestaltet und für alle Mitarbeiter:innen der Finanzabteilung jederzeit einsehbar sein – auch im Home Office
Die Abstimmung und interne Kommunikation über den Rechnungsstatus sollte an einem Ort stattfinden und übersichtlich gestaltet sein
Das Ziel für Petra Adler, Head of Accounting
Der Rechnungsmanagement-Prozess muss effizienter und transparenter gestaltet werden, um die monatliche Buchhaltung schneller und ohne Überstunden abschließen zu können.
Die Herausforderung
Rechnungen wurden vor der Einführung von Candis bei NUMERAS vollständig manuell bearbeitet. Dies führte zu mangelnder Transparenz, fehlenden Freigaben und einem wahnsinnigen Papiervolumen im Rechnungsmanagement-Prozess. Urlaubsvertretungen oder Arbeitsausfall im Finanz Team wurden dadurch nur durch erhöhten Überstundenanfall möglich. An Home Office war gar nicht erst zu denken.
Das Ergebnis
Candis ermöglicht es NUMERAS, das Rechnungsmanagement zu digitalisieren und manuellen Prozessen ein Ende zu setzen. Dadurch werden Freigabeprozesse beschleunigt und Rechnungen gehen nicht mehr verloren.
Empfehlung an alle KMU’s
Da die meisten Eingangsrechnungen per E-Mail mit Dateianhang kommen, müssen die Belege nun nicht mehr ausgedruckt und abgelegt werden, sondern können direkt durch die automatische E-Mail-Weiterleitung in Candis importiert werden. Der Freigabeprozess der Rechnungen läuft ebenfalls digital, was im Zuge von vermehrtem Home Office ein absoluter Vorteil ist.
Anforderungen
Einfache Handhabung, ohne aufwendige Schulungen: Candis ist für Finanz Teams und andere Abteilungen einfach zu bedienen und schnell zu verstehen
Home Office Kompatibilität: Durch die cloudbasierte Software, können Mitarbeiter:innen von überall – auch von unterwegs – auf das Tool zugreifen und Rechnungen bearbeiten, sowie freigeben
Direkter Export zu DATEV Unternehmen online
Erfolgsfaktoren
Reduzierte Arbeitsbelastung, für das Finanz Team vor allem hinsichtlich manueller Prozesse
Ressourcen schonen und der Umwelt etwas Gutes tun, durch die Reduzierung von Papierrechnungen und Kopien
Bessere Kollaboration zwischen dem Finanz Team und den restlichen Abteilungen durch die Kommentarfunktion in Candis