Umweltfreundliche, papierlose Buchhaltung mit CANDIS

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Industrie:

Zero Waste Lebensmitteleinzelhändler

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Zeitersparnis:

Der Zeitaufwand wurde um 66 % reduziert.

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Ergebnis:

Vollautomatische Digitalisierung von Belegen, Kostensenkung für das Steuerbüro

Tschüss Pendelordner, hallo digitales Zeitalter

Über 150 Rechnungen hat Janika Hildebrandt monatlich händisch geordnet, abgeglichen und verbucht. Das Ergebnis: Duplikate, verpasste Zahlungsziele und zusätzliche Arbeit für Unternehmen und Steuerbüro. Mit CANDIS behält sie nun den Überblick über Offene Posten und senkt dadurch die Kosten für das Steuerbüro.

Die Herausforderung

Original Unverpackt reduziert Verpackungsmüll in Deutschland. Das Unternehmen wurde 2014 gegründet und wurde deutschlandweit durch die Vox-Serie "Die Höhle der Löwen" bekannt. Original Unverpackt hat viele Menschen inspiriert: Viele Unternehmer haben es Milena Glimbowski und ihrem Team gleichgetan und ebenfalls einen Supermarkt ohne Einwegverpackungen in ganz Deutschland eröffnet. Der Store von Original Unverpackt befindet sich in der Wiener Straße, sowie seit Oktober 2019 in der Großbeerenstraße 27a in Berlin. Als Ergänzung zu den Filialen gibt es auch einen Online Shop, welcher ein sehr breites Non Food Sortiment anbietet. Original Unverpackt hat sich dem Zero-Waste-Lifestyle gewidmet und es sich zur Aufgabe gemacht, den weltweiten Plastikmüll zu reduzieren. Kunden kommen selbst mit Füllbehältern wie Gläsern, Beuteln und Edelstahldosen in den Läden und füllen sich die gewünschten Produkte ab. So reduziert das Unternehmen Verpackungen beim Einkauf auf ein Minimum.

Weniger umweltfreundlich als das Konzept des Unternehmens war die Buchhaltung. Belege wurden in Papierform geordnet und aufbewahrt. Bei über 150 Rechnungen im Monat war es so fast unmöglich, den Überblick zu behalten.

Das Problem

Umständliche, papierlastige Prozesse: Ein Dorm im Auge der Buchhalterin Janika Hildebrandt. Die vorher genutzte Software konnte die vorhandenen Probleme nur teilweise lösen. Der fehlende Überblick über die anfallenden Rechnungsbeträge sorgte dafür, dass Original Unverpackt regelmäßig Zahlungsziele verpasste. Außerdem lagen Belege als Duplikat vor, wurden allerdings nicht als solches erkannt. Der Monatsabschluss zögerte sich oft unnötig heraus.

Das Ergebnis: Eine langsame Buchhaltung. Zusätzlich verlor Janika aufgrund der manuellen Nachbearbeitung Zeit für andere Aufgaben. Da der Steuerberater ebenfalls viele Buchungen nachträglich bearbeiten musste, waren die Kosten für das Steuerbüro außerdem unnötig hoch. Die beratende Steuerkanzlei Schürmann sah die Probleme und empfahl ein Erstgespräch mit CANDIS.

Die Lösung

Die Probleme sollten mit CANDIS ein Ende finden: Im Erstgespräch wurden die individuellen Buchhaltungsprozesse und Probleme des Unternehmens analysiert und die Optimierungspotentiale herausgearbeitet. Schnell wurde klar, dass manuelle Arbeiten durch die in CANDIS integrierte Texterkennung, die künstliche Intelligenz und das Service Center Geschichte sein würden. Durch den automatischen Abgleich von Belegen und Kontobewegungen könnte der Aufwand weiter reduziert werden. Außerdem würden Belege nicht mehr ausgedruckt oder heruntergeladen, da diese direkt digital an CANDIS weitergeleitet oder automatisch aus diversen Online-Portalen in CANDIS importiert werden können.

Original Unverpackt entschloss sich ohne Umschweife mit der Partnerkanzlei Schürmann CANDIS zu testen. Bei einem weiteren Gespräch half die persönliche CANDIS-Ansprechpartnerin die Bankkonten zu verknüpfen und offene Fragen zu beantworten. Im Laufe der ersten zwei Wochen bekam Original Unverpackt weitere Unterstützung unseres Supports, der sich in regelmäßigen Abständen versicherte, dass auch alles einwandfrei funktionierte und keine Fragen unbeantwortet blieben.

CANDIS ist einfach Klasse! Feedback wird sofort aufgenommen und umgesetzt.

Milena Glimbowski

Geschäftsführerin

Bereits nach einen Monat lief die Buchhaltung bereits primär über CANDIS. Offene Posten wurden direkt per Mausklick aus CANDIS heraus bezahlt und vollständige Buchhaltungsdaten an die CANDIS Partnerkanzlei Schürmann übertragen. Nach nur zwei Monaten lag die Zeitersparnis bei 66 %. Durch den Einsatz von CANDIS wurde der monatliche Aufwand für die Buchhaltung von 24h auf 8h reduzieren. Duplikate werden automatisch erkannt, fehlende Belege automatisch ausgewiesen und Kommentare für den Steuerberater problemlos auf Beleg- und Transaktionsebene mit an das Steuerbüro übergeben.

Erwartungen an das Tool:

  • Digitale Buchhaltung ohne Mehraufwand
  • Nie wieder Zahlungsziele verpassen
  • Papierchaos beseitigen
  • Überblick über offene Posten
  • Kostensenkung des Steuerbüros
  • Duplikate verringern

Erfolge durch CANDIS

  • 66 % Zeitersparnis
  • Pünktlicher Monatsabschluss
  • Manuelle Nachbearbeitung von Belegen wurde ersetzt
  • Automatischer Kontenabgleich
  • Kein Ausdrucken von Belegen mehr
  • Vollständige Übertragung von Buchungsdaten an den Steuerberater

Empfehlung an alle KMUs:

Die Steuerkanzlei Schürmann erkannte die vorliegende Probleme und empfahl eine kostenlose Kurzberatung mit CANDIS: Mit Erfolg, da für jede Herausforderung eine individuelle Lösung gefunden wurde.

Diese Tools verwendet

Original Unverpackt

neben CANDIS:

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Original Unverpackt

Das Unternehmen Original Unverpackt - bekannt aus der "Höhle des Löwen" - wurde 2014 gegründet. Mittlerweile ist das Unternehmen auch online vertreten und erleichtert das verpackungsfreie Einkaufen im Netz.

Interviewpartner

Buchhalterin Janika Hildebrandt stand uns Rede und Antwort. Sie erzählte uns, welche Probleme in der Buchhaltung anfielen und wie CANDIS die Prozesse verbessert hat.

Ziele

Original Unverpackt

Das Unternehmen Original Unverpackt - bekannt aus der "Höhle des Löwen" - wurde 2014 gegründet. Mittlerweile ist das Unternehmen auch online vertreten und erleichtert das verpackungsfreie Einkaufen im Netz.

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