Mit CANDIS zum Herr über die Rechnungsflut werden

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Industrie:

Health- und Fitness Food E-Commerce

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Zeitersparnis:

Der Zeitaufwand wurde um 70 % reduziert.

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Ergebnis:

Automatisierte Buchhaltung statt Pendelordner, mehr Zeit für das Kerngeschäft

Den Papierberg an Rechnungen beseitigen

Schluss mit gedruckten Rechnungen und der Übergabe im Pendelordner: Die Goodlife Company bewältigt die Rechnungsflut gekonnt mit unserer Software. Geschäftsführer Julius Wolf hat zunächst fünf verschiedene Buchhaltungssoftwares getestet, die richtige Lösung fand er erst mit CANDIS.

Die Herausforderung

Die Goodlife Company ist ein Hamburger Unternehmen, das sich ganz dem Motto "Live healthy" verschrieben hat. Das Unternehmen wurde von Jannik Stuhlmann und Julius Wolf gegründet und hat inzwischen zwei weit verbreitete und erfolgreiche Marken etabliert. Mit den Marken Hej und 100% Protein Projekt wollen die beiden ein gesundes Leben leichter machen und verbinden, was schon lange zusammengehört: richtig lecker und natürlich gesund. Hierfür arbeiten Sie jeden Tag für mehr Natürlichkeit und gesündere Produkte in der Lebensmittelindustrie.

In der Vergangenheit gab es jedoch einen Haken: Buchhaltung im E-Commerce ist in der Tat keine einfache Sache. Um sich vollständig auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können, sollte die Buchhaltung digitalisiert werden, um unnötige manuelle Arbeit einzusparen.

Das Problem

Geschäftsführer Julius Wolf ist für den Bereich Finance zuständig und hatte vor CANDIS bereits fünf andere Buchhaltungssoftwares ausprobiert. Das Problem der Unübersichtlichkeit und manueller Arbeit lösten diese Programme allerdings nie.

Er brachte viele Stunden jede Woche damit zu, Kontoauszüge auszudrucken und Zeile für Zeile zu überprüfen, ob der entsprechende Beleg vorhanden und beglichen ist. Danach wanderte alles sortiert in einen Pendelordner, der die Reise zum Steuerbüro aufnahm. Doch gerade bei neueren Geschäftsvorfällen, wie PayPal-Buchungen, traten beim Steuerberater häufig Fehler auf. "Das kann sehr frustrierend sein", erklärt Julius Wolf im Gespräch mit den Experten von CANDIS.

Die Lösung

Eine Problemanalyse war der erste Ansatz, um eine geeignete Buchhaltungslösung zu finden. Im Rahmen eines Telefonats zwischen der Goodlife Company und CANDIS wurde der aktuelle Buchhaltungsprozess vom Rechnungseingang bis hin zur Übergabe an das Steuerbüro überprüft. Zentrale Schwachstellen waren die zeitaufwändigen manuellen Prozesse, wie das händische Sammeln und Zuordnen von Belegen zu den entsprechenden Transaktionen.

Langwierige Buchhaltungsprozesse hatten zur Folge, dass sich der monatliche Abschluss und damit auch der Zugang zu wichtigen KPIs oft bis weit über den Fünfzehnten des Folgemonats hinauszögerte. Als Experten im Bereich Buchhaltung konnten wir drei Optimierungspotentiale identifizieren, die CANDIS der Goodlife GmbH ermöglicht:

Automatischer Rechnungsdownload aus Online-Portalen
Automatischer Abgleich von Belegen mit Kontobewegungen
Überblick über fehlende Belege und Offene Posten

"Es ist einfach, übersichtlich und total intuitiv. Ich sehe sofort alle Fälligkeiten, Skonti, fehlende Belege und offene Posten, die ich direkt aus CANDIS bezahlen kann."

Julius Wolf

Geschäftsführer

Fehlende Belege werden über GetMyInvoices direkt aus Online-Portalen in CANDIS importiert oder direkt vom Verursacher an die Account spezifische E-Mail Adresse geschickt. Die Software synchronisiert sich täglich mit den Banktransaktionen und ordnet diese vollautomatisch den richtigen Belegen zu. Durch den hinterlegten Kontorahmen weist CANDIS auch die richtigen Kreditoren oder Aufwandskonten zu. Durch die Daten kann das Online-Tool automatisch eine To-Do-Liste für die Buchhalterin Marianne generieren. So sieht Sie tagesaktuell, was es diesen Monat noch in der Buchhaltung zu erledigen gibt.

Erwartungen an das Tool:

  • Pendelordner abschaffen
  • Automation statt manuelle Belegverwaltung
  • Übersicht über offene Belege
  • Automatischer Kontenabgleich
  • Einfacher Datenexport an den Steuerberater

Erfolge durch CANDIS

  • Zeitersparnis um rund 70 %
  • Automatische Einpflegung fehlender Belege in die Software
  • Automatische Synchronisation von Belegen mit Buchungen
  • Automatische Zuweisung von Kreditoren und Konten
  • Weniger Stress und kaum manuelle Arbeit

Empfehlung an alle KMUs:

Diese Tools verwendet

Goodlife Company

neben CANDIS:

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Goodlife Company

Die Goodlife Company will ein gesundes Leben für alle möglich machen – mit gesunden, hochwertigen Snacks und Proteinprodukten.

Interviewpartner

Julius Wolf, Geschäftsführer der Goodlife Company, hat uns erklärt, wie CANDIS die vorbereitende Buchhaltung bei Goodlife verändert hat.

Ziele

Goodlife Company

Die Goodlife Company will ein gesundes Leben für alle möglich machen – mit gesunden, hochwertigen Snacks und Proteinprodukten.

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