Der Monatsabschluss liefert aktuelle und zeitnahe Informationen über die finanzielle Performance eines Unternehmens. Somit dient er als Grundlage für die Planung und Budgetierung zukünftiger Aktivitäten, die Analyse bereits abgeschlossener Maßnahmen sowie den Vergleich der tatsächlichen Ergebnisse mit den gesetzten Zielen und Erwartungen.
Das ermöglicht Entscheidungsträger:innen wie Manager:innen, Investoren oder Holdings, die Finanzsituation eines Unternehmens zu verstehen, um so frühzeitig auf Veränderungen, Trends oder Probleme zu reagieren und die Geschäftsstrategie entsprechend anzupassen. Ein Jahresabschluss allein könnte dafür zu spät sein.
Der Monatsabschluss ist daher der Dreh- und Angelpunkt einer qualitativ hochwertigen Finanzbuchhaltung. Dabei erleichtert ein monatlicher Abschluss auch den Jahresabschluss, da Rückstellungen, Abgrenzungen und Abschreibungen für Anlagevermögen bereits monatlich gebucht werden können.
Warum ein vollständiger Abschluss oft schwer zu erreichen ist?
In der Realität sehen sich Finanzteams allerdings häufig mit der Herausforderung konfrontiert, dass der Monatsabschluss nicht mit vollständigen Zahlen abgeschlossen werden kann. Gründe dafür sind häufig, dass Rechnungsfreigaben für hohe Kostenpositionen noch ausstehen oder Rechnungen zu spät, bzw. erst kurz vor Monatsende eingehen. Ein Monatsabschluss, der unvollständig ist, bietet keine zuverlässige Basis für unternehmerische Entscheidungen.
Wir beobachten, dass Unternehmen mit dieser Problematik bisher wie folgt umgegangen sind:
1. Erzwingen der Freigabe
Es wird mich Ach und Krach versucht, die Freigabe zu erlangen, was häufig zu Frust bei der Person führt, die dem/der Freigeber:in wiederholt hinterherrennen muss. Auch für die freigebende Person ist das kein schönes Gefühl, denn die Gründe für die verspätete Freigabe können ganz unterschiedlich sein: der/die Freigeber:in ist krank oder im Urlaub, hat gerade wichtige Prioritäten oder die Rechnung ist fehlerhaft und muss korrigiert werden.
2. Händisches Bilden von Rückstellungen
Für noch offene Rechnungsfreigaben müssen Rückstellungen händisch erfasst und nach der Freigabe aufgelöst werden. Dabei müssen Buchhalter:innen ständig im Blick haben, wann die Rechnung freigegeben wurde. Das ist nicht nur mit erhöhtem manuellem Aufwand verbunden, sondern auch fehleranfällig:
1) Rückstellungen werden händisch in Excel erfasst
2) Nettobeträge werden berechnet
3) Rückstellungsbuchung wird manuell in DATEV Rechnungswesen eingetragen
3. Keine Berücksichtigung der Rechnung
Noch offene Rechnungsfreigaben werden im Monatsabschluss nicht berücksichtigt, womit die Zahlen keine verlässliche Basis für unternehmerische Entscheidungen bieten. Zudem kann es dadurch auch passieren, dass wichtige Fristen verpasst werden, beispielsweise die Skontofrist.
Die Folge ist, dass Mitarbeiter:innen und die Geschäftsleitung am Monatsanfang häufig Überstunden leisten, um den Abschluss noch pünktlich über die Bühne zu bringen. Kaum ist das geschafft, steht auch schon wieder der nächste Monatsabschluss an.
Automatisches Bilden und Auflösen von Rückstellungen in Candis
Wir bei Candis glauben: Ein vollständiger und pünktlicher Monatsabschluss geht auch ohne Überstunden!
Mit der neuen Erweiterung für DATEV Selbstbucher stehen offene Rechnungsfreigaben vom Vormonat dem pünktlichen Abschluss nicht mehr im Wege. Denn für noch nicht freigegebene Rechnungen werden nach Monatsende automatisch Rückstellungen gebildet. Diese können direkt nach DATEV Rechnungswesen exportiert und so in den Monatsabschluss integriert werden. Sobald eine Rechnung freigegeben wird, bildet Candis automatisch eine exportierbare Auflösung und die Rückstellung wird mit dem nächsten Export aufgelöst.
Dadurch erhalten die Nutzer:innen stets einen aktuellen Überblick über die Zahlen, ohne manuelle Einträge vornehmen zu müssen. Finanz- und Buchhaltungsprofis können ihre Arbeitszeit effizienter nutzen und den Monatsabschluss problemlos durchführen.
Neugierig geworden? Unser Team von Expert:innen berät dich gerne, wie die Erweiterung für DATEV Selbstbucher für dein Unternehmen funktionieren kann.
Dieser Buchungslink ist nur für bereits bestehende Candis Kunden.