Blinkist: Automatisierung in der Buchhaltung mit CANDIS

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Industrie:

Mobiles Wissen, Sachbuch-App

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Zeitersparnis:

Der Zeitaufwand wurde über 60 % reduziert.

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Ergebnis:

Automatisierte Zahlungen von monatlich 700 Rechnungen

So bewältigt Blinkist die Buchhaltung Ihres wachsenden Startups

Als Head of Finance des erfolgreichen Startups Blinkist ist Rike Pasda für alle Gelegenheiten rund um die Finanzen verantwortlich. Das Unternehmen ist dabei in den letzten Jahren nicht nur ordentlich gewachsen, sondern erfreut sich ebenfalls an internationaler Bekanntheit. Auch die Finanzabteilung hat den Wachstumsschub zu spüren bekommen: Bei rund 160 Mitarbeitern und 700 eingehenden Rechnungen pro Monat musste daher eine digitale Buchhaltungslösung her, um die volle Übersicht beizubehalten.

Die Herausforderung

Das Unternehmen Blinkist wurde 2012 gegründet und ist seitdem zum führendem Anbieter im Bereich mobiles Lesen herangewachsen. Die Idee: Dem User werden die wichtigsten Erkenntnisse aus Sach- und Fachbüchern auf einen Blick bereitgestellt. Ob durchs Hören oder Lesen, die App begleitet all diejenigen im Alltag, die wenig Zeit haben und sich dennoch weiterbilden möchten. Angefangen hatte alles mit Zusammenfassungen von einigen hundert Büchern, mittlerweile bietet das Unternehmen neben 2000 zusammengefassten Sachbüchern auch weitere Features wie Podcasts an. Das Ziel des Unternehmens ist es, weitere Formen des Lernens bereitzustellen, damit User sich auf unterschiedlichen Wegen weiterentwickeln können.

Rika Pasda, Head of Finance, ist seit rund 4 Jahren mit an Bord und hat die starke Wachstumsphase des Startups von Anfang an mitbekommen. Das zeigte sich auch an der immer weiter steigenden Zahl von Rechnungen und Zahlungen. Das Unternehmen beschäftigte neben einem externen Steuerbüro auch einen externen Buchhalter - wichtig war daher, dass die Buchhaltung komplett transparent und übersichtlich ablaufen konnte.

Das Problem

Bei 4 involvierten Mitarbeitern samt externem Buchhalter hat die Übersicht von eingehenden, prozessierten und gezahlten Belegen gefehlt. Zudem waren Zahlungen in der Finanzableitung schwierig zu gestalten, die interne Kontrolle über die Buchhaltung sollte daher möglichst schnell wieder erlangt werden. Es fehlte vor allem ein vorbereitendes Buchhaltungssystem, bevor die Belegdaten ins Steuerbüro zum Buchen übergeben werden. Anstatt Rechnungen per Zip-Datei oder Dropbox zu überliefern, sollten alle Dokumente direkt in DATEV exportiert werden.


Die Lösung

Die Finanzableitung von Blinkist suchte nach einer Software, die möglichst viele Buchhaltungsprozesse automatisiert, ohne, dass die Mitarbeiter dafür viel Zeit investieren müssen. Dazu gehörte auch die Anbindung von Bankkonten, Paypal und Kreditkarten, sodass Belege nicht mehr manuell den Transaktionen zugeordnet werden müssen. Nach einigen Recherchen und einer kostenlosen Beratung mit unseren Experten, entschied sich Rike Pasda für CANDIS. Neben einem automatischen Belegimport war auch die Zahlungsfunktion ein entscheidendes Kriterium: Mit CANDIS lassen sich Zahlungen auch ohne vorherige Buchungen tätigen, die Übersicht zeigt dabei den aktuellen Status jeder eingehenden Rechnung an.

"Mit CANDIS können wir nach Belegen filtern und suchen, dabei behalten wir die volle Übersicht über Rechnungen und Zahlungen. "

Rike Pasda

Head of Finance

Ergebnisse

Schluss mit mühsamen Zahlungen und dem manuellen Kontenabgleich! Mittlerweile gehen doppelt so viele Belege ins Postfach ein, bis zu 700 Rechnungen werden dabei monatlich durch CANDIS prozessiert. Neben der vollen Transparenz der eingehenden Rechnungen, werden Transaktionen automatisch durch die künstliche Intelligenz zugeordnet. Ein weiterer Pluspunkt: Zahlungen werden automatisch herausgeschickt, Kontakte können den Belegen direkt zugewiesen und Kostenstellen geändert werden.

Insgesamt lässt sich durch die Digitalisierung der Buchhaltung eine Menge Zeit in der Finanzabteilung sparen, die sonst in manuelle Eingaben investiert werden müsste. Als vorbereitendes Buchhaltungstool sorgt CANDIS daher für klare Strukturen, sodass am Ende der Steuerberater nur noch buchen muss.

Erwartungen an das Tool:

  • Überblick ausstehender und bezahlter Rechnungen
  • Ein einheitlicher Belegeingang
  • Automatischer Kontenabgleich
  • Anbindung zu DATEV

Erfolge durch CANDIS

  • Volle Transparenz über Rechnungen
  • Automatische Zahlungserstellung
  • Abgleich von Belegen und Transaktionen
  • Einfache Suche nach Belegen

Empfehlung an alle KMUs:

"CANDIS eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen, vor allem diejenigen, die sich mehr Kontrolle über Ihre Finanzen wünschen."

Diese Tools verwendet

Blinkist

neben CANDIS:

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Blinkist

Blinkist wurde 2012 in Berlin gegründet. Die Grundidee der App besteht darin, einen einfachen Einstieg in sämtliche Bücher zu finden. Dabei wird Wissen mobil gemacht - die Kernaussagen verschiedener Fach- und Sachbücher sind in der App abrufbar. Innerhalb von 15 Minuten können User sich Expertenwissen aneignen, darunter in verschiedenen Themenfeldern wie etwa "Gesellschaft", "Health and Happiness" und viele Weitere.

Interviewpartner

Rike Pasda ist seit rund 4 Jahren bei Blinkist beschäftigt. Als Head of Finance ist sie für sämtliche Finanzprozesse verantwortlich, darunter auch für die vorbereitende Buchhaltung. In unserem Interview verrät sie uns, wie CANDIS ihre Arbeit vereinfacht hat und welche Vorteile die Buchhaltungssoftware mit sich bringt.

Ziele

Blinkist

Blinkist wurde 2012 in Berlin gegründet. Die Grundidee der App besteht darin, einen einfachen Einstieg in sämtliche Bücher zu finden. Dabei wird Wissen mobil gemacht - die Kernaussagen verschiedener Fach- und Sachbücher sind in der App abrufbar. Innerhalb von 15 Minuten können User sich Expertenwissen aneignen, darunter in verschiedenen Themenfeldern wie etwa "Gesellschaft", "Health and Happiness" und viele Weitere.

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Rike Pasda ist seit rund 4 Jahren bei Blinkist beschäftigt. Als Head of Finance ist sie für sämtliche Finanzprozesse verantwortlich, darunter auch für die vorbereitende Buchhaltung. In unserem Interview verrät sie uns, wie CANDIS ihre Arbeit vereinfacht hat und welche Vorteile die Buchhaltungssoftware mit sich bringt.

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