Fast 50 Award 2020 Ranking #50

Mitarbeiter:

150

Industrie:

Software für Unternehmenskommunikation

Gründungsjahr:

2010

Standort:

Hamburg + Berlin

Janine Helbig

Finance & Accounting Manager - COYO

Das Ziel für das Unternehmen:

Bearbeitung der Eingangsrechnungen vereinfachen.

Vollständig digitalisierter Rechnungseingang.

Das Ziel für Janine:

Reibungslose Einführung zusammen mit DATEV-Unternehmen Online

Der positive Nebeneffekt:

Kostenstellen und Freigeber von Rechnungen werden automatisch erkannt.

Das Unternehmen:

COYO wurde 2010 von Jan Marquardt gegründet und ist einer der führenden Anbieter im Employee Experience Markt. COYO steht für B2B-Software, die mit anspruchsvollem Design und intuitiver User-Experience überzeugt. Mit der Employee Experience Plattform COYO können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort erreichen. Gemeinsam mit Daniel Busch und Stefan Schnock leitet Jan Marquardt in Hamburg ein mehr als 150-köpfiges Team. Vom Stromanbieter bis hin zum Schokoladenhersteller; COYO überzeugt mehr als eine Million Mitarbeiter in Unternehmen wie der Deutsche Bahn, Ritter Sport, Metro und E.On.

Die Herausforderung:

COYO ist es als agiles Unternehmen wichtig, für jedes Problem die passende Software zu haben. Die neue Rechnungssoftware sollte zeitgleich mit DATEV Unternehmen-Online eingeführt werden. Das gesamte Rechnungsmangement sollte vom Eingang bis zur Verbuchung der Rechnung papierfrei werden. Aus diesem Grund war eine Cloud-basierte Anwendung mit Schnittstelle zu DATEV eine zwingende Voraussetzung.

"Wir sind ein stark wachsendes Unternehmen. Mitarbeiter sollten sich nicht lange mit Freigabemappen und Absprachen beschäftigen. Zugleich war es wichtig, Transparenz über Kosten für die Kostenstellenverantwortlichen zu schaffen.”

Wir haben besonders darauf geachtet, dass die Benutzeroberfläche für Mitarbeiter einfach und intuitiv zu bedienen ist, da nicht nur das Finance-Team, sondern auch Teamleads und alle weiteren Mitarbeiter mit der Software arbeiten. Die Software sollte uns auch beim Onboarding von neuen Mitarbeitern helfen. Ziel war es, das Onboarding so einfach wie möglich zu gestalten und Rückfragen seitens des neuen Mitarbeiters zu reduzieren.

Das Ergebnis:

Mit CANDIS arbeiten jetzt alle Standorte digital zusammen. Im Rahmen des Onboardings wurden alle Lieferanten kontaktiert und das Rechnungsmanagement vollständig digitalisiert.

“Wir haben angefangen Schulungsunterlagen für die Mitarbeiter zu erstellen, aber das war überhaupt nicht notwendig.”

Alle Belege werden jetzt initial gesichtet und danach direkt an die zuständigen Abteilungsleiter weitergeleitet. Diese bekommen automatisch Erinnerungen zugeschickt und können anschließend die Belege und Daten zu Unternehmen Online exportieren.

Empfehlung an alle KMUs:

CANDIS digitalisiert und automatisiert ihr Rechnungsmanagement.  Sie sparen deutlich mehr Zeit bei Prozessen wie beispielsweise der Rechnungsfreigabe und Erhalten auf einen Blick eine Übersicht über Ihre Ausgaben und Ihre Budget. Die Software ist einfach und intuitiv von allen Mitarbeitern zu bedienen.

Anforderungen:

Alle Rechnungen sollen digital sein.

Automatisierte Freigabeprozesse.

Mehrstufige Freigaben.

Automatische Rechnungsdatenerfassung.

Einheitliche, digitale Abwicklung aller Rechnungen über alle Standorte.

Keine Rechnungsstempel mehr.

Modernisierung aller Finanzprozesse.

Unkomplizierte Implementierung während des laufenden Betriebs.

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