Fast 50 Award 2020 Ranking #20

Mitarbeiter:

160

Industrie:

Fleet Management

Gründungsjahr:

2013

Standort:

Berlin

Michael Cikanek

VP Finance & Controlling - Vimcar

Das Ziel für das Unternehmen:

Zentrale Plattform für alle Rechnungen.

Ein Tool schlankes Tool, das schnell implementiert ist.

Das Ziel für Michael:

Endlich kein Email Ping-Pong mehr.

Der positive Nebeneffekt:

Neue Mitarbeiter können ohne Onboarding mit der Software arbeiten.

Das Unternehmen:

Bei Vimcar entstehen Produkte, die eine ganze Branche revolutionieren. Mit zukunftsorientierter Technologie und viel Liebe zum Detail digitalisiert Vimcar den Firmenwagen der Zukunft. Mehr als 120 Mitarbeiter arbeiten in Berlin an einem Traum: Fleet Management neu zu definieren.

Die Herausforderung:

Mit dem starken Wachstum ist das Belegvolumen rasant gestiegen. Freigaben per Mail waren keine Option mehr. Es ist zu vielen, aufwendig zu klärenden Rückfragen gekommen, die immer mehr Zeit bei allen Beteiligten gekostet haben.

Eingehende Rechnungen wurden per Mail an den verursachenden Mitarbeiter weitergeleitet, freigegeben und anschließend vom Accounting manuell zu DATEV Unternehmen online hochgeladen und erfasst.

“Besonders der Kommunikationsaufwand ist extrem gestiegen. Fragen dann über Email & Chatprogramme zu klären war dann irgendwann einfach keine Option mehr."

Bei der Suche nach einem geeigneten Programm war eine Sache ganz wichtig: Es wurde speziell nach einem schlanken, leicht einzuführenden Programm gesucht.

Das Ergebnis:

Durch CANDIS konnte Vimcar innerhalb kürzester Zeit die Email-Flut bewältigen. Alle Mitarbeiter wurden eingeladen, alle Konten verknüpft und dann konnte es auch schon losgehen. Alle Belege werden seitdem zentral gesammelt, die Daten automatisch erfasst und zur Freigabe an die verantwortlichen Kollegen zugewiesen. Sämtliche Kommunikation findet ausschließlich über CANDIS statt. Durch automatische Erinnerungen werden alle Belege zeitnah freigegeben und für die Zahlung direkt zu DATEV exportiert.

“Wir sehen zu jeder Zeit, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet. Total transparent und übersichtlich!”

Durch das zentrale Rechnungsarchiv können sämtliche Mitarbeiter relevante Rechnungen schnell finden und Rückfragen direkt in CANDIS klären ohne manuelle Excellisten zu pflegen.

Empfehlung an alle KMUs:

CANDIS ist ein wichtiger Baustein um die internen Kontrollsysteme zu verbessern. Die ausführliche Prozessdokumentation ist super!

Anforderungen:

Einheitlicher Prozessfür alle Rechnungen

Zusammenarbeit unter Teammitgliedern

Schnelle Freigabe

Prüfung aller Belege

Schnittstelle zu DATEV

Kommunikation komplett über CANDIS

Zentraler Zugriff auf alle Rechnungen zu jeder Zeit

Einfache und schnell implementiert

Zeitersparnis

Automatisierter Belegeingang

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Automatisierte Freigabe

DATEV-Integration

Prüfungssicheres Archiv

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