Es ist Montagmorgen, du sitzt mit dem ersten Kaffee am Schreibtisch, und plötzlich fällt dir ein: War da nicht dieser Vertrag, der gekündigt werden sollte? Du begibst dich auf die Suche: Ist er im Ordner abgeheftet, im Sharepoint abgelegt oder doch auf dem Laufwerk? Weiß die Kollegin eventuell Bescheid, oder solltest du dem Chef lieber direkt eine E-Mail schreiben?
In der heutigen Welt spielt die effektive Verwaltung von Verträgen eine wichtige Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Ob Lieferantenverträge, Softwarelizenzen oder Mietverträge – mit zunehmender Größe eines Unternehmens steigt auch die Anzahl der zu verwaltenden Verträge, und der verantwortliche Personenkreis wird größer. Da stößt die klassische, manuelle Vertragsverwaltung oft an ihre Grenzen.
In diesem Artikel zeigen wir, welche Herausforderungen die manuelle Vertragsverwaltung mit sich bringt und wie du mit Candis deine Verträge zukünftig einfach digital und automatisiert verwalten kannst.
Probleme bei der manuellen Vertragsverwaltung
Jeder kennt es sicherlich: Man hat die Vertragsfrist verpasst, und der Vertrag hat sich ungewollt um eine Laufzeit verlängert. Je nachdem, um was für einen Vertrag es sich handelte, kann dies teils enorme Auswirkungen auf die laufenden Kosten und somit die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens haben. Bei der manuellen Vertragsverwaltung passiert das meist aus zwei Gründen:
Manuelle Ablage: Verträge kommen ins Unternehmen rein, teils digital, teils noch in Papierform. Um eine sichere Ablage zu gewährleisten, wird eine digitale Version meist im Drive oder auf dem Laufwerk gespeichert, sowie eine Version auf Papier im klassischen Ordner abgelegt. Trotz dieser doppelten Ablage hat das Finanzteam keine zentrale Übersicht über alle laufenden Verträge sowie deren Fristen. Zudem gestaltet sich das Auffinden meist als äußerst zeitaufwendig – insbesondere wenn es darum geht, bestimmte Informationen herauszusuchen.
Personenabhängigkeit: Verträge werden meist von unterschiedlichen Personen im Unternehmen abgeschlossen. Dementsprechend hängt das Wissen rund um den Vertrag meist auch an dieser Person. Was dann passieren kann, ist erstens, dass diese Person einfach vergisst, sich eine Erinnerung zu stellen, oder zweitens, dass diese Person das Unternehmen verlässt und der Vertrag sich entsprechend automatisch verlängert.
Generell lässt sich damit sagen, dass die klassische manuelle Vertragsverwaltung zu einer mangelnden Transparenz führt. Es gibt keine klare, zentrale Übersicht, die zeigt, welche Verträge am laufen sind, welche Vertragsfristen nahen und wer überhaupt für den Vertrag zuständig ist. Diese "schlechte" Vertragsverwaltung führt zu teils hohen (vermeidbaren) Kosten.
Schlechte Konditionen und Vertragsleichen: Unternehmen zahlen monatlich für Verträge, die möglicherweise niemand mehr nutzt, und Verantwortliche sind längst ausgeschieden. Dies führt nicht nur zu "Vertragsleichen", sondern auch zu deutlich schlechteren Konditionen bei automatischen Verlängerungen. Ein Szenario, das vielen sicherlich von Internet- oder Handyverträgen bekannt ist.
Negative Auswirkungen auf die Effizienz: Aus Kostengründen bleibt man oft bei veralteten Tools, obwohl diese nicht mehr den eigentlichen Bedürfnissen entsprechen. Dieses Festhalten an Altbewährtem kann jedoch zu einem Verlust an Effizienz führen, und die Kosten, die man zu sparen versucht, erweisen sich letztendlich als kontraproduktiv.
Daher ist es entscheidend, bei der Vertragsverwaltung den Überblick zu behalten und proaktiv zu handeln.
Aktive Vertragsverwaltung mit Candis für ein besseres Kostenmanagement
Wir bei Candis freuen uns, heute unsere neue Erweiterung für digitales Vertrags- und Dokumentenmanagement vorzustellen. Ob Vertrag, Rechnung oder Lieferschein – mit der Erweiterung profitieren Finanzteams von einer zentralen digitalen Ablage für alle Finanzdokumente und Verträge. Dank intelligenter Volltextsuche sind relevante Dokumente in Sekundenschnelle griffbereit, und die Zeiten des endlosen Durchforstens von Dateien sind damit vorbei.
Mit dem eingebauten Vertragsmanagement hast du eine zentrale Übersicht mit allen laufenden Verträgen und siehst auf einen Blick, welche Fristen nahen und wer für den Vertrag zuständig ist. Erhalte automatische Erinnerungen zu einem individuell festgelegten Wiedervorlagedatum, so bleibt ausreichend Zeit, den Vertrag zu kündigen oder neu zu verhandeln.
Durch den Einsatz moderner Vertragsmanagement-Tools können Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch potenziell kostspielige Fallen vermeiden. Es ist an der Zeit, die Art und Weise, wie wir Verträge verwalten, zu überdenken und in eine effektive, transparente Zukunft zu führen.