Papierchaos Adé - Digitale Freigabe mit CANDIS

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Industrie:

Professionelle Fotografie

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Zeitersparnis:

Der Aufwand wurde um 75 % reduziert.

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Ergebnis:

Übersichtliche Freigabeprozesse über alle Abteilungen hinweg

PicturePeople: Vorbei sind die Zeiten manueller Rechnungsfreigabe

PicturePeople will digital werden. Das wachsende Unternehmen im Fotografie-Sektor will Prozesse, wie die Rechnungsfreigabe, vollständig digitalisieren. Eine Lösung, die dem Geschäft ein rasantes Wachstum ohne stressige Buchhaltungsaufgaben ermöglicht, ist CANDIS.

Die Herausforderung

PicturePeople ist ein junges Unternehmen, das in den vergangenen zehn Jahren rasant gewachsen ist. Heute sind 350 Fotografen an Bord, die mobil und in über 60 Stores in Deutschland, Österreich und den Niederlanden arbeiten. Angestaubte Kulissen und steife Bewerbungsfotos sind bei PicturePeople ein absolutes No go. Stattdessen verbindet das Unternehmen bei jeder Fotosession Professionalität und Spaß zu einem einzigartigen Konzept, das überzeugt. Dabei gehören nicht nur Privatleute zu den Kunden von PicturePeople. Das Team steht auch für professionelle Event- und Businessfotografie.

Mit dem starken Wachstum veränderten sich auch die Herausforderungen im Unternehmen. „Wir befinden uns an einem Punkt, an dem verschiedene Geschäftsprozesse strukturiert und digitalisiert werden müssen“, weiß Stefan Schadowski.

Das Problem

Insbesondere für die Rechnungsfreigabe musste schnell eine digitale Lösung her. Durch das rasante Wachstum haben sich in den einzelnen Abteilungen verschiedene Strukturen herausgebildet, welche die Buchhalterin Christina Bagli und ihr Team vor etliche Herausforderungen stellten. “Für uns war es ziemlich anstrengend. Wenn eine Rechnung eingegangen ist, mussten wir erstmal gucken, wer hat die Bestellung ausgelöst, wer kann eventuell was dazu sagen, an wen müssen wir die Rechnung weitergeben. Und dann war es immer noch schwierig, dass derjenige die Rechnung mit allen nötigen Infos kurzfristig wieder bei uns einreicht”, erzählt sie.

Wie lange der Prozess der Rechnungsfreigabe im eigenen Unternehmen eigentlich braucht war für die Buchhaltung und COO Stefan Schadowski schwer zu überblicken. „Manchmal war es tatsächlich so, dass die Rechnung zufälligerweise direkt beim Besteller gelandet ist, sodass sie auch direkt freigegeben werden konnte. Dann kommen auch so Situationen wie, dass ich nicht im Hause bin. Ich bin viel auf Geschäftsreise in unseren Studios unterwegs und das führt dann manchmal dazu, dass Rechnungen, die in Papierform bei mir zur Rechnungsprüfung liegen dann nicht bearbeitet werden können“, erklärt er.

PicturePeople wollte die Rechnungsfreigabe nicht nur digitalisieren und übersichtlich gestalten, sondern auch langfristig dokumentieren. Die Grundlage für die Digitalisierung hatte das Unternehmen schon gelegt: Alle Belege liegen digital in DATEV Unternehmen online vor. Dass jede Rechnung geprüft, mit Zusatzinformationen wie der Kostenstelle versehen und freigegeben an die Buchhaltung weitergeleitet werden muss, war für viele Mitarbeiter allerdings schwer nachvollziehbar. So war in einigen Fällen auch nicht klar, was geprüft werden muss und welche Daten die Buchhaltung braucht. Das Resultat war nicht nur die fehlende Kostenstelle auf den Rechnungen, sondern vor allem der zeitliche Aufwand. Christina Bagli lief Freigaben regelmäßig hinterher.

Die Lösung

Mit CANDIS sollte sich die Buchführung grundlegend ändern. Um die Software in die eigenen Prozesse implementieren zu können, musste das Team von PicturePeople zuerst Zeit investieren. Das Unternehmen legte Wert auf die korrekte Einführung der Software und wollte sich Zeit nehmen, um die ersten Daten richtig und vollständig ins System einzupflegen. „Das haben wir auch getan und aufgrund dessen hat das einfach ein bisschen länger gedauert. Aber wir sind sehr zufrieden damit, dass wir uns diese Zeit gegeben und auch gegönnt haben, die Daten gut einzuspielen. Weil dadurch können wir sofort mit voller Kraft CANDIS und die Workflows nutzen“, erzählt Stefan Schadowski im Interview.

„Ich als Buchhalterin schätze an CANDIS einfach, dass man den Freigabeprozess vereinfacht, einen vernünftigen Prozess hat und die Rechnungen schnell wieder mit allen Infos zum Buchen vorliegen.“

Christina Bagli

Buchhalterin

Heute ist das Team von CANDIS überzeugt. Christina Bagli lobt vor allem den vereinfachten Prozess, den alle Mitarbeiter nachvollziehen können. „Ich als Buchhalterin schätze an CANDIS besonders, dass der Freigabeprozess einfach klar definiert ist.“ Genau diesen Punkt unterschreibt auch der COO: „Es ist so, dass wir hier sehr viel transparenter in einem strukturierten Prozess unterwegs sind, der uns dabei hilft, klar darin zu sein, wie bei uns Rechnungsfreigabe funktioniert, wer was zu tun hat und wo wir bei der einzelnen Freigabe stehen.“

„Ich als Buchhalterin schätze an CANDIS einfach, dass man den Freigabeprozess vereinfacht, einen vernünftigen Prozess hat und die Rechnungen schnell wieder mit allen Infos zum buchen vorliegen“, erklärt Christina Bagli. Stefan Schadowski schätzt auch die Nachhaltigkeit: „Denn dadurch können wir auch noch heute, morgen, in einem Jahr oder in zehn Jahren nachprüfen, wer welche Rechnungsfreigabe erteilt hat auch unabhängig von handelnden Personen, weil dies alles im System gespeichert ist.“

„Wir haben uns für CANDIS entschieden, weil wir bei CANDIS unsere persönlichen Unternehmensbedürfnisse positionieren können. Wir können sie dort nennen und sie finden dann in der Weiterentwicklung von CANDIS auch Berücksichtigung. Da konnten wir bereits heute erste Wünsche äußern,“ verrät der COO.

Erwartungen an das Tool:

  • Digitale Rechnungsfreigabe
  • Erinnerungsmail
  • Kostenstellenverwaltung
  • Dokumentation der Prozesse
  • Transparenter Freigabestatus

Erfolge durch CANDIS

  • Zeitersparnis von 75%
  • Schnellere Freigaben
  • Archivierung und Dokumentation aller Belege
  • Verbesserte Zusammenarbeit
  • Anpassung der Software an persönliche Unternehmensbedürfnisse

Empfehlung an alle KMUs:

Die digitale Rechnungsfreigabe eignet sich für jedes Unternehmen, das dem wachsenden Aufwand in der Buchhaltung entgegensteuern will und gleichzeitig mehr Zeit für das Kerngeschäft schaffen möchte.

Diese Tools verwendet

Picture People

neben CANDIS:

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Picture People

PicturePeople steht für individuelle und professionelle Fotografien. Die wichtigsten Elemente für die täglich Arbeit: beste technische Ausstattung, Spaß und Kreativität. 350 Fotografen arbeiten in über 60 Studios und mobil in Deutschland, Österreich und den Niederlanden für das Unternehmen.

Interviewpartner

Stefan Schadowski ist Chief Operating Officer bei PicturePeople. Er hat CANDIS gemeinsam mit Buchhalterin Christina Bagli ausgesucht, die uns ebenfalls im Interview Rede und Antwort stand. Beide haben uns erklärt, warum ein digitaler Prozess für die Rechnungsfreigabe dringend nötig war.

Ziele

Picture People

PicturePeople steht für individuelle und professionelle Fotografien. Die wichtigsten Elemente für die täglich Arbeit: beste technische Ausstattung, Spaß und Kreativität. 350 Fotografen arbeiten in über 60 Studios und mobil in Deutschland, Österreich und den Niederlanden für das Unternehmen.

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Stefan Schadowski ist Chief Operating Officer bei PicturePeople. Er hat CANDIS gemeinsam mit Buchhalterin Christina Bagli ausgesucht, die uns ebenfalls im Interview Rede und Antwort stand. Beide haben uns erklärt, warum ein digitaler Prozess für die Rechnungsfreigabe dringend nötig war.

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