Maximale Zeitersparnis in der Buchhaltung mit CANDIS

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Industrie:

Auto-Leasingservice

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Zeitersparnis:

Der Zeitaufwand wurde um 50 % reduziert.

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Ergebnis:

Digitales Beleg-Postfach, Automatischer Kontenabgleich, Schneller Datenexport

Schluss mit komplizierter Buchhaltung

Geschäftsführer Robin Tschöpe lief fehlenden Rechnungen jeden Monat hinterher. Erst wenn sie vollständig waren, wurde eine Zip-Datei für den Steuerberater generiert. Mit CANDIS schaffte es Leasingmarkt.de, den monatlichen Aufwand in der vorbereitenden Buchhaltung um über die Hälfte zu reduzieren.

Die Herausforderung

LeasingMarkt.de ist ein Düsseldorfer Unternehmen, das 2012 in Berlin von Robin Tschöpe, Thomas Behrens und Chris Tschöpe gegründet wurde. Das Online-Unternehmen bündelt Anfragen für Autos, speziell zum Leasen, und leitet diese dann an entsprechende Partner-Autohäuser weiter. Dabei finden Kunden genau den Wagen, der zu ihren Vorstellungen und ihrem Budget passt. Leasingmarkt.de bietet eine große Auswahl an Neu- und Gebrauchtwagen und ermöglicht es Kunden, schnell und unkompliziert einen Leasingvertrag abzuschließen. In puncto Buchhaltung gab es jedoch das eine oder andere Problem, da diese größtenteils manuell geführt wurde und somit sehr zeitaufwendig war. Die größte Herausforderung: Den Zeitaufwand zu minimieren, um freie Kapazitäten für das Kerngeschäft zu schaffen.

Das Problem

Geschäftsführer Robin Tschöpe musste mindestens eine Woche im Monat Belegen und Rechnungen sammeln und mit Transaktionen abgleichen. Belege wurden direkt nach Eingang gescannt und digital gespeichert. Anschließend generierte Robin Tschöpe eine Zip-Datei mit allen Rechnungen und schickte diese zusammen mit einer Excel-Datei der Kontoauszüge an das Steuerbüro. Fehlenden Rechnungen lief er stets hinterher. Erst wenn alle Daten vollständig waren, schickte er sie per E-Mail an den Steuerberater. Als Robin Tschöpe im Januar 2017 in einem Artikel bei Gründerszene las, dass es mit CANDIS auch einfacher geht, hatte er die Lösung gefunden.

Die Lösung

Im ersten Gespräch mit CANDIS wurde noch einmal deutlich, dass der zeitliche Aufwand für die vorbereitende Buchhaltung dringend reduziert werden muss. Gerade das Sammeln und Zuordnen von Belegen zu entsprechenden Transaktionen nahm mehrere Tage ein. Die langwierigen Prozesse hatten zur Folge, dass sich der monatliche Abschluss und damit auch der Zugang zu wichtigen Kennzahlen oft bis weit über den 15. des Folgemonats hinauszögerte. CANDIS wirkt dem mit drei zentralen Funktionen entgegen.


Der automatische Rechnungsdownload aus Online-Portalen, der vollautomatisierte Abgleich von Belegen mit Kontobewegungen und der klare tagesaktuelle Überblick über fehlende Belege und offene Posten würden die Buchhaltungsprozesse von Leasingmarkt.de deutlich verbessern. LeasingMarkt.de entschloss sich CANDIS zu testen. Zuerst wurde der Account aufgesetzt, Bankkonten verknüpft und offene Fragen beantwortet.

„Man schaut immer wieder mal rein, wo etwas fehlt und überweist sofort und direkt alles zu Begleichende - ganz unkompliziert und ohne großen Zeitaufwand."

Robin Tschöpe

Geschäftsführer

Durch die Automatisierungssoftware werden nun alle offenen Rechnungen an die CANDIS E-Mail-Adresse geschickt. Alle Mitarbeiter von LeasingMarkt.de nutzen die Funktion ohne Probleme. Jede Rechnung, die ins CANDIS-Postfach fließt, wird automatisch digitalisiert und auf Vollständigkeit geprüft. Anschließend vergleicht CANDIS die Rechnungsdaten mit den Kontobewegungen auf den verknüpften Bankkonten des Unternehmens.

Die Belege können aus CANDIS über die DATEV-Schnittstelle direkt an das Steuerbüro übergeben werden. Ein Feature, das sowohl der Steuerberater als auch Robin Tschöpe zu schätzen wissen, ist außerdem die Suchfunktion. Leasingmarkt.de erreichte mit CANDIS eine Zeitersparnis von 50 Prozent und schafft es heute die Buchhaltung vor dem 15. des folgenden Monats abzuschließen.

Erwartungen an das Tool:

  • Pünktlicher Monatsabschluss
  • Automatisches Sammeln und Zuordnen von Belegen
  • Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online
  • Suchfunktion von archivierten Belegen

Erfolge durch CANDIS

  • Zeitersparnis von mindestens 50 %
  • Automatischer Belegimport aus Online-Portalen
  • Automatischer Kontenabgleich
  • Überblick aller offenen Rechnungen
  • Kaum mehr manuelle Eingriffe

Empfehlung an alle KMUs:

„Man schaut immer wieder mal rein, wo etwas fehlt und überweist sofort und direkt alles zu Begleichende - ganz unkompliziert und ohne großen Zeitaufwand. Vergessen sind die Zeiten, in denen mir am Ende des Monats der Schweiß auf der Stirn stand.“

LeasingMarkt

Leasingmarkt.de hilft Kunden, das richtige Leasingfahrzeug zu finden und schnell und unkompliziert einen Leasingvertrag abzuschließen.

Interviewpartner

Robin Tschöpe ist Geschäftsführer Business Development bei Leasingmarkt und hat das Unternehmen mitgegründet.

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