Strukturierte Freigaben ohne Papierkram

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Industrie:

Fahrzeug-Management-Plattform

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Zeitersparnis:

Der Zeitaufwand wurde um über 60 % reduziert.

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Ergebnis:

Ein nachvollziehbarer Workflow und transparente Freigaben

Einfache Freigaben mit wenigen Klicks

Als Finance Controlling Managerin von Gapless - New Horizon GmbH wurde Janine Wiese von Tag 1 in strukturierte Workflows und digitale Freigaben eingebunden. Seit gut einem Jahr arbeitet das Unternehmen der All-In-One-App für Fahrzeugmanagement mit CANDIS. Statt Rechnungen mit lästigen E-Mails zu koordinieren, arbeiten nun alle involvierten Mitarbeiter in einer einzigen Plattform. 



Die Herausforderung

Die Gapless App gibt es seit 2018. Das von der Porsche AG mitfinanzierte Berliner Startup hat eine All-In-One-App für Fahrzeuge auf den Markt gebracht, auf der Autobesitzer Ihre Fahrzeuge verwalten und auf verschiedene Services und Partner zugreifen können. Das Besondere an Gapless: Die Fahrzeugprofile und deren Einträge können hier durch die jeweiligen Servicedatenlieferanten verifiziert werden. Gapless wurde mit der Vision gegründet, die weltweit erste Blockchain-Plattform für Fahrzeuge und weitere Assets zu werden, die deren Wert für die Zukunft sichert und steigert. Durch die digitale Ausrichtung und das schnelle Wachstum ist es nicht verwunderlich, dass die Finanzabteilung monatlich Unmengen an IT-Rechnungen erhält und sich leider auch die ein oder andere Rechnungsfreigabe über mehrere Wochentage zieht.

Das Problem

Die Finanzabteilung von Gapless hat zu Beginn die Rechnungsfreigaben per E-Mail koordiniert: Die Belege wurden von den Lieferanten digital verschickt, dann jeweils sortiert und den Zuständigen weitergeleitet. Das Problem: Es fehlte die Übersicht über freigegebene und ausstehende Rechnungen sowie die ordentliche Dokumentation der Prozesse. Bei 6 involvierten Mitarbeitern musste schnell eine Lösung her, damit alle auf einer einheitlichen Plattform arbeiten können. Die Kollegen in der Finanzabteilung haben sich also auf die Suche nach einem Workflow-Tool gemacht, welches sich mit DATEV anbinden lässt. Der Anspruch: Alle Prozesse sollte zu jedem Zeitpunkt, auch noch Jahre später, nachvollziehbar und abrufbar sein. 


Die Lösung

Nach einiger Recherche beschloss Gapless, sich von CANDIS beraten zu lassen. In der Kurzberatung wurden die damaligen Prozesse einmal gründlich analysiert, bevor es in die Testphase mit CANDIS ging. Fest stand, dass die Rechnungsfreigabe nicht nur digitalisiert, sondern auch so einfach wie möglich gehalten werden sollte. Bei der Wahl der richtigen Software war daher die Benutzeroberfläche und ein intuitives Design wichtig, da schließlich mehrere Mitarbeiter mit dem Tool arbeiten würden. "CANDIS ist sehr einfach in der Handhabung, man kann per Drag and Drop einfach Rechnungen in die Software ziehen."

Das Ergebnis

“Der Freigabeprozess ist deutlich einfacher geworden!” Keine chaotischen Mail-Anhänge und ständige Nachfragen mehr. Seit der Benutzung mit CANDIS werden alle Rechnungen nun automatisch aus den E-Mails ins CANDIS Postfach importiert und laufen damit an einem Ort zusammen. Statt sich Belege über E-Mails hin und her zu schicken und täglich bei den Kollegen nachzuhaken, ist der aktuelle Stand der Rechnungen auf einen Blick erkennbar. “Besonders gut finde ich, dass wir die Belegarten anlegen können: Damit wissen wir direkt, ob es sich um einen Kreditkartenbeleg handelt oder ob ich die Beträge per Rechnung überweisen muss.” Einer der größten Pluspunkte, ist die Dokumentation und der Audit-Trail, der an jeder Rechnung mit dran hängt: “Wir müssen kein Online-Verzeichnis führen, um in 5 Jahren zu verstehen, wo was passiert ist.” Für die Buchungen werden alle freigegebenen Rechnungen in DATEV geschoben und dem Steuerbüro übergegeben.



Erwartungen an das Tool:

  • Einheitlicher Belegeingang
  • Transparente Freigabeprozesse
  • Anbindung zu DATEV Unternehmen Online
  • Zeitersparnis

Erfolge durch CANDIS

  • 100% digitale Rechnungsfreigabe
  • Vollständige Dokumentation aller Prozesse
  • Archivierung von Belegen inklusive Audi-Trail
  • Zügige Einarbeitung in wenigen Tagen

Empfehlung an alle KMUs:

"CANDIS ist optimal für diejenigen, die mit strukturierten Workflows arbeiten wollen. Ich würde es grundsätzlich jedem Unternehmen empfehlen, das einen einfachen Freigabeprozess benötigt."

Diese Tools verwendet

neben CANDIS:

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Die New Horizon GmbH hat 2018 die Gapless App ins Leben gerufen, mit der Kunden alle Dokumente und Dienstleistungen rund um ihr Auto managen können. Die Vision des Unternehmens fasst Janine Wiese auf den Punkt gebracht zusammen: "Wir sind eine Plattform für alle Dinge, die du liebst." Ziel ist es, mit der App ein digitales Fahrzeugprofil zu erstellen, sodass die Pflege und die Logistik rund ums Auto vereinfacht wird.

Interviewpartner

Janine Wiese ist Finance Managerin bei Gapless und zuständig für die vorbereitende Buchhaltung sowie das Controlling. Im gemeinsamen Interview verrät sie uns, wie sich ihre Arbeit durch CANDIS vereinfacht hat und wie die Rechnungsfreigabe jetzt abläuft.

Ziele

Die New Horizon GmbH hat 2018 die Gapless App ins Leben gerufen, mit der Kunden alle Dokumente und Dienstleistungen rund um ihr Auto managen können. Die Vision des Unternehmens fasst Janine Wiese auf den Punkt gebracht zusammen: "Wir sind eine Plattform für alle Dinge, die du liebst." Ziel ist es, mit der App ein digitales Fahrzeugprofil zu erstellen, sodass die Pflege und die Logistik rund ums Auto vereinfacht wird.

Interviewpartner

Janine Wiese ist Finance Managerin bei Gapless und zuständig für die vorbereitende Buchhaltung sowie das Controlling. Im gemeinsamen Interview verrät sie uns, wie sich ihre Arbeit durch CANDIS vereinfacht hat und wie die Rechnungsfreigabe jetzt abläuft.

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