Mit CANDIS zur papierlosen Rechnungsfreigabe

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Industrie:

Plattform- und Company Builder

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Zeitersparnis:

Der Zeitaufwand wurde um 75 % reduziert.

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Ergebnis:

100% digitale Freigabe bei 2 Plattformen und 6 Startups nach einem Monat

Eine Software für alle Ventures: Mit CANDIS die Freigabe beschleunigen

Zwei ihrer Plattformen und sechs Startups: Auch wenn das noch lange nicht alles ist, was die IONIQ Group zu bieten hat, verheißen allein diese Mitglieder viel Aufwand bei der Rechnungsfreigabe. Das Unternehmen wusste genau, welche Features ein digitales Rechnungsfreigabetool mitbringen muss. Julia Jansen suchte über sechs Monate nach der passenden Software und entschied sich für CANDIS.

Die Herausforderung

Die IONIQ Group ist ein global tätiger Platform und Company Builder made in Berlin. Das Unternehmen wurde 2011 von Jan Beckers, Tim Koschella und Hendrik Krawinkel gegründet und hat mittlerweile drei Plattformen und zahlreiche Startups in den Bereichen Healthcare, Financial Technologies und Advertising & Big Data hervorgebracht. Ventures, die die IONIQ Group gründet und unter die Fittiche nimmt, profitieren von einem etablierten Netzwerk und zahlreichen Dienstleistungen.

Eine davon ist die Buchhaltung: „Wir haben eine Abteilung für Finance und Accounting, die sich zentralisiert um Buchhaltung und Finanzen der Startups und Plattformen kümmert“, erklärt Senior Finance Managerin Julia Jansen. Das bedeutet vor allem für die Buchhalter eine ganze Menge Arbeit, auch in puncto Rechnungsfreigabe. Das Unternehmen hatte vor CANDIS bereits versucht, den Prozess mit einem digitalen Tool zu vereinfachen – allerdings ohne Erfolg. Das Ergebnis: Im Anschluss war klar, welche Features die richtige Software mitbringen muss und Julia Jansen begab sich auf die Suche nach dem Tool, das genau zu der IONIQ Group passt.

Das Problem

Nach dem ersten digitalen Versuch kehrten in der Buchhaltung der IONIQ Group wieder klassische Prozesse ein. Buchhalter, die mit Freigabemappen durch den Flur liefen, waren kein seltenes Bild. Julia Jansen erstellte derweil ein ausführliches Pflichtenheft, in dem sie genau festhielt, welche Eigenschaften ein Rechnungsfreigabe-Tool für die IONIQ Group mitbringen muss. Besonders wichtig war dabei, dass verschiedene GmbHs separiert voneinander mit der Software arbeiten können und sie einfach zu implementieren ist. „Ab einer gewissen Größe sitzen die Startups auch nicht mehr hier im Haus“, was bei analogen Freigabeprozessen für enormen Aufwand sorgt. Im besten Fall sollte das Programm also auch von außerhalb nutzbar sein. In puncto Administration hatte Julia Jansen ebenfalls konkrete Vorstellungen: „Wir wollten kein Tool, bei dem wir erstmal einen Tech-Spezialisten brauchen, der auch programmieren kann, um es zu nutzen“, erklärt sie. Die Rechnungsfreigabe sollte nicht nur schneller, sondern vor allem einfacher werden.

Die Lösung

Nach langer Recherche entschloss sich Julia Jansen, CANDIS auszutesten. Als einer der ersten CANDIS-Kunden traten die Mitarbeiter der IONIQ Group der Software nicht ohne Skepsis gegenüber. „Wir hatten anfangs wegen der BETA-Phase Bedenken, dass das Programm vielleicht zu holprig ist. Aber dadurch, dass es einfach so intuitiv war und genau das mitbrachte, was wir suchten, wollten wir es probieren“, erklärt Julia Jansen. Maßgeblich an der Entscheidung beteiligt waren vor allem die Buchhalter des Unternehmens, da sie heute am meisten mit CANDIS arbeiten.

„Die Digitalisierung der Finanzprozesse war hier ein großes Herzensprojekt, deswegen haben wir den Launch auch relativ groß aufgezogen“, erinnert sich Julia Jansen. Neben einem Video, das die Probleme der Prozesse vor CANDIS abbildete, gab es nach der großen Vorstellung des neuen Tools auch Mini-Kickoffs mit den Managing Directors. „Wir haben wegen kleinerer Verbesserungen und Optimierungen auch sehr eng mit dem Support zusammengearbeitet – das war ja ein Geben und Nehmen.“

Der Zeitplan für den Roll-out der Software war auf drei Monate festgelegt, letztendlich hat der gesamte Onboarding-Prozess bei zwei Plattformen und sechs Startups lediglich einen Monat gedauert. Administrativen Aufgaben übernimmt Julia Jansen selbst: Sie verwaltet Kostenstellen sowie Kostenträger und legt neue Ventures oder Mitarbeiter an. Außerdem sammelt sie weiterhin Feedback und steht in ständigem Kontakt mit dem CANDIS-Support. „Ich bekomme von den Mitarbeitern super schnell Rückmeldung und ich glaube viele Funktionen gibt es in der Software heute auch, weil wir das angeregt haben“, erzählt die Senior Finance Managerin.

"Der größte Benefit an CANDIS ist die Einfachheit. Ich muss für die Administration keinen Mitarbeiter abstellen oder zusätzliches Geld für einen Provider investieren, sondern kann das selbst erledigen."

Julia Jansen

Senior Finance Manager

Schnellere Freigaben und pünktliche Zahlung: „Die Rechnungsfreigabe hat bei uns eine ganz andere Schnelligkeit bekommen“ – Rechnungen werden für die Freigabe bis Mittwoch angefordert und können dann in einem Rutsch am Donnerstag bezahlt werden. „Man muss nicht mehr hinter Rechnungen herlaufen. Die Freigabe geht mit CANDIS wirklich sehr schnell.“

Lückenlose Dokumentation: „Das Protokoll war für uns einer der Gründe, warum wir uns für CANDIS entschieden haben. So haben wir den Originalbeleg und den Audit-Trail zu jeder Rechnung, was für ein Audit oder eine Prüfung einfach perfekt ist.“ Die Mitarbeiter der Buchhaltung laden sich heute ganz einfach die PDF-Rechnungen mit Audit-Trail aus CANDIS herunter und fügen sie zu Ihren Buchungen in DATEV hinzu.

Einfache Administration: „Der größte Benefit an CANDIS ist die Einfachheit. Die Software ist so intuitiv und man kann sich die Arbeit damit auch selbst beibringen.“ Der Onboarding-Prozess dauert heute um die 15 Minuten. Weitere administrative Aufgaben übernimmt Julia Jansen in nur einer Stunde monatlich.

Erwartungen an das Tool:

  • Mandantenfähigkeit
  • Kostenstellenverwaltung
  • Einfache Administration
  • Dokumentation der Prozesse

Erfolge durch CANDIS

  • Zeitersparnis um 75%
  • 100 % digitale Freigaben
  • Pünktliche Zahlungen
  • Lückenlose Dokumentation aller Belege
  • Einfache Administration
  • Onboarding von 2 Plattformen und 6 Startups innerhalb eines Monats

Empfehlung an alle KMUs:

Die IONIQ Group hat CANDIS an unseren Kunden solarisBank weiterempfohlen: Die digitale Rechnungsfreigabe von CANDIS ist für alle KMUs geeignet

IONIQ Group

Die IONIQ Group ist ein Platform und Company Builder, der mit den Plattformen finleap und Heartbeat Labs sowie mehreren AdTech-Startups ein breites Portfolio aus zahlreichen Startup Firmen in den Bereichen Financial Technologies, Healthcare und Advertising & Big Data aufbaut und aktiv fördert.

Interviewpartner

Julia Jansen ist Senior Finance Managerin bei der IONIQ Group. Sie erklärte uns im Interview, warum sich der Platform Builder für CANDIS entschieden hat, um die Rechnungsfreigabe zu digitalisieren. Außerdem erzählte sie uns, wie das Unternehmen heute mit der Software arbeitet.

Ziele

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Die IONIQ Group ist ein Platform und Company Builder, der mit den Plattformen finleap und Heartbeat Labs sowie mehreren AdTech-Startups ein breites Portfolio aus zahlreichen Startup Firmen in den Bereichen Financial Technologies, Healthcare und Advertising & Big Data aufbaut und aktiv fördert.

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Julia Jansen ist Senior Finance Managerin bei der IONIQ Group. Sie erklärte uns im Interview, warum sich der Platform Builder für CANDIS entschieden hat, um die Rechnungsfreigabe zu digitalisieren. Außerdem erzählte sie uns, wie das Unternehmen heute mit der Software arbeitet.

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