Mit CANDIS zum Überblick über offene Freigaben

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Industrie:

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Zeitersparnis:

Der Aufwand wurde bis zu 80% reduziert.

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Ergebnis:

100% digitale Freigabe bei über 600 Rechnungen - ganz ohne Papierkram

Digital unterwegs: Nie wieder Papierchaos bei der Rechnungsfreigabe

Erst 2016 gegründet, musste die solarisBank wie jedes junge Unternehmen viele Prozesse von Grund auf neu aufsetzen. Für die Rechnungsfreigabe bedeutete das vor allem eines: Ein Berg an manueller Arbeit und weniger Zeit für das Wesentliche. Um Papierchaos und Pendelordner zu verabschieden, setzt Buchhaltungsleiterin Maria Skoczowsky nun auf CANDIS.

Die Herausforderung

Die solarisBank ist die erste Anlaufstelle für Unternehmen, die Finanzdienstleistungen in ihr Angebot integrieren möchten. Die Technologie-Plattform ermöglicht es den Geschäftspartnern, ihren Service über moderne Schnittstellen in das eigene Setup zu implementieren. Dabei bietet die solarisBank ihren Kunden ein digitales Ökosystem für Finanzdienstleistungen. Seit der Gründung im März 2016 verfolgt die solarisBank das Ziel, den Wandel in der Finanzbranche zu beschleunigen. Jedes Unternehmen soll seine eigenen Banking-Produkte entwickeln können. Zu den Kunden der solarisBank gehören beispielsweise die Berliner Volksbank. Außerdem hat die Tech-Company Partnerschaften Alipay, der Berliner Kreditplattform smava, der niederländischen ABN Amro Bank und der Börse Stuttgart.

Das Problem

Da nach der Gründung des Unternehmens alle Prozesse von Grund auf neu aufgesetzt werden mussten, konnte die solarisBank nur nach und nach digitale Abläufe etablieren. So wurde zu Beginn die Rechnungsfreigabe noch in Papierform organisiert. Die Folge waren Unübersichtlichkeit und ein hoher zeitlicher Aufwand. Maria Skoczowsky und ihr Team liefen regelmäßig Rechnungen hinterher. “Das war bei uns ein sehr manueller und aufwendiger Prozess. Wir konnten schwer nachvollziehen, wo sich eine Rechnung gerade befindet”, erklärt die Leiterin der Buchhaltung.

Die Lösung

Um endlich klar überblicken zu können, welche Rechnungen vorliegen und eine Freigabe erfordern, entschied sich das Team für die digitale Lösung CANDIS. Auch die erhoffte Platzersparnis spielte eine Rolle. “Wir haben jede Rechnung ausgedruckt und hatten viele Ordner mit Rechnungen.”, erinnert sich Maria Skoczowsky.

Die Empfehlung der IONIQ Group war nicht die einzige Softwarelösung, die sich das Team der solarisBank angeschaut hat. Vor allem die Zuordnung der Freigeber passte bei anderen Services nicht zu den Vorstellungen des Unternehmens. CANDIS hingegen überzeugte: “Wir wollten verschiedene Stufen für die Freigabe haben. Außerdem sollte die Software Daten wie die Rechnungsnummer und den Rechnungsbetrag automatisch erkennen.”

„Wir müssen Rechnungen für die Freigabe nicht mehr ausdrucken und wissen jetzt immer wo welche Rechnung gerade ist."

Maria Skoczowsky

Buchhaltungsleiterin

Papierchaos adé - Pendelordner gehören seit CANDIS der Vergangenheit an. Die solarisBank wollte die Einführung von CANDIS besonders schnell umsetzen. Auch mit nur einem Onboarding haben alle Mitarbeiter sehr gut rein gefunden und können heute problemlos mit CANDIS arbeiten. Knapp 70 Leute geben monatlich insgesamt 600 bis 700 Rechnungen in der Software frei. Der große Vorteil: Der gesamte Freigabeprozess ist für jeden involvierten Mitarbeiter übersichtlich einsehbar, es wird durchschnittlich 80% Zeit gespart und eine automatische Erinnerungsmail verhindert offen bleibende Rechnungen.

Erwartungen an das Tool:

  • Digitale Rechnungsfreigabe statt Pendelorder
  • Übersichtlicher Freigabeprozess
  • Reduktion des zeitlichen Aufwands
  • Manuellen Eingaben verringern

Erfolge durch CANDIS

  • Zeiterparnis: Bis zu 80%
  • Digitale Rechnungsfreigabe
  • Keine Pendelordner mehr
  • Kein Ausdrucken von Rechnungen  
  • Transparenter Überblick bei über 600 Rechnungen

Empfehlung an alle KMUs:

Weitersagen erlaubt! Von CANDIS erfuhr die solarisBank über die IONIQ Group. Der Company Builder hat die Rechnungsfreigabe selbst mit CANDIS digitalisiert.

Diese Tools verwendet

Solarisbank

neben CANDIS:

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Solarisbank

Die solarisBank ist ein deutsches Technologie-Unternehmen mit Banklizenz und bietet digitales Finanzdienstleistungen als Banking as a Service an. So ermöglicht die solarisBank es anderen Unternehmen, Ihre eigenen Finanzdienstleistungen zu entwickeln und anzubieten.

Interviewpartner

Maria Skoczowsky leitet die Buchhaltung bei der solarisBank. Sie war maßgeblich an der Auswahl von CANDIS beteiligt und erklärte uns im persönlichen Gespräch, warum die Digitalisierung der Rechnungsfreigabeprozesse für die solarisBank so wichtig war.

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Die solarisBank ist ein deutsches Technologie-Unternehmen mit Banklizenz und bietet digitales Finanzdienstleistungen als Banking as a Service an. So ermöglicht die solarisBank es anderen Unternehmen, Ihre eigenen Finanzdienstleistungen zu entwickeln und anzubieten.

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