Mehr Transparenz mit Candis
„Wir sehen zu jeder Zeit, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet. Das ist sehr transparent und übersichtlich!”
Michael Cikanek, VP Finance & Controlling
Das Ziel für das Unternehmen
Zentrale Plattform für alle Rechnungen
Ein Tool schlankes Tool, das schnell implementiert ist
Automatisierter Belegeingang
Das Ziel für Michael
Neue Mitarbeiter sollen ohne Onboarding mit der Software arbeiten
Die Herausforderung
Mit dem starken Wachstum ist das Belegvolumen rasant gestiegen. Freigaben per Mail waren keine Option mehr. Es ist zu vielen, aufwendig zu klärenden Rückfragen gekommen, die immer mehr Zeit bei allen Beteiligten gekostet haben. Eingehende Rechnungen wurden per Mail an den verursachenden Mitarbeiter weitergeleitet, freigegeben und anschließend vom Accounting manuell zu DATEV Unternehmen online hochgeladen und erfasst.
„Besonders der Kommunikationsaufwand ist extrem gestiegen. Fragen dann über Email & Chatprogramme zu klären war dann irgendwann einfach keine Option mehr."
Das Ergebnis
Durch Candis konnte Vimcar innerhalb kürzester Zeit die Email-Flut bewältigen. Alle Mitarbeiter wurden eingeladen, alle Konten verknüpft und dann konnte es auch schon losgehen. Alle Belege werden seitdem zentral gesammelt, die Daten automatisch erfasst und zur Freigabe an die verantwortlichen Kollegen zugewiesen. Sämtliche Kommunikation findet ausschließlich über CandisS statt. Durch automatische Erinnerungen werden alle Belege zeitnah freigegeben und für die Zahlung direkt zu DATEV exportiert.Durch das zentrale Rechnungsarchiv können sämtliche Mitarbeiter relevante Rechnungen schnell finden und Rückfragen direkt in Candis klären ohne manuelle Excellisten zu pflegen.
Empfehlung an alle KMUs
Candis ist ein wichtiger Baustein um die internen Kontrollsysteme zu verbessern. Die ausführliche Prozessdokumentation ist super!
Anforderungen
Einheitlicher Prozessfür alle Rechnungen
Zusammenarbeit unter Teammitgliedern
Schnittstelle zu DATEV
Erfolgsfaktoren
Kommunikation komplett über Candis
Zentraler Zugriff auf alle Rechnungen zu jeder Zeit
Einfache und schnell implementiert