PAPA OSCAR: Digitale Buchhaltung statt Papierchaos

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Industrie:

Fashion- und Lifestyle-Marken Inkubator

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Zeitersparnis:

Der Zeitaufwand wurde über 80 % reduziert.

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Ergebnis:

Über 100 automatisch prozessierte Belege pro Monat

Fashion Industrie trifft auf Digitale Buchhaltung

Als Director of Business Operations des Fashion Inkubators PAPA OSCAR suchte Christoph Klippert nach einer digitalen Lösung für die Buchhaltung. Eingehende Rechnungen bei verschiedenen Mitarbeitern, fehlende Belege nach Monatsabschluss und der manuelle Kontenabgleich machten ihm zu schaffen. Mit CANDIS hat es die Fashion Group geschafft, das Papierchaos zu eliminieren und dabei 80% Zeit in der Buchhaltung zu sparen.

Die Herausforderung

Der Fashion Inkubator PAPA OSCAR wurde 2017 gegründet und ist seitdem zur führenden Beteiligungsgesellschaft für Mode- und Lifestyle-Marken in Europa herangewachsen. Seitdem unterstützt die Fashion Group verschiedene Mode- und Lifestyle-Marken in ihrer frühen Phase sowohl finanziell, als auch strategisch durch Ihr bestehendes Netzwerk aus Experten und Lieferanten.

Christoph Klippert, Director of Business Operations, war von Anfang an mit dabei: Als einer der ersten Mitarbeiter verantwortet er nicht nur die Prozessoptimierung, sondern erledigt nebenbei auch die Buchhaltung. Was zu Beginn noch manuell von der Hand erledigt werden konnte, wurde frühestens nach dem starken Wachstum des Unternehmens im Folgejahr zur Qual. Fest stand: Bei über 100 Rechnungen im Monat muss die vorbereitende Buchhaltung auf alle Fälle digitalisiert werden.

Das Problem

Sowohl E-Mail- als auch Portalrechnungen und Briefbelege mussten erst einmal durch das Office rumgereicht werden. "Mal lagen Rechnungen bei mir, dann beim CEO oder auch bei anderen Kollegen auf dem Tisch. Diese Belege haben wir gesammelt, anschließend sind wir dann die Kontoauszüge durchgegangen und haben passend dazu jede Rechnung manuell rausgesucht und abgeheftet. Am Ende ging der Pendelordner an die Steuerberaterin."

Der zusätzliche Stressfaktor: Nachdem die Dokumente im Steuerbüro vorlagen, war die Buchhaltung noch lange nicht abgeschlossen. "Im Nachgang musste immer mal wieder was nachgereicht werden. OPOS-Listen oder sonstige alte Belege kamen auf, da mussten wir dann wieder anfangen, die richtigen Dokumente hervorzukramen."

Die Lösung

Für Christoph Klippert war die Prozessoptimierung in der Buchhaltung eine Prinzipfrage. "Ich sehe es nicht ein, dass wir in 2020 immer noch von Hand Daten eingeben müssen, wenn das ebenso gut eine Maschine für mich erledigen kann." Als rundum digitalisiertes Unternehmen sind die Mitarbeiter große Fans von webbasierten Tools und sauberen Prozessen.

Von CANDIS erfuhr Christoph Klippert während der Venture Days, bei denen unter anderem verschiedene Portfoliounternehmen ihre Best Practices austauschen. "Wir haben erfahren, wie CANDIS die Prozesse eines unserer Ventures vollständig automatisieren konnte. Als wir gehört haben, wie viel Zeit sie dadurch einsparen, waren wir direkt überzeugt. "

“Mit CANDIS liegt unsere Fehlerquote in der Buchhaltung viel geringer: Der Kontenabgleich läuft automatisch und Belege geraten nicht in Vergessenheit. ”

Christoph Klippert

Director of Business Operations

Vorbei waren die Zeiten chaotischer Belegsuche und Pendelordner im Office: Belege werden direkt aus dem E-Mail Postfach und Onlineportalen in die Software importiert, automatisch eingeordnet und mit den Transaktionen abgeglichen. "Wenn ich mich einlogge, sehe ich direkt das Fälligkeitsdatum der Rechnungen und was als nächstes ansteht. Auch die Bezahlung aus der Software heraus ist super praktisch."

Die Zeitersparnis liegt dabei bei über 80%. "Ich schau da einmal die Woche rein, um zu sehen welche Fälligkeiten anstehen. Ansonsten setze ich mich einmal beim Monatsabschluss dran und schaue einmal drüber, ob noch etwas offensichtlich fehlt. Das wars. "

Neben CANDIS verwendet PAPA OSCAR ebenfalls den Schnittstellenpartner GetMyInvoices , damit alle Belege automatisch heruntergeladen und in die Software importiert werden.

Erwartungen an das Tool:

  • Automatischer Belegimport
  • Überblick über alle Fälligkeiten
  • Automatischer Kontenabgleich
  • Bankanbindung
  • Zeitersparnis

Erfolge durch CANDIS

  • Zeitersparnis: 80 %
  • Vorbereitende Buchhaltung ohne manuellen Aufwand
  • Alle Belege sind zentral an einem Ort
  • Automatisches Matching von Belegen und Buchungen
  • Direkter Export zum Steuerberater ist ermöglicht
  • Archivierung aller Dokumente

Empfehlung an alle KMUs:

“CANDIS lohnt sich für jedes moderne Unternehmen ab ca. 20-30 Belegen. Für jeden, der schnell und agil arbeitet und keinen extra Buchhalter einstellen möchte, ist CANDIS die optimale Lösung.”

Diese Tools verwendet

PAPA OSCAR

neben CANDIS:

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PAPA OSCAR

Der klassische Investment Fond investiert in Early Stage Marken aus der Fashion- und Lifestyle-Industrie. Als Inkubator unterstützen sie ihre Ventures nicht nur finanziell, sondern auch in allen anderen operativen Prozessen inklusive Marketing, Vertrieb, Geschäfts- und Produktstrategie sowie Produktentwicklung und Kommunikation. Ihr Ziel für die Portfoliounternehmen: Vom ersten Tag an Mehrwert schaffen - und das nicht nur mit Kapital.

Interviewpartner

Christoph Klippert ist Director of Business Operations und verantwortet hauptsächlich die Prozessoptimierung des Unternehmens und der Ventures. Als einer der ersten Mitarbeiter hat er die rasante Entwicklung des Unternehmens von Tag eins mitverfolgen können. Im Interview spricht er darüber, wie die manuelle Buchhaltung dank CANDIS weitgehend automatisiert werden konnte.

Ziele

PAPA OSCAR

Der klassische Investment Fond investiert in Early Stage Marken aus der Fashion- und Lifestyle-Industrie. Als Inkubator unterstützen sie ihre Ventures nicht nur finanziell, sondern auch in allen anderen operativen Prozessen inklusive Marketing, Vertrieb, Geschäfts- und Produktstrategie sowie Produktentwicklung und Kommunikation. Ihr Ziel für die Portfoliounternehmen: Vom ersten Tag an Mehrwert schaffen - und das nicht nur mit Kapital.

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Christoph Klippert ist Director of Business Operations und verantwortet hauptsächlich die Prozessoptimierung des Unternehmens und der Ventures. Als einer der ersten Mitarbeiter hat er die rasante Entwicklung des Unternehmens von Tag eins mitverfolgen können. Im Interview spricht er darüber, wie die manuelle Buchhaltung dank CANDIS weitgehend automatisiert werden konnte.

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