7 Probleme, eine Lösung: So setzt du digitale Kreditkarten richtig ein

Kreditkarten im Unternehmen nutzen, dabei schnelle sowie sichere Prozesse gewährleisten und gleichzeitig Probleme lösen – du denkst, das geht nicht? Wir haben 7 Fälle aufgelistet, in denen dir digitale Kreditkarten helfen, deine Ausgaben besser zu verwalten.

Beim Thema Kreditkarten schrecken viele Finanzteams erst einmal auf: Eine traditionelle Kreditkarte innerhalb des Unternehmens zu nutzen, bringt meist Chaos mit sich. Bei digitalen Kreditkarten fürchten viele Finanzteams, dass sie die Kontrolle und Übersicht verlieren.

Setzt du digitale Kreditkarten jedoch richtig ein, hast du dein Ausgabenmanagement fest im Griff und erleichterst dem Finanzteam sowie den Mitarbeiter:innen den Arbeitsalltag. Wie das geht, erfährst du im Folgenden!

Einige Unternehmen arbeiten immer noch mit Auslagenerstattungen im klassischen Sinne. Das bedeutet: Mitarbeiter:innen bezahlen etwas und strecken Geld vor. Danach bekommen sie den Betrag von der Firma zurückerstattet. Nicht nur, dass Mitarbeiter:innen mit ihrem privaten Geld einstehen müssen, ist hier ein Nachteil. Auch der zeitliche Aspekt ist nicht zu unterschätzen. Zum einen muss die Person häufig einige Zeit auf die Rückerstattung warten – was vor allem bei höheren Beträgen suboptimal ist. Zum anderen muss auch das Finanzteam Zeit aufbringen, um den Vorgang zu prüfen und zu bearbeiten.

Digitale Kreditkarten lösen dieses Problem. Wenn Mitarbeiter:innen eigene Kreditkarten erhalten, können sie Zahlungen selbst tätigen und zugehörige Belege einfach hinterlegen.

Der Prozess der aufwendigen Auslagenerstattung entfällt und alle Beteiligten können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Unsere Empfehlung:

Alle Mitarbeiter:innen bekommen direkt eine eigene digitale Kreditkarte. Dabei kann die Karte auch erst einmal mit einem niedrigen Limit ausgestellt werden. Bei Bedarf fragen Mitarbeitende eine Erhöhung eigenständig an und das Finanzteam kann das Limit mit wenigen Klicks hochsetzen. Somit behält das Finanzteam die Kontrolle und Mitarbeiter:innen können dennoch flexibel agieren.

Vorteile auf einen Blick:

• Mitarbeiter:innen können eigenständig bezahlen, dank persönlicher Kreditkarten.

• Die entsprechende Person und das Finanzteam sparen sich Zeit sowie manuelle Arbeit, wodurch wiederum das Risiko für Fehler sinkt.

• Haben alle Mitarbeitenden eine eigene digitale Kreditkarte, ist klar, wer für welche Transaktion verantwortlich ist.

• Mitarbeiter:innen müssen nicht mehr mit privatem Geld in Vorleistung treten.

5 Gründe, jetzt auf Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen umzusteigen

Steht ein Team-Event an? Fahren einige Mitarbeiter:innen auf eine Veranstaltung? Oder müssen Mitarbeitende zu einem Kundentermin fahren? In diesen Fällen entstehen Reisekosten.

Da die Reise erst bevorsteht und vorab nicht absolut klar ist, welche Kosten anfallen, ist es für Unternehmen hier besonders schwer, Kontrolle zu behalten. Wenn du allerdings für jede anstehende Geschäftsreise eine eigene Kreditkarte für die jeweiligen Mitarbeiter:innen anlegst, gewinnst du Kontrolle und Transparenz. Du kannst Ausgaben so einfach zuordnen und vorab entsprechende Limits setzen.

Unsere Empfehlung:

Du erstellst spezifische Karten und gibst den Zweck der Kreditkarte an – z. B. Team-Event Marketing November 2023. Die Ausgaben lassen sich so im Nachgang automatisch der richtigen Kostenstelle und dem Aufwandskonto zuweisen. Das Budget der Kreditkarte kannst du so setzen, dass voraussichtlich entstehende Kosten gedeckt sind. So behältst du die Kontrolle, bevor die Ausgaben überhaupt entstehen. Reicht das Budget nicht aus, können Mitarbeitende eine Limiterhöhung anfragen und das Finanzteam entscheiden, ob diese genehmigt wird.

So profitierst du davon:

• Du hast die volle Kontrolle und Übersicht über Reisekosten.

• Mitarbeiter:innen können Belege einfach hochladen – das geht oft auch ganz einfach per App.

Tätigst du Einkäufe in anderen Währungen, entstehen in manchen Fällen Gebühren. Das können folgende sein:

Fremdwährungsgebühren

Die jeweiligen Kreditkarten-Anbieter legen diese Gebühren fest. Diese können bei 1–3 % des Transaktionsbetrages liegen. Achtung: Auch bei modernen Firmenkreditkarten-Anbietern ist das oft der Fall. Frage entsprechend aktiv nach, wenn du auf der Suche bist.

Warum du eine Kreditkarte ohne Fremdwährungsgebühr brauchst

Wechselkursaufschläge

Je nachdem, ob du Visa oder Mastercard nutzt, gibt es offizielle Wechselkurse. Die Karten-Herausgeber können hierauf noch einen Aufschlag verlangen und müssen das entsprechend bei ihrem Produkt ersichtlich machen. Der Betrag liegt auch hier bei zusätzlichen 1–3 % des ausgegebenen Betrages.

Nie mehr Fremdwährungs- oder Wechselkursgebühren: So geht’s Schritt für Schritt

1. Erstelle eine Liste aller Fremdwährungsrechnungen der letzten drei Monate.

2. Setz dich mit den entsprechenden Teams zusammen und überprüft gemeinsam, welche Zahlungen mit Kreditkarten abgewickelt werden können. Fokussiert euch dabei insbesondere auf hohe Zahlungen.

3. Erstelle die entsprechenden Karten mit Freigeber:innen und Fachabteilungen gemeinsam, sodass sich diese danach um die Umstellung der Zahlungsmethode kümmern können.

Die meisten Unternehmen haben wiederkehrende Ausgaben, z. B. für Werbeanzeigen oder Software. Diese müssen in der Regel monatlich, halbjährlich oder jährlich bezahlt werden. Verwendet das Unternehmen hierfür eine Kreditkarte ohne Ausgabenmanagement, kommt es manchmal zu ungünstigen Situationen:

• Du hast seit Jahren ein Abo und entdeckst erst nach einigen Monaten, dass sich der Preis hier ohne dein Wissen erhöht hat. Eine günstigere Variante zu finden, hast du damit schon einige Monate verpasst.

• Du hast keinen Überblick darüber, wie viel ihr im Gesamten für Abos ausgebt, wie sich die Kosten entwickelt haben und wer für welches Abo und die entsprechende Zahlung verantwortlich ist.

• Du verwendest eine Kreditkarte, um dauerhaft laufende Anzeigen auf Social Media zu bezahlen. Die Kreditkarten verwenden dein Team und du allerdings auch, um Reisekosten zu begleichen. Eines Tages sind die Anzeigen nicht mehr aktiv, weil das Kreditkartenlimit ausgeschöpft ist. Der Grund: Ein:e Mitarbeiter:in musste einen Flug und ein Hotel über die Kreditkarte buchen.

• Die verwendete Kreditkarte geht verloren. Dein Unternehmen hat die Kreditkarte bei sämtlichen wiederkehrenden Zahlungen hinterlegt und du hast keinen Überblick, wo überall. Also kannst du entweder zeitintensiv durch alles klicken oder du musst auf die Nachricht der fehlgeschlagenen Zahlung warten.

Unsere Empfehlung:
Weise jedem Abo eine dedizierte digitale Karte zu, die du ausschließlich für dieses Abo verwendest. Stell dabei sicher, dass die Laufzeit der Karte der Abo-Laufzeit (bei Jahresverträgen) entspricht und das Limit die monatlichen Kosten deckt.

So profitierst du von digitalen Kreditkarten mit Ausgabenmanagement bei wiederkehrenden Zahlungen:

• Zuverlässig: Du vermeidest fehlgeschlagene Zahlungen aufgrund erschöpfter Kartenlimits oder technischer Probleme.

• Kostentransparent: Lege monatliche Budgets für jedes Abo fest, um Kostenüberschreitungen frühzeitig zu erkennen und darauf reagieren zu können.

• Einfach: Geht eine Karte verloren oder läuft ab, kannst du sie ganz einfach austauschen. Voraussetzung: Du nutzt für jede Anwendung eine eigene Kreditkarte. So sicherst du, dass Zahlungen nicht fehlschlagen, weil du den Überblick darüber verloren hast, wo die jeweilige Karte überall verwendet wird.

• Transparent: Behalte wiederkehrende Zahlungen immer im Blick, verfolge die Kostenentwicklung und identifiziere Einsparpotenziale. Die Kartenlaufzeit kannst du an die Vertragslaufzeit anpassen, um Verträge einfach zu verwalten.

Wie du wiederkehrende Zahlungen effizient verwaltest, erfährst du hier.

Mitarbeiter:innen haben eine eigene Kreditkarte mit einem festgeschriebenen Limit. Möchten sie jetzt beispielsweise einmalig einen Online-Kurs buchen und reicht das Limit nicht aus, ist eine Einmalkarte sinnvoll. Manche Unternehmen möchten Mitarbeiter:innen aber auch nicht direkt eine eigene Kreditkarte ausstellen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Person auf freiberuflicher Basis eingestellt ist oder sich noch in der Probezeit befindet – auch in diesem Fall eignen sich Einmalkarten.

Das funktioniert so: Die Person fordert die Zahlungsfreigabe an, eine Kreditkarte wird zur einmaligen Verwendung mit dem entsprechenden Betrag als Limit ausgestellt. Nach der Zahlung ist die Karte automatisch deaktiviert. Danach kann der Mitarbeitende den Beleg hochladen und der Prozess ist erledigt. Für das Finanzteam bedeutet das Sicherheit, Planbarkeit und Kontrolle, während der:die Mitarbeiter:in flexibel agieren kann.

Die Vorteile von Kreditkarten zur einmaligen Verwendung zusammengefasst:

• Einfache Zahlungsfreigabe: Mitarbeiter:innen können Zahlungen anfragen und nach Freigabe wird sofort eine eigene Karte erstellt.

• Automatische Deaktivierung: Die Karte wird nach dem Kauf automatisch deaktiviert und kann nicht erneut verwendet werden.

• Vorhersehbare Ausgaben: Hohe Zahlungen können in der Cashflow-Planung berücksichtigt werden, um unerwartete Ausgaben zu vermeiden.

Unsere Empfehlung:

Besonders bei hohen Beträgen sollte zunächst eine Zahlungsfreigabe und anschließende Zahlung mit Einmalkarten erfolgen. Auf diese Weise wird die Zahlung in der Cashflow-Planung vermerkt und die Karte wird automatisch gesperrt, sobald die Zahlung erfolgt ist. Dies gewährleistet maximalen Schutz vor Kreditkartenbetrug und ermöglicht eine präzise Kontrolle der Ausgaben.

*RBR Studie "Commercial Cards in Europe 2021"

Wer hat dieses Tool gekauft? Kam die bestellte Kamera an und wer ist dafür verantwortlich? Wo ist der Beleg zu dem bezahlten Essen? All das kannst du dir sparen, wenn jede:r Mitarbeiter:in eine eigene digitale Kreditkarte besitzt und du das Ausgabenmanagement im Blick hast.

Individuelle Kreditkarten mit Ausgabenmanagement für Mitarbeiter:innen sind wesentlich zeitgemäßer:

• Die klare Zuweisung von Ausgaben sorgt für effiziente Abrechnung und genaue Kostenkontrolle.

• Es herrscht Klarheit über Verantwortlichkeiten, insbesondere für Belege und etwaige Rückfragen.

• Kartenmanager:innen können bei fehlerhaften Transaktionen schnell handeln.

• Effiziente Budgetkontrolle und Flexibilität bei der Verwaltung von Ausgaben mit Transaktions- und Monatsbudgets.

• Mitarbeitende können Zahlungen eigenständig tätigen. Das spart dem Finanzteam Zeit und sichert Flexibilität seitens des:der Mitarbeiter:in.

• Dank digitalem Ausgabenmanagement verliert das Finanzteam auch bei individuellen Kreditkarten für alle Mitarbeitende nicht die Kontrolle. Sie sehen alle aktiven Karten und Transaktionen in Echtzeit.

Unsere Empfehlung:

Ersetzt im Unternehmen konsequent gemeinsam genutzte Karten durch mehrere personenbezogene Karten. Durch diese Maßnahme steigert ihr die Kontrolle über die Firmenausgaben und stellt sicher, dass jede:r Mitarbeiter:in nachvollziehbar innerhalb des eigenen Budgets zahlt. Dies erhöht die Transparenz, erleichtert die Buchhaltung und ermöglicht eine präzise Zuordnung der Ausgaben.

Kurze Zahlungsziele oder Lastschriften können die Liquidität eines Unternehmens negativ beeinflussen. Die Kreditlinie der Karte kannst du wie einen zinslosen Kredit nutzen, den du dann erst nach 7, 14 oder 30 Tagen tatsächlich von deinem Bankkonto bezahlst. Vor allem bei großen Zahlungen lohnt es sich, da du in dieser Zeit weniger Kapital bindest und somit die Liquidität verbesserst.

Unsere Empfehlung:

Nutze Kreditlinien vollends aus. Alle Lieferantenzahlungen, die aktuell durch Lastschrift erfolgen, solltest du auf Kreditkarten umstellen. So minimierst du die Kapitalbindungsdauer.

So profitierst du davon:

• Die Liquidität des Unternehmens verbessert sich.

• Zahlungsziele sind somit verlängert.

Du willst von den Vorteilen digitaler Kreditkarten profitieren und dein Ausgabenmanagement optimieren? Dann musst du nur noch den passenden Anbieter finden. Bei der Auswahl ist es oft schwer, herauszufiltern, welcher Kreditkartenanbieter am besten zu deinen Anforderungen passt.

Wir haben 3 Tipps, die dir dabei helfen, den passenden Anbieter für digitale Kreditkarten zu finden:

1. Kostenfreie Kreditkarten sind häufig nicht die günstigste Wahl: Klingt komisch? Ist aber so. Oftmals fallen hier noch versteckte Kosten bei der Nutzung, z. B. Fremdwährungsgebühren an. Finde zuerst heraus, welche individuellen Anwendungsfälle ihr im Unternehmen habt und wähle basierend darauf einen Anbieter aus.

2. Stelle sicher, dass du deine Kreditkartenrechnungen mit den Belegdaten und der Vorkontierung in dein nachgelagertes Buchhaltungssystem exportieren kannst.

3. Achte darauf, dass du einen Anbieter wählst, der echte Kreditkarten ausgibt. Neben diesen gibt es auf dem Markt nämlich noch Debitkarten. Diese sind direkt mit deinem Girokonto verknüpft und werden oft nicht akzeptiert, wenn du z. B. ein Auto mieten oder einen Flug buchen willst.

Wie du deine Ausgaben mit den Candis Visa Kreditkarten optimal nutzt, erklären wir in diesem Video.