# E-Rechnungen mit Candis

> Candis ist eine E-Rechnungs-Software, die den automatischen Empfang, die Verarbeitung und Archivierung von ZUGFeRD- und XRechnungen ermöglicht sowie automatische Vorkontierung und Dublettenprüfung bietet.

Source: https://www.candis.io/e-rechnungen

## E-Rechnungen empfangen + freigeben

Digitales Rechnungsmanagement

Seit 01.01.2025 ist der elektronische Rechnungsempfang Pflicht. Ob ZUGFeRD-Rechnungen oder XRechnungen – mit Candis sind Empfang, Freigabe und Archivierung von E-Rechnungen kein Problem. Garantiert.

- Automatischer Import von E-Rechnungen + sonstigen Rechnungen
- Freigabeprozesse inkl. Vertretungsregelung mit Abwesenheitsnotiz
- Automatische Vorschläge für Vorkontierung + Zahlungskonditionen
- Einfache Rechnungsaufteilung auf Kostenstellen + Sachkonten

## So urteilen unsere Kund:innen.

Einfach ausgezeichnet

## Pflicht zur E-Rechnung ab 2025

Alles, was du wissen musst

Seit 01.01.2025 gilt das E-Rechnungsgesetz für B2B-Unternehmen. Dies bedeutet, dass Rechnungen über 250 Euro in der EU elektronisch empfangen und verarbeitet werden müssen. Wichtig dabei: Eine E-Rechnung ist kein PDF. Vielmehr handelt es sich um zwei mögliche Formate:

- ZUGFeRD: Die ZUGFeRD-Rechnung kombiniert PDF + XML-Datei.
- XRechnung: Diese E-Rechnung nutzt ein reines XML-Format.

Zwar stimmt es, dass sich X Rechnungen nicht mit bloßem Auge auslesen lassen. Aber dafür gibt es ja uns: Candis als deine E-Rechnung-Software erfasst alle relevanten Rechnungsinformationen und ermöglicht dir somit eine gezielte Freigabe

## Automatischer Import von E-Rechnungen

Alles sofort griffbereit

XRechnungen, ZUGFeRD oder sonstige Rechnungen? Nichts leichter als das. Candis sorgt für einen effizienten Rechnungseingang – unabhängig, welches Rechnungsformat du in Zukunft bekommst.

- Zentralisierter Rechnungsempfang direkt in der Cloud
- Praktische filterbare Übersicht für Fristen + Skonti
- Unbegrenzte Gesellschaften mit wechselbaren Accounts

## Automatische Erfassung von Rechnungsdaten

Alles sofort erfasst

Mit Candis kommen auch E-Rechnungen fehlerfrei in deiner Buchhaltung an – dank unserer automatischen Datenerfassung, die mit jeder erfassten Rechnung dazulernt und so immer präziser wird.

- Rechnungsaufteilung: Teile auf Kostenstellen + Sachkonten auf
- ZUGFeRD-Rechnungen: Erfassung immer zu 100 % korrekt
- Auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € nutzbar

## Automatische Dublettenprüfung

Alles sofort gecheckt

Obwohl man glauben könnte, dass mit der gesetzlichen Pflicht für E-Rechnungen bestimmte Herausforderungen der Vergangenheit angehören, können dir Dubletten leider auch in Zukunft noch begegnen. Aber keine Sorge, wir kümmern uns drum.

- Automatische Dublettenprüfung: Verhindere doppelte Ausgaben
- Dokument löschen, korrigieren, ignorieren? Du entscheidest
- Redundanzen im System finden + beseitigen, mit wenigen Klicks

## Automatische Vorkontierung

Alles sofort vorbereiten

Candis ist mehr als eine E-Rechnung-Software. Wer mit uns Rechnungen bearbeitet, genießt daher noch einen anderen Vorteil: unsere automatische Vorkontierung. So ersetzt die digitale Rechnungsverwaltung auch den Kontierungsstempel.

- Erfassung von Buchungsdetails wie Kostenstellen + Sachkonten
- Automatische Kontierungsvorschläge mit einfacher Anpassung
- Konsistenter Prozessablauf durch einheitliche Buchungsregeln

## Sichere Prozessdokumentation

Alles sofort nachvollziehen

Nachvollziehbarkeit ist der Schlüssel einer sauberen Buchführung. Das gilt für E-Rechnungen ebenso wie für sonstige Rechnungen. Um so transparent wie möglich arbeiten zu können, dokumentiert Candis daher jeden Prozessschritt.

- Kläre offene Fragen mit Kommentaren direkt am Beleg
- Beziehe Personen ein, indem du Beteiligte markierst
- Füge fehlende Dokumente hinzu – und zwar jederzeit

## So sieht der Rechnungseingang mit Candis aus

Sunbelt Rentals GmbH

Ingo Brockmann

Head of Finance/Controlling & Human Resources

„Die Zusammenarbeit mit Candis erleichtert meinen Alltag und bietet gebündelte Ideen von Finance Professionals. Die kontinuierlichen Anpassungen und Verbesserungen sind besonders positiv.“

Rightmart

Philipp Hammerich

Geschäftsführer

„Für mich steht Candis für einen hohen Automatisierungsgrad! Ihr Anspruch ist klar: Es geht immer noch besser. Doppelt so schnell wie zuvor sind wir bereits!“

IONIQ Group

Julia Jansen

Senior Finance Manager

„Candis ist sehr einfach zu verstehen. Auch neue Mitarbeiter finden sich schnell zurecht. Ich kann alles selbst erledigen und muss kein zusätzliches Geld für einen anderen Anbieter investieren.“

## Vereinfache deinen Workflow. Mit Candis.

Reibungslos, zielführend, effizient.

## FAQs zu E-Rechnungen

### Was bedeutet die neue Regelung für E-Rechnungen für Unternehmen in der EU?

Ab 2025 müssen B2B-Unternehmen in der EU für Rechnungen über 250 Euro elektronische Rechnungen (sogenannte E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten können. Dies gilt als Vorbereitung auf die vollständige Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinien bis 2028.

### Können Papier- und PDF-Rechnungen nach 2025 noch verwendet werden?

Bis Ende 2026 ist es möglich, Papierrechnungen und PDF-Formate mit Zustimmung des Rechnungsempfängers zu verwenden. Diese Übergangsregelung erleichtert Unternehmen die Anpassung an die neuen Anforderungen.

### Welche Ausnahmen gelten für kleinere Unternehmen bezüglich der Pflicht für E-Rechnungen?

Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 Euro sind bis Ende 2027 von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Vorausgesetzt, Rechnungsempfänger:innen stimmen zu.

### Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD-Rechnung und XRechnung?

ZUGFeRD-Rechnungen kombinieren ein PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. Eine XRechnung hingegen ist ein rein XML-basiertes Format, das speziell für maschinelle Verarbeitung ausgelegt ist und visuell nicht direkt lesbar ist.

### Wie unterstützt Candis Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen?

Candis stellt sicher, dass alle Kund:innen:innen bis zum gesetzlich erforderlichen Zeitpunkt E-Rechnungen problemlos empfangen und verarbeiten können. Wir bieten Unterstützung sowohl für ZUGFeRD-Rechnungen als auch für XRechnungen.

### Was passiert ab 2028 mit der Pflicht zur E-Rechnung?

Ab 2028 ist die Einhaltung der neuen Vorschriften zur E-Rechnung für alle Unternehmen verpflichtend. Dies beinhaltet die korrekte Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen nach dem vorgegebenen Standard, unabhängig von der Unternehmensgröße oder dem Jahresumsatz.

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