Einfache Software, für jeden verständlich.
„Wir wollten kein Tool, bei dem wir einen Tech-Spezialisten brauchen, der es programmieren muss"
- Julia Jansen, Director Finance
Das Ziel für das Unternehmen
Mandantenfähigkeit
Kostenstellenverwaltung
Dokumentation der Prozesse
Das Ziel für Julia
Schnelle Rechnungsfreigabe
Die Herausforderung
Buchhalter, die mit Freigabemappen über den Flur liefen, waren kein seltenes Bild. Schon früh erstellte Julia Jansen ein ausführliches Pflichtenheft, in dem sie genau festhielt, welche Eigenschaften eine Software für Rechnungsmanagement haben musste. Dafür fehlte ihr noch das richtige Tool. Besonders wichtig war dem Unternehmen, dass verschiedene GmbHs separiert voneinander mit der Software arbeiten können und sie einfach zu implementieren ist.
„Ab einer gewissen Göße sitzen die Startups nicht mehr im Haus - das sorgt bei analogen Freigabeprozessen für enormen Aufwand"
Anforderungen
Mehr Übersicht und Transparenz
Zentrale Verwaltung aller Rechnungen
Einfache Administration
Erfolgsfaktoren
Individuelle Workflows
Einfache Implementierung
Tägliche Erinnerungsmails
Das Ergebnis
Nach sorgfältiger Recherche entschied sich Julia Jansen für Candis. Neben einem Video, das die Probleme der Prozesse vor Candis abbildete, gab es nach der großen Vorstellung des neuen Tools auch Mini-Kickoffs mit den Managing Directors. Der Schritt in Richtung papierloses Rechnungsmanagement hat sich gelohnt! Alle Mitarbeiter können nun alle Rechnungen transparent einsehen und freigeben. Die alten Freigabemappen wurden durch ein übersichtliches und intuitiv zu bedienendes Tool ersetzt. Für die Mitarbeiter wurden Workflows aufgesetzt und individuell angepasst.
Empfehlung an alle KMUs
Die IONIQ Group hat Candis an unseren Kunden solarisBank weiterempfohlen: Die digitale Rechnungsfreigabe von Candis ist für alle KMUs geeignet.