Buchungstexte: Definition, Anwendung und Alternativen

Ein Buchungstext ist eine Kurzbeschreibung, die zu einer Buchung hinzugefügt wird. Diese werden in der Buchhaltung verwendet, um einen Geschäftsvorfall genauer zu beschreiben.

Mit Buchungstexten siehst du sofort, wofür eine Ausgabe getätigt wurde – ohne gesondert in den Beleg schauen zu müssen.

In einen Buchungstext gehören Informationen, die die zugehörige Buchung klar und eindeutig beschreiben, sodass der Geschäftsvorfall auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollzogen werden kann. Buchungstexte können folgende Elemente enthalten:

1. Datum der Transaktion: Das genaue Datum, an dem die Transaktion stattgefunden hat oder wirksam wird.

2. Beteiligte Parteien: Namen oder Kennzeichnungen der beteiligten Parteien (z.B. Lieferant, Kunde, Mitarbeiter).

3. Bezugsnummer: Dies kann eine Rechnungsnummer, ein Vertragskennzeichen, eine Bestellnummer oder eine andere Dokumentennummer sein, die den Geschäftsvorfall eindeutig identifiziert.

4. Zweck der Transaktion: Eine kurze, aber klare Beschreibung des Grundes der Transaktion, wie z.B. "Mietzahlung für April", "Gehaltsabrechnung März", "Zahlung Rechnung Nr. XYZ".

In vielen Fällen sind detaillierte Buchungstexte zwar nicht explizit gesetzlich vorgeschrieben, sie werden jedoch von Prüfern, Steuerberatern und in gesetzlichen Richtlinien zur ordnungsgemäßen Buchführung und Dokumentation als notwendig erachtet. Die exakte Ausgestaltung kann je nach Land und spezifischem Anwendungsfall variieren.

In der Finanzbuchhaltung gilt die genaue und nachvollziehbare Erfassung von Geschäftsvorfällen. Während spezifische gesetzliche Anforderungen an den Inhalt eines Buchungstextes variieren können, wird dessen Verwendung generell als Best Practice angesehen, um den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung zu entsprechen.

Für Banktransaktionen gilt, dass bei Überweisungen ein Verwendungszweck üblich und oft erforderlich ist, damit der Empfänger den Zahlungseingang richtig zuordnen kann. Banken und Finanzinstitute können bestimmte Anforderungen an die Informationen stellen, die in einem Verwendungszweck angegeben werden müssen, insbesondere bei geschäftlichen Transaktionen oder internationalen Überweisungen.

Ja, der Buchungstext kann oft als Verwendungszweck betrachtet werden, besonders im Kontext von Banktransaktionen oder der internen Buchhaltung. In einem Bankauszug oder einer Buchhaltungssoftware gibt der Buchungstext oder Verwendungszweck detaillierte Informationen über den Grund einer Zahlung oder Buchung an. Er dient dazu, die Transaktion zu erläutern und kann wichtige Informationen wie Rechnungsnummern, Datumsangaben, beteiligte Parteien und den spezifischen Grund der Transaktion enthalten.

In der Praxis ermöglicht der Buchungstext oder Verwendungszweck den beteiligten Parteien (wie Buchhaltern, Prüfern, Mitarbeitern der Finanzabteilung oder Geschäftspartnern), den Zweck einer Transaktion schnell zu verstehen und sie entsprechend den buchhalterischen und steuerlichen Anforderungen korrekt zuzuordnen.

• „Rechnung Nr. 1234 von [Lieferant] für Büromaterial“

• „Mietzahlung für April 2024, Mietvertrag Nr. 5678“

• „Kundenzahlung, Rechnung Nr. 9012, [Kundenname]“

• „Gehaltszahlung März 2024, [Abteilung]“

Eine Rechnungsfreigabe-Software agiert als ein Vorsystem, das ausschließlich mit digitalen Belegen arbeitet. Alle relevanten Informationen zu dem Geschäftsvorfall werden automatisch aus dem Beleg ausgelesen.

Buchungsinformationen wie Sachkonten und Buchungsschlüssel können ergänzt werden. Eine doppelte Erfassung der Informationen ist nach dem Hochladen der Rechnung in DATEV Unternehmen online nicht mehr nötig.

Alle Informationen, die angegeben werden, werden direkt an DATEV Unternehmen online übertragen. Der Beleg wird in DATEV bereitgestellt und kann direkt in der Buchhaltung mit allen Informationen abgerufen und verbucht werden. Da zu jeder Buchung ein digitaler Beleg vorhanden ist, müssen keine Informationen, die aus dem Beleg hervorgehen, in einem Buchungstext zusätzlich gespeichert werden.

Mit digitalen Prozessen hat sich viel verändert: Früher bestand die Buchhaltung noch vollständig aus Papierrechnungen. Ein Buchungstext konnte dem Nutzer bei Papierrechnungen helfen, schnell herauszufinden, welchen Zweck die Rechnung hatte.

Heute ist es das Ziel, wiederkehrende Prozessschritte immer mehr zu automatisieren und manuelle Arbeit zu reduzieren. Rechnungen müssen nicht mehr im Archiv gesucht werden, weil sie zentral innerhalb einer Software abgelegt sind. Zusätzlich wird mithilfe von digitaler Buchhaltung an jeden Buchungssatz ein Belegbild hinzugefügt. Somit entfällt auch eine individuelle Beschreibung der Rechnung.