Einfache Kommunikation und pünktliche Zahlung
„Durch Candis hat sich die Kommunikation mit den Freigeber:innen vereinfacht und Eingangsrechnungen werden genauer geprüft. Selbst die Vertretung bei Abwesenheit von Mitarbeiter:innen lässt sich einfacher bewerkstelligen und Rechnungen können fristgerecht und unkomplizierter bezahlt werden."
- Bianca Globisch, Buchhaltung
Das Ziel des Unternehmens
Einfache Kommunikation zwischen der Finanzabteilung und den Freigeber:innen
Automatische Zuordnung und Verwaltung von Kostenstellen
Übersichtliche Dokumentation des Freigabeprozesses
Das Ziel für Bianca Globisch, Buchhaltung
Schnellere Rechnungsfreigabe durch transparente Prozesse und automatische Freigabeerinnerungen
Einfache Handhabung: Die Rechnungsmanagement-Software muss für alle Mitarbeiter:innen schnell zu bedienen sein – ohne aufwendige Schulungen
Mehr Transparenz im Finanzreporting: Die Finanzabteilung sollte Ausgaben und Fälligkeiten stets im Blick behalten
Die Herausforderung
Durch das starke und schnelle Wachstum des Konzerns, stieg auch die Anzahl an E-Mail Belegen immer weiter. Hierfür war der Rechnungsmanagement-Prozess nicht vorbereitet, denn durch den fehlenden zentralen Rechnungseingang, die mangelnde Transparenz in der Kommunikation mit Freigeber:innen und die manuelle Rechnungsbearbeitung, wurden Freigaben immer wieder verzögert.
Anforderungen
Einfach Anbindung an das Buchhaltungssystem DATEV Unternehmen online
Schnellere Freigaben durch transparente Rechnungsmanagement Prozesse
Direkter Einsatz ohne aufwendige Schulungen
Sichere Speicherung der Rechnungsdaten in deutschen Rechenzentren
Erfolgsfaktoren
Bei Fragen zu Rechnungen und Freigaben unkomplizierte Kommunikation an einem Ort durch die Kommentarfunktion
Einfache Vertretungsregelung auch bei Administration
Tägliche E-Mail-Erinnerung zu offenen Freigaben
Das Ergebnis
Durch Candis wurde die Kommunikation zwischen der Finanzabteilung und den Freigeber:innen erheblich vereinfacht. Eingangsrechnungen können nun schneller überprüft werden – und durch die einfache Vertretungsregelung selbst bei Abwesenheit eines Mitarbeiters. Nach dem Einsatz von Candis werden Rechnungen nun schnell, einfach und fristgerecht bearbeitet, freigegeben und bezahlt.
Empfehlung an alle KMU’s
Durch die cloudbasierte Software können Mitarbeiter:innen von überall auf das Tool zugreifen und Rechnungen bearbeiten sowie freigeben – und das alles ohne Installation von zusätzlicher Software.