DATEV bietet eine Vielzahl von Schnittstellen, die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Buchhaltungs- und Finanzprozesse unterstützen. Doch welche Schnittstelle ist die optimale Wahl für euer Unternehmen? In diesem Artikel stellen wir die verschiedenen Schnittstellen der DATEV Datenservices vor und erläutern ihre Funktionsweise. So kannst du eine fundierte Entscheidung treffen und deine Buchhaltung noch effizienter gestalten.
Egal, ob du deine Buchhaltung in Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei auslagerst oder intern im Unternehmen erledigst, für jede Situation gibt es die passende Schnittstelle.
Der Belegbilderservice
Der Belegbilderservice ist eine dedizierte Schnittstelle für digitale Belege, bei der ausschließlich Belegbilder im PDF-Format an DATEV Unternehmen online übermittelt werden, ohne die eigentlichen Belegdaten zu übertragen. Diese Schnittstelle eignet sich gleichermaßen für kleinere und größere Unternehmen, allerdings mit unterschiedlichen Anwendungsszenarien.
Durch den Online-Upload der Belege in DATEV Unternehmen online entfällt die zeitaufwändige manuelle Dateneingabe. Die Bearbeitungsform "Standard" ermöglicht eine unkomplizierte Belegbearbeitung einschließlich einer einfachen Zahlungsabwicklung direkt aus dem Belegbild heraus. Wesentliche Informationen wie Geschäftspartner, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und IBAN werden erfasst. Unmittelbar nach Eingabe der Zahlungsdaten wird die Überweisung vorbereitet. Denn gerade in kleinen Unternehmen sind die Rechnungseingänge meist noch so überschaubar, dass Zahlungen sofort ausgeführt werden.
Anschließend werden die erfassten Daten an das Steuerbüro übermittelt, das sie mit der Funktion "Digitale Belege buchen" in DATEV Rechnungswesen verbucht. Dabei wird jeder Beleg einzeln betrachtet und verbucht, ähnlich wie bei der Pendelmappe, nur eben in digitaler Form. Eine Massenverarbeitung ist hier nicht möglich. Mit dem Belegbilderservice können Rechnungen aus anderen Tools hochgeladen werden.
Für größere Unternehmen bietet der Belegbilderservice eine praktische Möglichkeit, auch andere Dokumente wie Lieferscheine oder Anhänge, die nicht den Kategorien Ein- oder Ausgangsrechnung zugeordnet werden können, aus Vorsystemen an DATEV Unternehmen online zu übertragen. Dies ist notwendig, da der Rechnungsdatenservice 1.0 lediglich Ein- und Ausgangsrechnungen unterstützt.
Zusammenfassend erweist sich der Belegbilderservice als vielseitige Lösung, die sich flexibel auf unterschiedliche Unternehmensgrößen anpassen lässt. Kleine Unternehmen können ihren manuellen Aufwand minimieren und ihre Zahlungsprozesse optimieren. Größere Unternehmen können auch zusätzliche Dokumente wie Lieferscheine effizient verarbeiten und mit Rechnungen verknüpfen. Allerdings ist zu beachten, dass sämtliche Daten manuell erfasst werden müssen, da mit dem Belegbilderservice lediglich Belegbilder und keine Belegdaten übertragen werden.
Der Rechnungsdatenservice 1.0
Mit zunehmender Unternehmensgröße ändern sich auch die Anforderungen an das Reporting. Sachkonten und Kostenstellen werden eingerichtet, Abteilungen erhalten eigene Budgets und Ausgaben sollen möglichst genau zugeordnet werden können. Das Unternehmen beginnt mit einem Vorsystem zu arbeiten, z. B. einer Rechnungsmanagementsoftware wie Candis, in dem Belege verarbeitet und strukturierte Daten wie die Vorkontierung erfasst werden. In diesem Fall reicht der Belegdatenservice nicht mehr aus, da die Belegdaten nicht übernommen werden und alle Daten in DATEV Unternehmen online neu erfasst werden müssten. Hier setzt der Rechnungsdatenservice 1.0 an.
Der Rechnungsdatenservice 1.0 wurde entwickelt, um PDF-Dateien inklusive strukturierter Belegdaten an DATEV Unternehmen online zu übergeben. Die Schnittstelle basiert auf dem DATEV XML-Format. Das bedeutet, dass zusätzlich erfasste Daten wie Vorkontierung und Zahlungsinformationen übertragen werden können. Der Rechnungsdatenservice 1.0 eignet sich daher für Unternehmen, die Rechnungen bereits in einem Vorsystem digital erfassen, freigeben und vorkontieren, um diese aufbereiteten Daten dann an DATEV Unternehmen online zu senden. Dort erfolgt die Bezahlung der Rechnung über Bank online und die Rechnungen stehen dem Steuerbüro über die Funktion "Buchungsvorschläge bearbeiten" in Rechnungswesen zur abschließenden Verbuchung zur Verfügung. Im Gegensatz zur Einzelverarbeitung über "Digitale Belege buchen" können die Buchungsvorschläge über eine Lerndatei massenhaft verarbeitet werden.
Für die Nutzung des Rechnungsdatenservice 1.0 ist die erweiterte Bearbeitungsform in DATEV Unternehmen online erforderlich. Diese ermöglicht die Erfassung von Personen- und Sachkonten, Steuerschlüsseln, Buchungsperioden sowie weiteren buchungsrelevanten Rechnungsdaten.
Die Vorteile für die Buchhaltung liegen in der Möglichkeit, strukturierte Belegdaten und PDF-Dateien über die DATEV-Schnittstelle online hochzuladen. Dies ermöglicht eine effiziente Übernahme und Verarbeitung der Rechnungsdaten inklusive Belegerfassung, Vorkontierung und Zahlungsinformationen ohne manuelle Buchungserfassung. Die Schnittstelle erleichtert den Export der Daten aus DATEV Unternehmen online zu DATEV Rechnungswesen, wobei das für die automatische Verbuchung erforderliche DATEV-Format erzeugt wird.
Der Buchungsdatenservice
Der Buchungsdatenservice ist eine weniger bekannte, aber äußerst umfangreiche Schnittstelle der DATEV. Besonders für Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbständig erledigen und bereits Vorsysteme für die vorbereitende Buchhaltung oder Fakturierung nutzen, ist diese Schnittstelle eine optimale Lösung. Durch sie werden Buchungsdaten nahtlos und ohne Verluste zu DATEV
Rechnungswesen übertragen. Parallel dazu werden die dazugehörigen PDF-Dateien sicher in DATEV Unternehmen online archiviert und mit den Buchungen verknüpft – ohne sensible Belegdaten online zu speichern.
Basierend auf dem DATEV-Format erzeugt der Buchungsdatenservice komplette Buchungsstapel mit Rechnungsbuchungen, Stammdaten und Zahlungsbedingungen. Im Gegensatz zum Rechnungsdatenservice 1.0 geht diese Schnittstelle noch einen Schritt weiter, indem vollständige Buchungssätze übermittelt werden. Ein besonderer Pluspunkt: Die Annahme, dass diese Buchungssätze bereits korrekt und vollständig sind, reduziert die Notwendigkeit nachträglicher manueller Prüfungen erheblich. Dies spart kostbare Zeit und minimiert potenzielle Fehlerquellen.
Darüber hinaus ist es mit dem Buchungsdatenservice möglich, einen Buchungstext zu übertragen. Das sorgt für mehr Transparenz bei der Verbuchung, vor allem in größeren Unternehmen, wo die Buchhaltung nicht über jede Rechnung genauestens Bescheid weiß.